Cách chỉnh sửa, đánh giá và sửa lỗi công thức trong Excel - P2

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách chỉnh sửa, đánh giá và sửa lỗi công thức trong Excel – P2

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài cách nhanh chóng và hiệu quả để kiểm tra và sửa lỗi công thức trong Excel. Cách làm thế nào để làm nổi bật các ô tham chiếu hoặc được tham chiếu bởi một công thức nhất định và nhiều thứ khác.

5. Làm nổi bật và khớp các cặp dấu ngoặc đơn một công thức trong Excel

Khi tạo công thức trong Excel, bạn thường cần nhiều cặp ngoặc đơn để chỉ định thứ tự của phép tính hoặc tổ chức một vài hàm khác nhau. Điều này dễ gây nhầm lẫn, bỏ quên, hoặc thừa ngoặc đơn trong các công thức.

Nếu bạn bỏ lỡ hoặc đặt sai dấu ngoặc đơn mà nhấn phím Enter, Microsoft Excel sẽ hiển thị một cảnh báo gợi ý để sửa công thức cho bạn:

Nếu bạn đồng ý với đề xuất sửa đổi, hãy nhấp vào Yes. Nếu công thức chỉnh sửa không phải là điều bạn muốn, hãy nhấp vào No và thực hiện chỉnh sửa theo cách thủ công.

Chú ý. Microsoft Excel không phải lúc nào cũng sửa các dấu ngoặc bị thiếu hoặc không tương xứng. Vì vậy, luôn luôn xem xét lại đề xuất sửa đổi cẩn thận trước khi chấp nhận nó.

Cách làm cân bằng các cặp dấu ngoặc đơn một công thức trong Excel

Để giúp bạn cân bằng các cặp dấu ngoặc đơn, Excel cung cấp ba kiểu trực quan khi bạn gõ hoặc chỉnh sửa một công thức:

  • Khi nhập một công thức phức tạp có chứa nhiều dấu ngoặc đơn, Excel sẽ tạo ra các cặp dấu ngoặc đơn với các màu khác nhau để dễ dàng nhận diện chúng. Cặp ngoặc ngoài cùng luôn luôn là màu đen. Điều này có thể giúp bạn xác định xem bạn đã chèn đúng số ngoặc đơn vào công thức hay chưa.
  • Khi bạn gõ dấu đóng ngoặc trong công thức, Excel sẽ in đậm cặp dấu ngoặc đơn (dấu ngoặc đơn bạn vừa nhập và dấu ngoặc đơn bên trái). Nếu bạn nghĩ bạn đã gõ dấu ngoặc đóng cuối cùng trong công thức và Excel không in đậm dấu ngoặc mở, thì dấu ngoặc đơn của bạn không khớp hoặc không cân bằng.
  • Khi bạn di chuyển trong công thức bằng các phím mũi tên và vượt qua một dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc đơn khác trong cặp được in đậm và định dạng cùng màu. Bằng cách này, Excel cố gắng làm cho các cặp ngoặc đơn rõ ràng hơn.

Trong hình sau, tôi đã di chuyển qua dấu đóng ngoặc cuối cùng bằng phím mũi tên, và cặp dấu ngoặc ngoài (màu đen) đã được in đậm:

6. Làm nổi bật tất cả các ô được tham chiếu trong một công thức nhất định

Khi bạn sửa lỗi một công thức trong Excel, các ô tham chiếu cũng cần được xem xét. Để làm nổi bật tất cả các ô phụ thuộc, hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Chọn ô công thức và nhấn phím tắt Ctrl + [. Excel sẽ in đậm tất cả các ô mà công thức của bạn đề cập đến, và di chuyển vùng lựa chọn đến ô được tham chiếu đầu tiên hoặc một dải ô.
  • Để điều hướng đến ô được tham chiếu tiếp theo, nhấn Enter.

Trong ví dụ này, tôi chọn ô F4 và nhấn Ctrl + [ . Hai ô (C4 và E4) được tham chiếu trong công thức của F4 đã được đánh dấu, ô C4 được chọn:

7. Làm nổi bật tất cả các công thức tham chiếu đến ô đã chọn

Các thủ thuật trước đã hướng dẫn cách đánh dấu các ô tham chiếu trong một công thức nhất định. Nhưng nếu bạn muốn tìm ra tất cả các công thức đề cập đến một ô đặc biệt? Ví dụ: bạn có thể muốn xóa một số dữ liệu không liên quan hoặc đã cũ trong một bảng tính, nhưng bạn muốn chắc rằng việc xóa sẽ không làm hỏng bất kỳ công thức nào hiện có.

Để làm nổi bật tất cả các ô chứa công thức tham chiếu đến một ô cho trước, hãy chọn ô đó và nhấn phím tắt Ctrl + ].

Giống như trong ví dụ trước, công thức đầu tiên trên bảng tính sẽ được chọn. Để chọn những công thức khác, nhấn phím Enter liên tục.

Trong ví dụ này, tôi đã chọn ô C4, nhấn Ctrl +] và Excel ngay lập tức đánh dấu các ô (E4 và F4) có chứa tham chiếu C4:

8. Theo dõi các mối quan hệ giữa các công thức và các ô trong Excel

Một cách khác để hiển thị trực quan các ô liên quan đến một công thức nhất định là sử dụng nút Trace Precedents  và  Trace Dependents nằm trên tab Formulas > Formula Auditing group.

8.1. Trace Precedents  – hiển thị ô cung cấp dữ liệu cho công thức trong Excel cho trước

Trace Precedents hoạt động tương tự phím tắt Ctrl + [ , tức là hiển thị các ô cung cấp dữ liệu cho ô công thức được chọn.

Sự khác biệt là phím tắt Ctrl + [ làm nổi bật tất cả các ô được tham chiếu trong một công thức, trong khi nhấn vào nút Trace Precedents sẽ vẽ đường vạch màu xanh từ các ô được tham chiếu đến ô công thức đã chọn, như hình sau:

 Trace Precedents  – hiển thị ô cung cấp dữ liệu cho công thức trong Excel cho trước

Trace Precedents  – hiển thị ô cung cấp dữ liệu cho công thức trong Excel cho trước

Bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + T U T để đường này biến mất.

8.2. Trace Dependents – hiển thị các công thức tham chiếu đến một ô đã cho

Nút Trace Dependents hoạt động tương tự như phím tắt Ctrl + ]. Nó chỉ ra các ô phụ thuộc vào ô đó, tức là các ô chứa công thức tham chiếu đến một ô nhất định.

Trong hình sau, ô D2 được chọn, các đường kẻ màu xanh chỉ tới các công thức có chứa tham chiếu D2:

Trace Dependents – hiển thị các công thức tham chiếu đến một ô đã cho

Trace Dependents – hiển thị các công thức tham chiếu đến một ô đã cho

Một cách khác để bật tính năng này là nhấp vào phím tắt Alt + T U D .

Mẹo. Để ẩn các mũi tên, hãy nhấp vào nút Remove Arrows nằm bên dưới Trace Dependents.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ