Cách chèn và bỏ chèn ngắt trang trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách chèn và bỏ chèn ngắt trang trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Tùy chọn Page Break trong Excel giúp bạn xem vị trí ngắt trang sẽ xuất hiện khi in bảng tính. Trong bài viết này, Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn vài cách để chèn ngắt trang trong Excel chúng theo cách thủ công hoặc theo điều kiện.

1. Chèn ngắt trang trong Excel bằng cách thủ công

Nếu bạn ở chế độ xem trước khi in và không thích cách ngắt dữ liệu để in, bạn có thể tự chèn các ngắt trang vào nơi bạn muốn. Đây là các bước hướng dẫn cách thực hiện.

  1. Chọn bảng tính Excel của bạn, nơi bạn cần chèn các ngắt trang.
  2. Chuyển đến tab View và nhấp vào biểu tượng Page Break Preview trong Workbook Views.

Mẹo: Bạn cũng có thể xem vị trí ngắt trang nếu bạn nhấp vào nút xem trước ngắt trang trên thanh trạng thái của Excel.

Chú thích. Nếu bạn nhận được hộp thoại Welcome to Page Break Preview, kích OK. Đánh dấu vào hộp Do not show this dialog again này để tránh gặp lại thông báo.

  1. Bây giờ bạn có thể dễ dàng xem vị trí của các ngắt trang trong bảng tính của bạn.

Để thêm một ngắt trang ngang, chọn dòng nơi đường đánh dấu sẽ xuất hiện. Nhấp chuột phải vào hàng này và chọn Insert Page Break từ danh sách trình đơn.

Nếu bạn cần chèn một ngắt trang dọc, hãy chọn cột cần thiết ở bên phải. Nhấp chuột phải vào nó và chọn Insert Page Break.

Mẹo: Chèn ngắt trang trong Excel bằng cách thủ công

Một cách khác chèn ngắt trang là vào tab Page Layout, nhấp vào Breaks trong nhóm Page Setup và chọn tùy chọn tương ứng từ danh sách thả xuống.

Chú ý. Nếu các ngắt trang thủ công mà bạn thêm không hoạt động, bạn có thể chọn tùy chọn Fit To (Tab Page Layout -> Page Setup group -> chọn Dialog Box Launcher Button -> Page). Thay đổi thành Adjust.

Trên hình bên dưới, bạn có thể thấy 3 khoảng ngắt trang nằm ngang. Do đó, nếu bạn chọn Print Preview, bạn sẽ thấy các phần khác nhau của dữ liệu trên các trang tính riêng biệt.

2. Chèn ngắt trang trong Excel theo điều kiện

Nếu bạn thường in bảng dữ liệu của mình, bạn có thể muốn tìm hiểu cách tự động chèn các ngắt trang theo điều kiện, ví dụ khi một giá trị trong cột nhất định thay đổi. Giả sử bạn có cột tên Category và bạn muốn mỗi loại được in trên một trang mới.

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số macro hữu ích và các bước cách thêm ngắt trang bằng chức năng Subtotal.

3. Sử dụng macro để chèn ngắt trang trong Excel

Dưới đây là hai hàm macro hữu ích. Chúng sẽ xóa tất cả các ngắt trang mặc định trong bảng của bạn và sẽ dễ dàng thêm các đường đánh dấu mới tại các vị trí thích hợp.

Chỉ cần chọn vùng mà bạn muốn sử dụng để tách và tránh tiêu đề.

InsertPageBreaksIfValueChanged – chèn trang ngắt nếu giá trị trong cột thay đổi.

InsertPageBreaksByKeyphrase – thêm ngắt trang mỗi khi nó tìm thấy một ô có chứa “giá trị ô” (toàn bộ nội dung ô, không phải là một phần nội dung).

4. Sử dụng hàm Subtotal để chèn ngắt trang trong Excel

Đã bao giờ bạn nghĩ đến hàm Subtotal như là một lựa chọn để chèn ngắt trang trong Excel? Tính năng này thực sự làm cho quá trình khá dễ dàng.

  1. Đảm bảo rằng bảng của bạn có tiêu đề. Ví dụ: nếu cột A chứa tên danh mục, thì ô A1 cần có nhãn “Loại”. Đảm bảo tất cả các cột trong bảng của bạn có chứa tiêu đề.
  2. Chọn vùng dữ liệu. Chuyển đến Data -> Sort -> Sort by Category. Nhấp OK để xem các bộ phận dữ liệu của bạn đã được sắp xếp.
  3. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn, đi tới tab Datavà nhấp vào biểu tượng Subtotal.
  4. Bạn sẽ thấy hộp thoại Subtotal.
  • Chọn cột chính của bạn từ danh sách thả xuống At each change in. Trong ví dụ, đó là Category.
  • Chọn từ danh sách Use function. (Hàm sẽ sử dụng: sum, count…)
  • Đánh dấu chọn trong Add subtotal to. (Cột sẽ thực hiện subtotal)
  • Nhớ chọn Page break between groups
  • Nhấp chuột vào OK.
Sử dụng hàm Subtotal để chèn ngắt trang trong Excel

Sử dụng hàm Subtotal để chèn ngắt trang trong Excel

Bạn có thể xóa các hàng và ô tính tổng nếu bạn không cần chúng và bảng của bạn tự động chèn trang theo các cài đặt đã chọn.

Chúc các bạn thành công nhé.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ