Cách sử dụng nâng cao hàm Find trong Excel hiệu quả nhất

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách sử dụng nâng cao hàm Find trong Excel hiệu quả nhất

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Dưới đây, sẽ giới thiệu tổng quan về các tính năng của hàm Find trong Excel cũng như hướng dẫn từng bước chi tiết về cách sử dụng các tính năng này trong Microsoft Excel 2016, 2013, 2010 và các phiên bản cũ hơn.

1. Tìm giá trị trong một vùng dữ liệu, bảng tính hoặc tập tin làm việc

  1. Chọn vùng dữ liệu cần tìm kiếm. Để tìm kiếm trên toàn bộ tập tin, nhấp chuột vào bất kỳ ô nào trên trang hoạt động.
  2. Mở hộp thoại Find and Replace trong Excel bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột vào tab Home > Editing > Find & Select > Find

3. Trong ô Find what, gõ vào ký tự mà bạn đang muốn tìm kiếm (văn bản hay dạng số) và nhấn chuột chọn Find All hoặc Find Next.

Khi bạn chọn Find Next, Excel sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, nhấn chuột lần thứ hai sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ hai và cứ như vậy.

Khi bạn chọn Find All, Excel sẽ mở ra một danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, và bạn có thể nhấn chuột chọn bất kỳ mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương ứng.

2. Hàm Find trong Excel – các tùy chọn bổ sung

Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn, nhấp vào Options ở góc phải hộp thoại Find & Replace, sau đó thực hiện một trong những cách sau đây:

  • Để tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại hoặc toàn bộ tập tin, chọn Sheet hoặc Workbook trong Within.
  • Để tìm kiếm từ trái sang phải (row-by-row), chọn By Rows trong Search; Để tìm kiếm từ trên xuống dưới (cột-by-cột), chọn By Columns trong Search.
  • Để tìm kiếm một số kiểu dữ liệu nhất định, chọn Formulas, Values, hoặc Comments trong Look in.
  • Trong trường hợp tìm kiếm chính xác chữ in hoa – chữ in thường, đánh dấu chọn Match case check.
  • Để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự mà bạn đã gõ vào Find what, đánh dấu chọn Match entire cell contents.
Hàm Find trong Excel – các tùy chọn bổ sung

Hàm Find trong Excel – các tùy chọn bổ sung

Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm một giá trị trong vùng dữ liệu, cột hoặc hàng, hãy chọn chúng trước khi mở hộp thoại Find and ReplaceVí dụ, để giới hạn kết quả tìm kiếm trong một cột cụ thể, đầu tiên hãy chọn cột đó trước, sau đó mở hộp thoại Find and Replace.

3. Tìm các ô với định dạng cụ thể trong Excel

Việc sử dụng hàm Find trong Excel để tìm các ô có định dạng nhất định, nhấn phím tắt Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace, bấm Options, sau đó nhấp vào nút Format ở góc trên bên phải và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.

Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của bạn, hãy xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Find what, nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Choose Format From Cell và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.

Lưu ý. Microsoft Excel lưu trữ các tùy chọn định dạng mà bạn chỉ định. Nếu bạn tìm kiếm một số dữ liệu khác trên một bảng tính mà Excel không tìm thấy các giá trị đó, hãy xoá các tùy chọn định dạng từ tìm kiếm trước đó. Để làm điều này, mở hộp thoại Find & Replace, bấm vào nút Options trên thẻ Find, sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Format... và chọn Clear Find Format.

4. Sử dụng hàm Find trong Excel để tìm các ô có công thức trong Excel

Với Find and Replace, bạn chỉ có thể tìm kiếm các công thức cho một giá trị nhất định, như được giải thích trong phần các tuỳ chọn bổ sung của hàm Find trong Excel. Để tìm các ô có chứa công thức, hãy sử dụng tính năng Go to Special.

  1. Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm công thức hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính hiện tại để tìm kiếm trên toàn bộ bảng tính.
  2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh Find & Select, chọn Go To Special. Ngoài ra, bạn có thể nhấn F5 để mở hộp thoại Go Tovà nhấp vào nút Specialở góc dưới bên trái.

3. Trong hộp thoại Go To Special, chọn Formulas, sau đó đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức mà bạn muốn tìm và nhấp OK:

Numbers – tìm công thức chứa giá trị số, kể cả ngày tháng.

Text – tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản.

Logicals – tìm ra các công thức chứa giá trị Boolean của TRUE và FALSE.

Errors – tìm các ô với các công thức lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL!, và #NUM!.

Nếu các ô tính đáp ứng các tiêu chí của bạn được tìm thấy, những ô đó sẽ được bôi màu; nếu không, một thông báo sẽ hiển thị rằng các ô với những tiêu chí này không được tìm thấy.

Lời khuyên. Để nhanh chóng tìm thấy tất cả các ô có công thức, bất kể kết quả tìm kiếm công thức thế nào, hãy nhấp Find & Select > Formulas.

5. Chọn/đánh dấu /xóa tất cả các mục tìm thấy trên một trang tính

Để chọn tất cả các khả năng xuất hiện của một giá trị trên bảng tính, mở hộp thoại Find & Replacegõ từ tìm kiếm vào hộp Find what và nhấp vào Find All.

Excel sẽ hiển thị một danh sách các kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào bất kỳ kết quả nào (chỉ cần nhấp vào bất kỳ nơi nào trong vùng kết quả để di chuyển đến đó), nhấn phím tắt Ctrl + A. Thao tác này sẽ chọn tất cả kết quả tìm kiếm cả trên hộp thoại Find & Replace và trên trang tính.

Khi các ô đã được chọn, bạn có thể làm nổi bật chúng bằng cách thay đổi màu tô, sao chép sang một trang tính khác bằng cách nhấn Ctrl + C

Bạn cũng có thể xóa tất cả các ô hoặc hàng đã tìm thấy chỉ trong một lượt thao tác. Đối với điều này, nhấp chuột phải vào các ô đã chọn trên trang tính và chọn Delete từ menu. Hoặc, với các ô đã chọn, hãy nhấp vào mũi tên của nút Delete trên thẻ Home > Cells, sau đó nhấp vào Delete Cells để xóa từng ô hoặc Delete Sheet Rows để xóa toàn bộ hàng.

Nếu bạn thay đổi ý định ngay sau khi xóa ô, bạn có thể hoàn tác bằng cách nhấp vào nút Undo trên thanh ribbon của Excel hoặc bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + Z.

Lưu ý. Nhấp vào nút Delete trên bàn phím chỉ xóa tất cả các mục tìm thấy ra khỏi hộp thoại Find & Replacenhưng chúng vẫn tồn tại trên bảng tính.

Chúc bạn sử dụng tính năng của hàm Find trong Excel hiệu quả.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ