Cách so sánh và hợp nhất các bản sao của một bảng tính Excel dùng chung

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách so sánh và hợp nhất các bản sao của một bảng tính Excel dùng chung

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Khi hợp nhất các phiên bản khác nhau của cùng một tệp Excel, tính năng So sánh và hợp thực sự rất hữu ích. Nó đặc biệt hữu ích khi một số người dùng cộng tác làm việc trên cùng một bảng tính Excel vì nó cho phép bạn xem các thay đổi và nhận xét của tất cả người dùng cùng một lúc.

1. Tính năng so sánh và hợp nhất các bản sao của một bảng tính Excel dùng chung

Để tận dụng tính năng này, hãy đảm bảo thực hiện các bước sau:

– Chia sẻ bảng tính Excel của bạn với những người dùng khác.

Để chia sẻ một bảng tính, chỉ cần nhấp vào nút Share Workbook trên tab Review, nhóm Changes, chọn Allow Changes by More Than One User… và nhấp OK. Cho phép Excel lưu bảng tính nếu được nhắc. Bật tính năng Track Changes bảng tính sẽ sẽ tự động được chia sẻ.

– Mỗi người thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào trong bảng tính được chia sẻ phải lưu một bản sao (tệp .xls hoặc xlsx) bằng tên tệp duy nhất.

Bây giờ tất cả các chuẩn bị ban đầu được thực hiện đúng, bạn đã sẵn sàng để kết hợp các bản sao sang một bảng tính dùng chung.

2. Kích hoạt tính năng Compare and Merge Workbooks trong Excel

Mặc dù tính năng Compare and Merge Workbooks có sẵn trong tất cả các phiên bản của Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và những phiên bản thấp hơn, tuy nhiên lệnh này sẽ không được hiển thị ở bất cứ phần nào trong Excel theo mặc định. Để thêm nó vào thanh công cụ Quick Access, thực hiện theo các bước sau:

– Mở trình đơn thả xuống Quick Access và chọn More Commands.

– Trong hộp thoại Excel Options, chọn All Commands under Choose commands from.

– Trong danh sách các lệnh, chọn Compare and Merge Workbooks và nhấn vào nút Add để di chuyển nó sang phần bên tay phải.

– Nhấp OK.

3. So sánh và hợp nhất các bảng tính Excel

Khi tất cả người dùng đã hoàn thành công việc với bảng tính Excel đã chia sẻ của bạn, bạn có thể hợp nhất tất cả các bản sao vào một tệp.

– Mở phiên bản chính của bảng tính được chia sẻ.

– Nhấp vào lệnh Compare and Merge Workbooks trên thanh công cụ Quick Access.


– Trong hộp thoại xuất hiện, chọn một bản sao của bảng tính chia sẻ mà bạn muốn hợp nhất. Để chọn một số bản sao, hãy giữ phím Shift trong khi nhấp vào tên tệp, sau đó bấm OK.

So sánh và hợp nhất các bảng tính Excel

So sánh và hợp nhất các bảng tính Excel

Giờ thì những thay đổi từ mỗi bản sao đã được hợp nhất vào một bảng tính duy nhất và bạn có thể xem lại tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc. Để chỉ ra hàng và cột có sự khác biệt, Excel sẽ làm nổi bật các chữ cái, cột và số hàng với màu đỏ đậm. Ở cấp độ ô, các chỉnh sửa từ những người dùng khác nhau được đánh dấu bằng các màu khác nhau, do đó bạn có thể nhìn thấy người đã thực hiện một thay đổi cụ thể.

4. Các công cụ khác dùng để so sánh các tệp trong bảng tính Excel

Như bạn đã thấy, Microsoft Excel cung cấp một số ít các tính năng để so sánh dữ liệu trong hai hoặc nhiều bảng tính. Nhưng không có lựa chọn tích hợp nào đủ để so sánh một cách toàn diện các trang Excel, nó nguyên toàn bộ bảng tính, chỉ ra tất cả sự khác nhau về giá trị, công thức hoặc định dạng.

Vì vậy, nếu bạn cần các phương tiện tiên tiến và thực sự hiệu quả để so sánh hai tệp Excel, rất có thể bạn sẽ phải sử dụng một trong các công cụ của bên ngoài được thiết kế đặc biệt để so sánh, cập nhật và hợp nhất các trang tính và bảng tính Excel. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một cái nhìn tổng quan nhanh về một vài công cụ được xem là những công cụ thực hiện tốt nhất trong lĩnh vực này.

Synkronizer Excel Compare: công cụ 3 trong 1 để so sánh, hợp nhất và cập nhật các tệp Excel

Tiện ích Synkronizer Excel Compare có thể nhanh chóng so sánh, hợp nhất và cập nhật hai tệp Excel giúp bạn hạn chế gặp phải sự cố khi tìm sự khác biệt theo cách thủ công.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp nhanh chóng và đáng tin cậy để so sánh hai trang tính trong Excel, chắc chắn bạn sẽ tìm thấy những tính năng hữu ích sau của Synkronizer Excel Compare:

– Xác định sự khác nhau giữa hai tờ Excel.

– Kết hợp nhiều tệp Excel vào một phiên bản duy nhất mà không tạo ra bản sao không mong muốn.

– Làm nổi bật sự khác biệt trong cả hai tờ.

– Chỉ hiển thị những khác biệt có liên quan đến công việc của bạn.

– Hợp nhất và cập nhật tờ.

– Trình bày chi tiết và dễ đọc các báo cáo khác biệt.

Để có được một số ý tưởng cơ bản về khả năng và hiệu suất của Synkronizer Excel Compare, chúng ta hãy thực hiện một vài thao tác kiểm tra.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ