Cách chỉnh sửa, đánh giá và sửa lỗi công thức trong Excel - P1

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách chỉnh sửa, đánh giá và sửa lỗi công thức trong Excel – P1

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết sẽ hướng dẫn bạn một vài cách nhanh chóng và hiệu quả để kiểm tra và sửa lỗi công thức trong Excel. Cách sử dụng phím F9 để đánh giá từng phần của công thức và nhiều thứ khác.

1. Phím F2 trong Excel – chỉnh sửa công thức trong Excel

Phím F2 trong Excel lai giữa chế độ Edit và Enter. Khi bạn muốn thay đổi công thức hiện tại, hãy chọn ô công thức trong Excel và nhấn F2 để vào Edit mode. Một khi bạn làm điều này, con trỏ sẽ bắt đầu nhấp nháy ở cuối dấu ngoặc trong thanh công thức hoặc ô công thức (tùy thuộc vào tùy chọn Allow editing directly in cells được chọn hay không chọn). Và bây giờ, bạn có thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào trong công thức:

  • Sử dụng mũi tên trái và phải để điều hướng trong công thức.
  • Sử dụng các phím mũi tên cùng với Shift để chọn các phần công thức (cũng có thể thực hiện bằng chuột).
  • Nhấn Delete hoặc Backspace để xóa tham chiếu ô nhất định hoặc các phần tử khác của công thức.

Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, nhấn Enter để hoàn thành công thức.

Để thoát chế độ Chỉnh sửa mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với công thức, hãy nhấn phím Esc.

2. Chỉnh sửa trực tiếp trong ô hoặc trong thanh công thức trong Excel

Theo mặc định, việc nhấn phím F2 trong Excel sẽ đặt con trỏ vào cuối công thức trong một ô. Nếu bạn thích chỉnh sửa trong thanh công thức Excel , hãy làm như sau:

  • Nhấp vào File > Options .
  • Trong ngăn bên trái, chọn Advanced .
  • Trong ngăn bên phải, bỏ chọn tùy chọn Allow editing directly in cells bên dưới Editing Options.
  • Nhấp OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.
Chỉnh sửa trực tiếp trong ô hoặc trong thanh công thức trong Excel

Chỉnh sửa trực tiếp trong ô hoặc trong thanh công thức trong Excel

Hiện nay, F2 thường được coi là một cách cổ điển để chỉnh sửa các công thức. Hai cách khác để vào Edit mode  là:

  • Nhấp đúp vào ô, hoặc
  • Nhấp vào bất cứ nơi nào trong thanh công thức.

Vậy F2 có hiệu quả hơn hay nó có lợi thế gì? Không. Đơn giản là một số người thích làm việc với bàn phím trong khi những người khác lại thấy thuận tiện hơn khi sử dụng chuột.

Cho dù bạn chọn phương pháp chỉnh sửa nào, bạn có thể tìm thấy chế độ Edit mode ở góc dưới cùng bên trái của màn hình. Ngay sau khi bạn nhấn phím F2 , hoặc nhấp đúp vào ô, hoặc nhấp vào thanh công thức, từ Edit  sẽ xuất hiện ngay bên dưới tab sheet:

3. Phím F9 trong Excel – đánh giá các phần của công thức trong Excel

Trong Microsoft Excel, phím F9 là một cách dễ dàng và nhanh chóng để kiểm tra và sửa lỗi công thức. Nó cho phép bạn đánh giá chỉ phần được lựa chọn của công thức trong Excel bằng cách thay thế các giá trị thực hoặc thay bằng kết quả tính toán. Ví dụ dưới đây cho thấy cách hoạt động của phím F9.

Giả sử bạn có công thức IF trong bảng tính của bạn:

=IF(AVERAGE(A2:A6)>AVERAGE(B2:B6),”Good”,”Bad”)

Để đánh giá từng hàm Average có trong công thức, thực hiện theo các bước sau:

  • Chọn ô có công thức, trong ví dụ này là D1.
  • Nhấn F2 hoặc nhấp đúp vào ô đã chọn để vào chế độ Edit mode.
  • Chọn phần công thức mà bạn muốn kiểm tra và nhấn F9 .

Ví dụ, nếu bạn chọn hàm Average đầu tiên, tức là AVERAGE (A2: A6), và nhấn F9 , Excel sẽ hiển thị kết quả:

Nếu bạn chỉ chọn phạm vi ô (A2: A6) và nhấn F9 , bạn sẽ thấy các giá trị thực tế thay vì các tham chiếu ô:

Để thoát chế độ đánh giá công thức, bấm phím Esc .

 Mẹo phím F9 trong Excel – đánh giá các phần của công thức trong Excel

  • Hãy chắc chắn đã chọn một phần của công thức trước khi nhấn F9, nếu không phím F9 sẽ thay thế toàn bộ công thức với giá trị đã được tính toán của nó.
  • Khi ở chế độ đánh giá công thức, không nhấn phím Enter vì điều này sẽ thay thế phần đã chọn bằng giá trị được tính toán hoặc giá trị ô. Để giữ lại công thức gốc, nhấn phím Esc để hủy thử nghiệm công thức và thoát khỏi chế độ đánh giá công thức.

Kỹ thuật  F9 đặc biệt hữu ích cho việc kiểm tra các công thức phức tạp, chẳng hạn như các công thức lồng nhau hoặc các công thức mảng, vì nó bao gồm nhiều phép tính trung gian hoặc các phép thử logic. Phương pháp sửa lỗi này cho phép bạn thu hẹp một lỗi đến một phạm vi hoặc hàm cụ thể gây ra.

4. Sửa lỗi một công thức trong Excel bằng cách sử dụng Evaluate Formula feature

Một cách khác để đánh giá các công thức trong Excel là tùy chọn Evaluate Formula feature nằm trên tab Formulas, trong nhóm Formula Auditing.

Sửa lỗi một công thức trong Excel bằng cách sử dụng Evaluate Formula feature

Sửa lỗi một công thức trong Excel bằng cách sử dụng Evaluate Formula feature

Ngay sau khi bạn nhấp vào nút này, hộp thoại Evaluate Formula sẽ bật lên, bạn có thể kiểm tra từng phần của công thức theo thứ tự tính công thức.

Tất cả bạn cần làm là nhấp vào nút Evaluate và kiểm tra giá trị của phần công thức được gạch chân. Kết quả của đánh giá gần nhất được in nghiêng.

Tiếp tục nhấp vào nút Evaluate cho đến khi từng phần của công thức đã được kiểm tra.

Để kết thúc đánh giá, nhấp vào nút Close .

Để đánh giá công thức từ đầu, hãy nhấp vào Restart.

Nếu phần gạch chân của công thức là một tham chiếu đến một ô có chứa công thức khác, nhấp vào nút Step In để công thức khác hiển thị trong hộp Evaluation. Để trở về công thức trước, nhấp vào Step Out.

Chú ý. Nút Step In không hoạt động đối với tham chiếu ô trong Excel chỉ đến một công thức khác trong một bảng tính khác. Ngoài ra, nó cũng không áp dụng cho một tham chiếu ô xuất hiện trong công thức lần thứ hai (như ví dụ thứ hai của D1 trong ảnh chụp màn hình ở trên).

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ