Cách so sánh hai tập tin Excel để tìm ra điểm khác biệt

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách so sánh hai tập tin Excel để tìm ra điểm khác biệt

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong hướng dẫn này, Chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn nhiều phương pháp để so sánh các tệp Excel và xác định sự khác biệt giữa chúng. Ngoài ra còn có cách mở hai cửa sổ Excel cạnh nhau, cách sử dụng công thức Excel để tạo báo cáo khác biệt, làm nổi bật sự khác biệt với định dạng có điều kiện và hơn thế nữa.

1. Cách so sánh hai tập tin Excel bằng cách xem song song

Nếu công việc của bạn không quá lớn và bạn có khả năng xem xét dữ liệu tốt bằng mắt thường, cách nhanh chóng và dễ dàng để so sánh các tệp Excel thì View Side by Side là lựa chọn thích hợp cho bạn, nó cho phép bạn sắp xếp hai cửa sổ Excel cạnh nhau. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để so sánh trực quan hai bảng tính hoặc hai trang trong cùng một bảng tính.

2. Cách so sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh 2 bảng tính Excel

Giả sử bạn có báo cáo bán hàng trong hai tháng và bạn muốn xem cả hai báo cáo đó cùng một lúc để hiểu sản phẩm nào hoạt động tốt hơn trong tháng này và tháng trước.

ĐỂ MỞ HAI TỆP EXCEL CẠNH NHAU, HÃY LÀM NHƯ SAU:

  1. Mở sổ làm việc bạn muốn so sánh.
  2. Vào tab View >Window, và nhấp vào View Side by Side.

Theo mặc định, hai cửa sổ Excel riêng biệt được hiển thị theo chiều ngang.

Để tách cửa sổ Excel theo chiều dọc, hãy nhấp vào nút Arrange All và chọn Vertical:

Cách so sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh 2 bảng tính Excel

Cách so sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh 2 bảng tính Excel

Kết quả là, hai cửa sổ Excel riêng biệt sẽ được sắp xếp cạnh nhau, như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nếu bạn muốn cuộn qua cả hai bảng tính cùng một lúc để so sánh dữ liệu từng hàng, thì phải bật tùy chọn Synchronous Scrolling. Tuỳ chọn này nằm trên tab View tab > Window, ngay bên dưới nút View Side by Side và thường được bật tự động ngay khi bạn kích hoạt Chế độ View Side by Side.

Sắp xếp nhiều cửa sổ Excel cạnh nhau

Để xem nhiều hơn 2 tệp Excel cùng một lúc, hãy mở tất cả các tệp mà bạn muốn so sánh, và nhấp vào nút View Side by Side. Hộp thoại Compare Side by Side sẽ xuất hiện, và bạn chọn các tệp sẽ được hiển thị cùng với bảng tính đang hoạt động.

Để xem tất cả các tệp Excel đang mở cùng một lúc, hãy nhấp vào nút Arrange All trên tab View > Window và chọn sắp xếp ưa thích của bạn.

3. So sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh hai tờ trong cùng một bảng tính

Đôi khi, 2 tờ mà bạn muốn so sánh nằm trong cùng một bảng tính. Để xem chúng song song, hãy thực hiện các bước sau.

  1. Mở tệp Excel của bạn, vào tab View > Window, và nhấp vào New Window
    So sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh hai tờ trong cùng một bảng tính

    So sánh hai tập tin Excel bằng cách so sánh hai tờ trong cùng một bảng tính

  2. Thao tác này sẽ mở tệp Excel tương tự trong một cửa sổ khác.

Bật Chế độ View Side by Side bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên thanh thực đơn.
Chọn trang 1 trong cửa sổ đầu tiên và trang 2 trong cửa sổ thứ hai.

4. Cách so sánh hai tập tin Excel để tìm ra các giá trị sự khác biệt

Đây là cách đơn giản nhất để so sánh hai tập tin Excel cho phép bạn xác định các ô có các giá trị khác nhau. Kết quả là, bạn sẽ có một tổng hợp những điểm khác biệt trong một bảng tính mới.

Để so sánh hai bảng tính Excel nhằm tìm ra sự khác biệt, chỉ cần mở một bảng trống mới, nhập công thức sau vào ô A1, và sau đó sao chép nó:

=IF(Sheet1!A1<> Sheet2!A1, “Sheet1:”&Sheet1!A1&” vs Sheet2:”&Sheet2!A1, “”)

Kết quả nhận được sẽ giống như sau:

Cách so sánh hai tập tin Excel để tìm ra các giá trị sự khác biệt

Cách so sánh hai tập tin Excel để tìm ra các giá trị sự khác biệt

Như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, công thức so sánh 2 tờ, xác định các ô với các giá trị khác và hiển thị sự khác nhau trong các ô tương ứng. Xin lưu ý rằng trong một số báo cáo khác, ngày tháng (ô C4) được trình bày theo số sê-ri khi chúng được lưu trữ trong hệ thống Excel, điều này không thuận tiện trong việc phân tích sự khác biệt giữa chúng.

5. Làm nổi bật sự khác biệt giữa 2 tờ với định dạng có điều kiện

Để làm nổi bật các ô có các giá trị khác nhau trong hai trang với màu sắc bạn chọn, hãy sử dụng tính năng định dạng có điều kiện trong Excel:

Trong bảng tính, nơi bạn muốn làm nổi bật sự khác biệt, chọn tất cả các ô được sử dụng. Để làm được điều này, bạn nhấp vào ô bên trái phía trên của dải đã sử dụng, thường là A1 và nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng vùng lựa chọn đến ô được sử dụng cuối cùng.

Trên tab Trang chủ, trong nhóm Styles, chọn Conditional Formatting > New rule, và tạo quy tắc bằng công thức sau:

=A1<>Sheet2!A1

Trong đó Sheet2 là tên của trang tính khác mà bạn đang so sánh.

Kết quả là các ô có các giá trị khác nhau sẽ được đánh dấu bằng màu đã chọn:

Như bạn thấy, rất dễ so sánh hai bảng Excel bằng cách sử dụng công thức hoặc định dạng có điều kiện. Tuy nhiên, những phương pháp này không phù hợp với việc so sánh toàn diện vì những hạn chế sau:

– Chúng chỉ tìm thấy sự khác biệt trong các giá trị, nhưng không thể so sánh công thức hoặc định dạng ô.

– Chúng không thể thêm hoặc xóa các hàng và cột. Ngay sau khi bạn thêm hoặc xoá một hàng / cột trong một trang tính, tất cả các hàng / cột tiếp theo sẽ được đánh dấu là khác biệt.

– Chúng làm việc trên một bảng tính, nhưng không thể phát hiện sự khác biệt cấu trúc cấp bảng tính như bổ sung tờ và xóa.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ