10 công thức hàm Excel cơ bản sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

10 công thức hàm Excel cơ bản sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc

Tin học văn phòng

Word

Excel

Power Point

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Thủ thuật

Công thức trong Excel là một chương trình thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu. Các công thức này thực hiện những phép toán rất chính xác như phép cộng, nhân, hay so sánh các giá trị trong worksheet. Những công thức hàm Excel cơ bản dưới đây có cú pháp đơn giản nhưng sẽ giúp bạn tạo ra những công thức tính toán hiệu quả, mạnh mẽ và hữu ích trong việc của mình.

1. Các thành phần của một công thức hàm Excel cơ bản

Công thức luôn được bắt đầu với một dấu bằng (=), phía sau nó có thể là số, toán tử và các hàm Excel.

Ví dụ một số công thức đơn giản trong Excel:

  • =2*5+8 (Công thức này là 2 nhân 5 sau đó cộng thêm 8)
  • = A2*A3-A5 (Giá trị ô A2 nhân với giá trị ô A3 rồi trừ đi giá trị trong ô A5)
  • = SUM(B1:B10) (Sử dụng hàm tính tổng SUM để tính tổng giá trị các ô từ B1 đến B10)
  • =TODAY() (Sử dụng hàm TODAY để trả về giá trị ngày hiện tại)
  • =UPPER(“hello”) (Hàm UPPER dùng để chuyển đổi văn bản chữ thường thành chữ hoa, kết quả ở đây sẽ chuyển “hello” thành “HELLO”)
  • =IF(A1>0) (Hàm điều kiện IF để kiểm tra xem ô A1 có chứa giá trị nào lớn hơn 0 hay không)

1.1. Các phần cơ bản của một công thức hàm Excel cơ bản

Công thức hàm Excel cơ bản có thể bao gồm một trong số hoặc tất cả các thành phần sau đây: hàm, tham chiếu, toán tử và hằng số.

Cùng tham khảo ví dụ dưới đây:

 Các thành phần của một công thức hàm Excel cơ bản

Các thành phần của một công thức hàm Excel cơ bản

  1. Hàm:Hàm PI() trả về giá trị của số pi: 3,142…
  2. Tham chiếu: A2trả về giá trị trong ô A2
  3. Hằng số:Giá trị hoặc văn bản được nhập trực tiếp vào công thức, ở trong ví dụ này là 2
  4. Toán tử:Toán tử * (dấu sao) để nhân các số và ^ (mũ) để nâng một số lên bậc lũy thừa nào đó, ở đây là 2

1.2. Nhập công thức Excel cơ bản

– Đặt con trỏ vào ô cần nhập công thức và hiển thị kết quả.

– Gõ dấu “=

– Nhập biểu thức mà bạn muốn tính, ví dụ: A5+E5. Với công thức này thì nó sẽ cộng giá trị của ô A5 với E5.

– Sau khi nhập công thức, ấn phím Enter. Kết quả của phép tính sẽ được hiển thị trong ô vừa nhập

– Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi sẽ hiển thị bắt đầu bằng một dấu #

1.3. Nhập miền tham chiếu bằng con trỏ

– Đặt con trỏ vào ô cần hiển thị kết quả công thức

– Nhập công thức để tính trên một cột hay miền giá trị. Ví dụ gõ công thức =E2+E5, có nghĩa là giá trị của ô E2 cộng giá trị của ô E5.

– Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô từ ô tham chiếu đầu tiên (trong trường hợp này là E2). Công thức sẽ kiểm tra và giá trị hiện hành sẽ được đưa vào công thức

– Gõ phép +

– Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô tới ô tham chiếu thứ hai, (trong trường hợp này là E5). Nếu bạn tính toán trong một vùng dữ liệu thì giữ phím Shift đồng thời di chuyển phím mũi tên tới tất cả các ô cần tính.

– Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả

2. Các hàm Excel cơ bản

Các hàm cơ bản của Excel là các lệnh đặc biệt được sử dụng trong công thức để thực hiện quá trình tính toán.

2.1. Hàm tính tổng SUM

Đây có thể nói là công thức hàm Excel cơ bản đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ “=SUM” vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.

Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3. Bạn có thể sử dụng hàm =SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô, chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.

2.2. Công thức hàm Excel cơ bản – Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Công thức hàm Excel cơ bản là Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn. Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10, chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter.

Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.

2.3. Hàm tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất

Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN có thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Ngược với hàm =MIN vừa đề cập, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.

2.4. Hàm cắt các khoảng trống TRIM

Nếu phải nhập hay dán văn bản vào Excel chẳng hạn như dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu, trang web, phần mềm xử lý văn bản hay các chương trình văn bản khác, bạn sẽ nhận thấy văn bản được nhập có nhiều khoảng trắng nằm rải rác trong danh sách.

TRIM là một công thức hàm Excel cơ bản khắc phục hiện tượng này bằng cách nhanh chóng loại bỏ các khoảng trống. Hàm =TRIM chỉ có thể xử lý văn bản trong một ô duy nhất. Ví dụ, để thực hiện cắt các khoảng trắng trong cột E8, bạn chỉ cần gõ hàm =TRIM(E8) một lần vào ô F8 bên cạnh, rồi sau đó chép lại công thức này xuống cho đến cuối danh sách.

2.5. Hàm đếm ô chứa chữ số và ô chứa nội dung bất kỳ COUNT/COUNTA

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).

Tương tự như hàm =COUNT, hàm =COUNTA có chức năng dùng để đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng. Cú pháp của hàm này cũng hoàn toàn giống như hàm =COUNT

2.6. Công thức hàm Excel cơ bản – Hàm đếm chiều dài chuỗi ký tự

Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN. Ví dụ, để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô B4, chỉ cần di chuyển đến một ô khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(B4). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số giá trị tổng các ký tự trong ô B4.

2.7. Hàm kết hợp nội dung trong một ô tính CONCATENATE

Công thức hàm Excel cơ bản này sẽ kết hợp nội dung của hai hay nhiều ô vào trong một ô duy nhất. Chẳng hạn, khi bạn muốn nhập chung Ngày, tháng, năm, bài, ngôi sao vào cùng 1 ô thì hãy gõ =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) như bên dưới.

2.8. Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS

Đây là một công thức hàm Excel cơ bản hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015. Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4).

2.9. Công thức hàm Excel cơ bản – Hàm tính số ngày làm việc NETWORKDAYS

Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự hàm =DAYS, hãy sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).

2.10. Hàm hiển thị thời gian hiện tại trên hệ thống NOW

Nếu muốn thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.

Chúc các bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ