Cách sử dụng hàm If trong Excel – các ví dụ về công thức

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách sử dụng hàm If trong Excel – các ví dụ về công thức

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Bây giờ bạn đã quen thuộc với cú pháp của hàm If trong Excel, hãy xem xét một số ví dụ về công thức và tìm hiểu cách sử dụng hàm If như là một hàm tính toán trong Excel

1. Hàm If trong Excel cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng

Việc sử dụng hàm If trong Excel với các giá trị số dựa trên việc sử dụng các toán tử so sánh khác nhau để diễn tả các điều kiện của bạn. Bạn sẽ tìm thấy danh sách đầy đủ các toán tử logic được minh họa bằng các ví dụ về công thức trong bảng dưới đây.

Hình minh họa dưới đây thể hiện kết quả của việc so sánh “lớn hoăn hoặc bằng”

2. Hàm if trong Excel cho văn bản

Nhìn chung, khi bạn viết công thức hàm IF trong Excel cho các giá trị văn bản thay vì các toán tử “bằng” hoặc “không bằng” thì hãy theo dõi một vài ví dụ dưới đây.

2.1. Hàm if trong Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm If trong Excel được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF

Ví dụ, Công thức hàm IF dưới đây trả về giá trị “Yes” hoặc “No” dựa trên trạng thái giao hàng (cột C)

=IF(C2=”delivered”, “No”, “Yes”)

Công thức này nói lên rằng Excel  sẽ trả về “No” nếu một ô trong cột C bao gồm từ “Delivered”, còn ngược lại thì sẽ trả về “Yes”. Không quan trọng là bạn gõ từ “Delivered” như thế nào trong tham số biểu thức logic – “delivered”, “Delivered”, hay “DELIVERED”. Cũng không quan trọng liệu từ “Delivered” được viết hoa hay thường ở trong bảng, như minh họa trong hình dưới đây.

Hàm if trong Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Hàm if trong Excel không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Một cách khác để có được một kết quả chính xác hơn đó là sử dụng phép so sánh “không bằng” và tráo đổi hai tham số value_if_true và value_if_false

=IF(C2<>”delivered”, “Yes”, “No”)

2.2. Hàm if trong Excel phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm If trong Excel với hàm EXACT bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về TRUE nếu xâu đúng, ngược lại thì trả về FALSE. Mặc dù hàm EXACT có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)

Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

Một cách dễ dàng hơn, bạn cũng có thể dùng cách tham chiếu ô thay vì tham số chứa ký tự thứ hai trong hàm EXACT nếu bạn muốn.

Lưu ý. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.

2.3. Hàm If trong Excel cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Nếu bạn muốn điều kiện mà bạn đưa ra dựa trên việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu chính xác, một giải pháp tức thì cho điều này đó là sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Tuy nhiên cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF là ngoại lệ.

Một giải pháp khác đó là dùng hàm If trong Excel kết hợp với hàm ISNUMBER và SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì công thức sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(SEARCH(“deliv”,C2)), “No”, “Yes”)

Chúng tôi đã sử dụng hàm SEARCH cho công thức trên vì việc đối chiếu có phân biệt chữ hoa hay thường có vẻ hợp lý hơn với dữ liệu đưa ra. Nếu bạn muốn đối chiếu có phân biệt chữ hoa hay thường thì đơn giản chỉ cần thay thế hàm SEARCH bằng hàm FIND theo cách này:

=IF(ISNUMBER(FIND(“ký tự“, nơi để tìm kiếm)), value_if_true, value_if_false)

3. Công thức hàm If trong Excel cho ngày tháng

Thoạt nhìn thì công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy.

Không giống như các hàm khác trong Excel, hàm IF không thể phân biệt được ngày tháng và diễn giải nó ra như một chuỗi ký tự được, điều này giải thích tại sao bạn không thể diễn tả một biểu thức logic đơn giản như >”11/19/2014″ hay >11/19/2014.  Không có công thức nào là đúng cả!

3.1. Hàm If trong Excel cho ngày tháng với hàm datevalue

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

3.2. Hàm If trong Excel với hàm today()

Với điều kiện điều kiện bạn đưa ra phụ thuộc vào ngày tháng hiện tại, bạn có thể dùng hàm TODAY() trong biểu thức logic. Ví dụ như:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic phức tạp hơn như ví dụ tiếp theo:

3.3. Hàm if trong Excel mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương lai

Giả sử như bạn chỉ muốn đánh dấu trong khoảng hơn 30 ngày tính từ thời điểm hiện tại thì bạn có thể biểu diễn biểu thức logic như sau A2-TODAY()>30. Công thức hoàn chỉnh có dạng:

=IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, “”)

Để chỉ ra những ngày đã diễn ra cách đây hơn 30 ngày, bạn có thể dùng công thức sau:

=IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”)

Nếu bạn muốn có cả hai dấu hiệu trong cùng một cột bạn sẽ cần sử dụng đến hàm IF được lồng ghép như sau:

=IF(A2-TODAY()>30, “Future date”, IF(TODAY()-A2>30, “Past date”, “”))

4. Hàm If trong Excel cho dữ liệu và ô trống

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

  • Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK
  • Sử dụng các biểu thức logic =”” (bằng ô trống) hoặc <>”” (khác ô trống).

Bảng dưới đây sẽ giải thích rõ sự khác biệt giữa hai cách trên và đưa ra ví dụ.

Ví dụ dưới đây sẽ biểu diễn biểu thức logic có chứa dữ liệu/ rỗng sẽ như thế nào.

Giả sử như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành

=IF($C2<>””, “Completed”, “”)

=IF(ISBLANK($C2)=FALSE, “Completed”, “”)

Vì không có độ dài chuỗi bằng 0 trong bảng nên cả hai công thức đều trả về kết quả như nhau:

Chúc các bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ