Xoá khoảng trắng thừa bằng hàm Trim trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Xoá khoảng trắng thừa bằng hàm Trim trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn xoá khoảng trắng phía trước, phía sau và khoảng trắng thừa giữa các từ nhanh chóng và dễ dàng, giải thích lý do hàm Trim trong Excel bị lỗi và cách sửa.

Bạn đang so sánh 2 cột mà bạn biết là sẽ giống nhau, nhưng công thức lại không cho ra kết quả như vậy? Hay bạn cộng 2 cột số nhưng tổng lại bằng 0? Hoặc khi bạn chắc chắn công thức hàm VLOOKUP của bạn chính xác, thì lại trả về toàn lỗi? Đó là một vài ví dụ mà có lẽ bạn đang băn khoăn. Và tất cả đều do những khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc giữa số hoặc đoạn chữ trong ô Excel.

1. Hàm Trim trong Excel – xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Bạn sử dụng hàm TRIM để xoá khoảng trắng trắng thừa trong chuỗi văn bản, bao gồm các khoảng trắng phía trước, sau và giữa chuỗi, chỉ để lại 1 khoảng trắng giữa các từ.

Cấu trúc của hàm TRIM rất đơn giản:

TRIM(chuỗi văn bản)

Có thể thay chuỗi văn bản bằng ô chứa chuỗi đó.

Ví dụ để xoá khoảng trắng trong ô A1, bạn dùng công thức:

=TRIM(A1)

Hình dưới là kết quả:

Hàm Trim trong Excel - xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Hàm Trim trong Excel – xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Nếu dữ liệu của bạn còn chứa dấu ngắt dòng và các ký tự không in được ngoài khoảng trắng thừa, bạn dùng hàm TRIM kết hợp với CLEAN để xoá 32 ký tự không in được đầu tiên trong hệ thống ASCII 7-bit.

Ví dụ, để xoá khoảng trắng, dấu ngắt dòng và các ký tự không mong muốn khỏi ô A1, dùng công thức:

=TRIM(CLEAN(A1))

2. Cách dùng hàm Trim trong Excel

Bạn đã biết các kiến thức cơ bản, giờ chúng ta xem xét dùng hàm TRIM trong những trường hợp cụ thể.

Xoá khoảng trắng trong cả cột dữ liệu

Giả sử bạn có 1 cột tên chứa khoảng trắng ở đầu và cuối chuỗi văn bản, cũng như khoảng trắng giữa các từ. Vậy bạn làm thế nào để xoá mọi khoảng trắng trước, sau và giữa ở tất cả các ô trong 1 lần? Chúng ta sao chép công thức hàm TRIM đến hết cột, sau đó thay thế các giá trị. Các bước chi tiết thực hiện như sau:

  1. Viết công thức hàm TRIM cho ô cao nhất, trong ví dụ của chúng ta là A2

=TRIM(A2)

  1. Di chuyển con trỏ đến vị trí góc dưới bên phải ô công thức (trong ví dụ là B2), và khi con trỏ chuyển thành dấu cộng, kích đúp chuột để sao chép công thức xuống hết cột, với ô dữ liệu cuối cùng. Kết quả bạn sẽ có 2 cột – cột tên gốc còn khoảng trắng và cột tên đã được xoá khoảng trắng.

     3. Cuối cùng, thay giá trị ở cột gốc bằng giá trị ở cột đã được chỉnh sửa. Nhưng hãy cẩn thận! Chỉ đơn giản sao chép cột đã chỉnh sửa sang cột tên gốc có thể phá công thức của bạn. Để ngăn lỗi này, bạn chỉ sao chép giá trị, không sao chép công thức. Cách làm như sau:

  • Chọn các ô có chứa công thức TRIM (trong ví dụ là B2:B8), và nhấn Ctrl + C để sao chép
  • Chọn các ô chứa dữ liệu gốc (A2:A8), và nhấn Ctrl + Alt + V rồi nhấn V. Đó là phím tắt cho Paste Special > Values
  • Nhấn Enter

3. Hàm Trim trong Excel lỗi

Hàm TRIM trong Excel được thiết kế để xoá ký tự khoảng trắng (mã 32 trong hệ thống ASCII 7-bit). Trong hệ thống Unicode, còn có ký tự gọi là khoảng trắng không ngắt, mã thập phân 160  – mã html   mà hàm TRIM không thể xoá.

Nếu dữ liệu của bạn có nhiều hơn 1 khoảng trắng mà hàm TRIM không xoá được, dùng hàm SUBSTITUTE để chuyển khoảng trắng không ngắt thành khoảng trắng thường. Giả sử chuỗi văn bản trong ô A1, công thức như sau:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), ” “))

Nếu công thức trên cũng không hoạt động, có thể dữ liệu của bạn chứa ký tự không in được có mã ngoài khoảng 0 – 32 và khác 60. Trong trường hợp này, dùng công thức để tìm mã ký tự đó:

Khoảng trắng phía trước: =CODE(LEFT(A1,1))

Khoảng trắng phía sau: =CODE(RIGHT(A1,1))

A1 là ô có chứa chuỗi văn bản.

Khoảng trắng ở giữa (n là vị trí của ký tự lỗi trong chuỗi văn bản):

=CODE(MID(A1, n, 1)))

Sau đó đưa mã của ký tự vào công thức TRIM(SUBSTITUTE()).

Ví dụ nếu công thức CODE trả mã là 9, ký tự thanh ngang (Horizontal Tab), bạn dùng công thức sau để xoá:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), ” “))

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết. Chúc các bạn thực hiện các thao tác với hàm Trim trong Excel thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ