Tạo danh sách tùy chọn trong Excel dựa trên một phạm vi được đặt tên

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tạo danh sách tùy chọn trong Excel dựa trên một phạm vi được đặt tên

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Phương pháp tạo một danh sách tùy chọn trong Excel tốn nhiều thời gian hơn, nhưng về lâu về dài nó có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

1. Nhập các mục cho danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Chọn các mục mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tùy chọn của bạn trong một bảng tính hiện có hoặc gõ các mục trong một trang tính mới. Các giá trị này phải được nhập vào một cột hoặc một hàng mà không có bất kỳ ô trống nào.

Ví dụ: hãy tạo danh sách tùy chọn của các thành phần cho công thức nấu ăn yêu thích của bạn:

Mẹo. Bạn nên sắp xếp các mục theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong danh sách tùy chọn.

2. Tạo một danh sách tùy chọn trong Excel phạm vi được đặt tên

Bạn thực sự có thể bỏ qua bước này và tạo danh sách tùy chọn dựa trên một dãy ô , nhưng các dải ô được đặt tên thực sự giúp cho việc quản lý các danh sách tùy chọn của Excel dễ dàng hơn.

  • Chọn tất cả các mục mà bạn muốn đưa vào danh sách tùy chọn, nhấp chuột phải vào chúng, và chọn Define Name, từ danh sách tùy chọn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Name Manager trên tab Formulas hoặc nhấn Ctrl + F3.
  • Trong hộp thoại Name Manager, nhấp vào New…
  • Trong trường Name, đặt tên cho mục nhập của bạn, hãy chắc chắn rằng trong hộp Refers to đã hiển thị chính xác vùng địa chỉ của các mục đã nhập, và sau đó nhấp vào Ok. Đảm bảo không có dấu cách hay dấu gạch ngang trong tên của vùng phạm vi bạn vừa đặt, hãy sừ dụng dấu gạch dưới (_) thay thế.

Mẹo. Một cách nhanh hơn để tạo một phạm vi được đặt tên trong Excel là chọn các ô và đặt tên dải ô một cách trực tiếp ở Name Box. Khi hoàn tất, nhấp Enter để lưu phạm vi được đặt tên mới tạo.

3. Danh sách tùy chọn trong Excel dựa trên một bảng

Thay vì một phạm vi được đặt tên thông thường, bạn có thể cân nhắc chuyển đổi danh sách của bạn thành 1 bảng Excel với đầy đủ chức năng ( Insert > Table) trước, sau đó tạo tên cho danh sách đó.

Để thực hiện việc này, bạn có thể nhập =your_table_name [column_name] vào trường Refers to, hoặc chọn tất cả các ô trừ ô tiêu đề cột trước khi mở Name Manager và để hộp Refers to tự động xử lý.

Tại sao lại  sử dụng bảng? Trước tiên, bởi vì nó cho phép bạn tạo ra một danh sách tùy chọn động và cho bạn tự do cập nhật them những thứ cần thiết từ vùng trích dẫn được đặt tên khi bạn loại bỏ hoặc thêm các mục mới vào danh sách nguồn.

4. Chọn vị trí cho danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Đơn giản chỉ cần nhấp vào ô mà bạn muốn có danh sách tùy chọn. Điều này có thể nằm trong cùng một bảng, nơi danh sách mục của bạn được đặt hoặc trong một bảng tính khác. Bạn cũng có thể chọn một dải ô, hoặc toàn bộ cột.

Chọn vị trí cho danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Chọn vị trí cho danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Chú thích. Excel 2003 trở lên yêu cầu danh sách tùy chọn nằm trên cùng một bảng tính.

5. Áp dụng xác nhận dữ liệu Excel

Trên thanh cuộn băng của Excel, đến tab Data và nhấp vào Data Validation.

6. Cài đặt danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Trong cửa sổ Data Validation, hãy chuyển tới tab Settings và chọn các tùy chọn sau:

  • Trong hộp Allow, chọn List .
  • Trong hộp Source, nhập vào tên của vùng mà bạn đã đặt ở bước trên, đằng trước đặt thêm dấy bằng, ví dụ =Ingredients.
  • Đảm bảo chọn ô In-cell dropdown.
  • Đánh dấu vào Ignore blanks nếu người dùng được phép để ô trống.
  • Và cuối cùng, nhấp vào nút OK để hoàn tất việc tạo danh sách tùy chọn của bạn.
Cài đặt danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Cài đặt danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ