Hàm If trong Excel: công thức cho số, ký tự, dữ liệu và ô trống

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Hàm If trong Excel: công thức cho số, ký tự, dữ liệu và ô trống

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Hàm If trong Excel là một trong những hàm phổ biến và quan trọng nhất trong excel. Bạn dùng hàm để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

1. Hàm if trong Excel – cú pháp và cách dùng

Hàm If trong Excel là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE và trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE

Cú pháp cho hàm IF trong Excel như sau:

IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, nhưng chỉ có tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc

  • logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

Ví dụ: Biểu thức logic của bạn có thể là hoặc B1=”sold”, B1<12/1/2014, B1=10 hoặc B1>10.

  • Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị TRUE hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Ví dụ: Công thức sau sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở ô B1 lớn hơn 10: =IF(B1>10, “Good”)

  • Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Ví dụ: Nếu bạn thêm biến thứ 3 là “Bad” vào công thức ở ví dụ trên, nó sẽ trả về từ “Good” nếu giá trị ở trong ô B1 lớn hơn 10, còn nếu ngược lại thì giá trị trả về sẽ là “Bad”: =IF(B1>10, “Good”, “Bad”)

Hàm if trong Excel – cú pháp và cách dùng

Hàm if trong Excel – cú pháp và cách dùng

2. Hàm If trong Excel – những điều cần nhớ

Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF trong Excel là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất.

2.1. Nếu như value_if_true bị bỏ qua

Nếu value_if_true bị bỏ qua trong công thức IF (ví dụ chỉ có dấu phải sau logical_test), thì hàm IF sẽ trả về kết quả là 0 nếu điều kiện chính được đáp ứng. Đây là ví dụ:=If(B1>10,,”Bad”)

Nếu bạn không muốn hàm If của mình không hiển thị bất cứ điều gì khi điều kiện thỏa, hãy nhập 2 lần dấu nhấy trong tham số thứ 2 như thế này: =If(B1>10,””,”Bad”). Về cơ bản, trường hợp này hàm If trong Excel sẽ trả về chuỗi trống.

2.2. Nếu như value_if_false bị bỏ qua

Nếu bạn không quan tâm đến điều gì sẽ xảy ra nếu điều kiện quy định không được đáp ứng, bạn có thể bỏ qua biến thứ 3 trong công thức hàm If trong Excel, điều này sẽ dẫn đến kết quả như sau

Nếu biểu thức logic được cho là FALSE và thông số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị FALSE. Đây quả là một điều không mong muốn phải không nào?

Đây là một ví dụ cho công thức =IF(B1>10, “Good”)

Nếu bạn đặt dấu phẩy sau tham số value_if_true thì hàm IF sẽ trả về giá trị bằng 0, điều này có nghĩa rằng giá trị trả về không tương thích với công thức =IF(B1>10, “Good”,).

Lần nữa, lý do thuyết phục nhất để đặt “” trong tham số thứ ba là bạn sẽ nhận giá trị rỗng nếu điều khiện không thỏa mãn =IF(B1>10, “Good”, “”).

2.3. Làm cho hàm IF trong Excel hiện lên giá trị TRUE hoặc FALSE

Nếu như bạn muốn các công thức Excel có thể hiện lên các giá trị logic như TRUE hoặc FALSE khi một điều kiện nhất định được thỏa mãn thì bạn phải gõ TRUE trong ô tham số value_if_trueÔ value_if_false  có thể điền vào là FALSE hoặc để trống. Đây là một ví dụ cho công thức trên:

=IF(B1>10, TRUE, FALSE)
hoặc
=IF(B1>10, TRUE)

Lưu ý. Nếu như bạn muốn hàm IF trả về giá trị TRUE và FALSE như giá trị logic (Boolean) mà công thức excel khác có thể nhận dạng thì bạn cần đảm bảo rằng không đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Dấu hiệu của một Boolean trong một ô như bạn có thể thấy trong hình minh họa trên.

Nếu bạn muốn giá trị “TRUE” và “FALSE” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng General. Không có công thức Excel nào nhận dạng “TRUE” và “FALSE” là giá trị logic cả.

2.4. Làm cho hàm IF trong Excel hiển thị một phép toán và trả về một kết quả

Thay vì trả về một gái trị nhất định thì bạn có thể làm cho công thức hàm IF kiểm tra điều kiện đưa ra, tính toán một công thức toán và trả về giá trị dựa trên kết quả của phép toán đó. Bạn thực hiện điều này bằng cách dử dụng các công thức sô học hoặc các hàm khác của Excel trong ô tham số value_if_true và /hoặc value_if_falseDưới đây là một vài ví dụ điển hình:

Ví dụ 1: =IF(A1>B1, C3*10, C3*5)

Công thức so sánh giá trị trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn ngược lại sẽ nhân với 5

Ví dụ 2: =IF(A1<>B1, SUM(A1:D1), “”)

Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của tất cả các giá trị từ ô A1 tới D1, ngược lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

Chúc các bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ