Các quy tắc cú pháp và cách dùng tên trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Các quy tắc cú pháp và cách dùng tên trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong khi thiết lập và chỉnh sửa nội dung cho các bảng tính excel, có những lúc bạn phải làm việc với những bảng tính rất lớn với hàng nghìn dòng và cột dữ liệu khác nhau khiến cho việc thao tác với dữ liệu trở nên phức tạp. Thông qua bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn các quy tắc cú pháp và cách dùng tên trong Excel.

Tìm hiểu thêm về việc dùng tên trong Excel

Tên là một tốc ký có ý nghĩa giúp dễ dàng hơn trong việc hiểu mục đích của tham chiếu ô, hằng, công thức, hoặc bảng, mà những đối tượng này có thể khó hiểu lúc mới nhìn qua.

Việc dùng tên trong Excel sẽ giúp cho bạn có thể quản lý các dữ liệu của mình và thao tác với chúng một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Nó cũng giúp cho việc tính toán các dữ liệu trở nên chính xác hơn nhờ vào tính thay thế các tên mặc định bằng các tên tùy theo diễn tả về chức năng của chúng.

Tìm hiểu thêm về việc dùng tên trong Excel

Tìm hiểu thêm về việc dùng tên trong Excel

Kiểu dùng tên trong Excel

Có một vài kiểu tên mà bạn có thể tạo và sử dụng.

Tên đã xác định: Tên biểu thị cho một ô, dải ô, công thức hoặc giá trị hằng số. Bạn có thể tạo tên đã xác định của riêng mình và đôi khi Excel sẽ tạo tên đã xác định cho bạn, chẳng hạn như khi bạn thiết lập vùng in.

Tên bảng: Tên của bảng Excel, là tập hợp dữ liệu về một đối tượng cụ thể được lưu giữ trong các bản ghi (hàng) và trường (cột). Excel tạo tên bảng Excel mặc định là Bảng_1, Bảng_2, v.v. mỗi lần bạn chèn bảng Excel, tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tên bảng để tên có ý nghĩa hơn.

Phạm vi áp dụng của tên

Tất cả các tên dùng tên trong Excel đều có phạm vi áp dụng, đó có thể là trong một trang tính cụ thể (còn gọi là cấp độ nội bộ trang tính) hoặc trong toàn bộ sổ làm việc (còn gọi là cấp độ toàn bộ sổ làm việc). Phạm vi áp dụng của việc dùng tên trong Excel là vị trí mà tên được nhận diện mà không có đủ điều kiện.

Để sử dụng tên nội bộ trang tính trong trang tính khác, bạn có thể làm cho tên đó có đủ điều kiện bằng cách ghép thêm tên trang tính vào phía trước tên.

Xác định và nhập tên trong Excel

Những cách xác định tên trong Excel

  • Hộp tên trên thanh công thức: Hiệu quả nhất khi dùng để tạo tên cấp độ sổ làm việc cho phạm vi được chọn.
  • Tạo tên từ vùng chọn: Bạn có thể dễ dàng tạo tên từ nhãn hàng và cột hiện có bằng cách dùng một vùng chọn ô trong trang tính.
  • Hộp thoại tên mới: Đây là cách tốt nhất khi bạn muốn linh hoạt hơn trong việc tạo tên, chẳng hạn như chỉ ra phạm vi áp dụng ở cấp độ nội bộ trang tính hoặc tạo một chú thích tên.

Lưu ý: Theo mặc định, tên sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối.

Những cách nhập tên trong Excel

  • Đánh máy: Nhập tên, ví dụ như là một đối số trong công thức.
  • Dùng chức năng tự động điền công thức: Dùng danh sách thả xuống tự động điền Công thức, trong đó các tên hợp lệ sẽ tự động được liệt kê cho bạn.
  • Chọn từ lệnh dùng trong công thức: Chọn một tên đã xác định trong danh sách sẵn có từ lệnh dùng trong Công thức trong nhóm Tên đã Xác định trên tab Công thức.

Kiểm tra cách dùng tên trong Excel

Bạn cũng có thể tạo danh sách các tên đã xác định trong sổ làm việc. Định vị một vùng với hai cột trống trên trang tính (danh sách sẽ chứa hai cột, một cột tên và một cột mô tả tên). Chọn ô sẽ nằm ở góc trên bên trái của danh sách. Trên tab Công cụ, trong nhóm Tên đã Xác định, bấm Dùng trong Công thức, bấm Dán, rồi trong hộp thoại Dán tên, bấm Dán Danh sách.

Tìm hiểu về các quy tắc cú pháp khi dùng tên trong Excel

Sau đây là danh sách các quy tắc cú pháp mà bạn cần biết khi tạo và sửa tên.

  • Ký tự hợp lệ: Ký tự thứ nhất của tên phải là chữ, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo (\). Các ký tự còn lại của tên có thể là chữ, số, dấu chấm và dấu gạch dưới.

Mẹo về các quy tắc cú pháp của tên khi dùng tên trong Excel

Bạn không thể dùng các ký tự viết hoa và viết thường “C”, “c”, “R” hoặc “r” làm tên đã xác định vì các ký tự này cũng được dùng làm tốc ký để chọn hàng hoặc cột cho ô hiện đang được chọn khi bạn nhập vào hộp văn bản Tên hoặc Đi Tới.

  • Không cho phép tham chiếu ô: Tên không được giống như tham chiếu ô, chẳng hạn như Z$100 hoặc R1C1.
  • Khoảng trắng không hợp lệ: Không được dùng khoảng trắng trong tên. Dùng dấu gạch dưới (_) và dấu chấm (.) để phân tách các từ, như Thuế_Bán_hàng hoặc Quý.Đầu tiên.
  • Độ dài tên: Tên có thể chứa tối đa 255 ký tự.
  • Phân biệt chữ hoa chữ thường: Tên có thể chứa cả chữ hoa và chữ thường. Excel không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong tên. Ví dụ, nếu bạn tạo tên Sales, sau đó tạo một tên khác là SALES trong cùng một sổ làm việc, thì Excel nhắc bạn chọn một tên duy nhất.

Áp dụng cho: Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel Starter 2010.