Cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cách lọc dữ liệu trong Excel theo các cách khác nhau: cách tạo bộ lọc cho giá trị ký tự, chữ số, ngày tháng năm, cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm, và cách lọc bằng màu sắc hay bằng giá trị của ô được chọn. Bạn cũng sẽ học cách xóa bộ lọc, và cách sửa Bộ lọc tự động của Excel khi nó không hoạt động.

Cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel

Một mũi tên hướng xuống   trong tiêu đề của cột có nghĩa là bộ lọc đã được thêm vào, nhưng vẫn chưa được sử dụng. Khi bạn di chuyển chuột xung quanh mũi tên, một mẹo màn hình hiển thị (Hiển thị Tất cả).

Để lọc dữ liệu trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.

Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng.

Chọn các hộp gần dữ liệu mà bạn muốn hiển thị, rồi nhấp OK.

Ví dụ, đây là cách chúng ta lọc dữ liệu trong cột Vùng miền để xem doanh thu chỉ của miền Đông và miền Bắc:

Cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel

Cách sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel

Xong rồi! Bộ lọc đã được dùng cho cột A, tạm thời ẩn bất kỳ miền nào không phải là miền Đông và miền Bắc.

Mũi tên hướng xuống ở cột được lọc thay đổi thành nút lọc , và việc di chuyển xung quanh nút đó sẽ hiển thị mẹo màn hình – có nghĩa là bộ lọc đã được sử dụng:

1. Lọc nhiều cột

Để sử dụng bộ lọc trong Excel cho nhiều cột, hãy lặp lại các bước trên cho số lượng cột mà bạn muốn.

Ví dụ, chúng ta có thể thu nhỏ kết quả xuống còn hiển thị Táo ở miền Đông và miền Bắc. Khi bạn sử dụng nhiều bộ lọc trong Excel, nút lọc sẽ hiển thị ở mỗi cột được lọc:

Mẹo. Để khiến cửa sổ bộ lọc trong Excel rộng hơn và/hay dài hơn, hãy di chuyển chuột xung quanh tay nắm ở dưới cùng, và ngay khi mũi tên hai đầu xuất hiện, hãy kéo nó xuống hay kéo nó về phía bên phải.

2. Lọc ô rỗng/không rỗng

Để lọc dữ liệu trong Excel bỏ qua các ô trống hay các ô không trống, hãy thực hiện một trong các bước sau:

Để lọc nhưng bỏ qua các ô trống, cụ thể là hiển thị các ô có dữ liệu, hãy nhấp vào mũi tên lọc tự động, hãy chắc rằng hộp (Show All (Hiển thị Tất cả)) được chọn, rồi bỏ chọn (Blanks (Các ô trống)) ở cuối danh sách. Việc này sẽ hiển thị chỉ các hàng có dữ liệu trong cột xác định.

Để lọc nhưng bỏ qua các ô có dữ liệu, cụ thể là hiển thị các ô trống, bỏ chọn (Hiển thị Tất cả), rồi chọn (Các ô trống). Điều này sẽ hiển thị chỉ những hàng có ô trống ở cột xác định.

3. Lọc dữ liệu trong Excel dạng ký tự

Nếu bạn muốn lọc cột chứa ký tự cho một điều gì đó rất cụ thể, thì bạn có thể tận dụng vài lựa chọn nâng cao được cung cấp bởi Bộ lọc Ký tự trong Excel chẳng hạn như:

Lọc các ô bắt đầu hay kết thúc bằng một hay nhiều ký tự đặc biệt.

Lọc các ô có chứa hay không chứa một ký tự hay một từ xác định ở bất kỳ vị trí nào của chuỗi ký tự.

Lọc các ô tương đương một cách tuyệt đối hay không tương đương với một hay nhiều ký tự cụ thể.

Ngay khi bạn thêm bộ lọc vào cột chứa giá trị ký tự, Bộ lọc Ký tự sẽ tự động xuất hiện trong bảng chọn Bộ lọc Tự động:

Ví dụ, để lọc nhưng bỏ qua các hàng có chứa Chuối, hãy thực hiện như sau:

Nhấp mũi tên hướng xuống ở tiêu đề của cột, rồi chỉ vào Bộ lọc Ký tự.

Trong bảng chọn được thả xuống, hãy chọn bộ lọc mong muốn (trong ví dụ này là Không chứa…)

Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Trong hộp ở bên phải bộ lọc, hãy gõ ký tự hay các mục mong muốn từ danh sách.

Nhấp OK.

Kết quả là, tất cả các hàng Chuối, bao gồm Chuối xanh và Chuối vàng, sẽ được ẩn.

4. Lọc cột có 2 điều kiện

Để lọc dữ liệu trong Excel cùng với hai điều kiện, hãy thực hiện các bước sau lập cú pháp điều kiện đầu tiên, rồi thực hiện các bước sau:

Chọn nút And hay Or tùy vào việc liệu cả hai hay chỉ một trong hai điều kiện sẽ được đáp ứng.

Hãy chọn toán tử so sánh cho điều kiện thứ hai, rồi nhập giá trị ký tự vào hộp.

Ví dụ, đây là cách bạn lọc hàng có chứa hoặc Chuối hoặc Chanh:

5. Cách tạo bộ lọc dữ liệu trong excel có ký tự đại diện

Nếu bạn không nhớ cách tìm kiếm tuyệt đối hay bạn muốn lọc các hàng có thông tin tương tự nhau, thì bạn có thể tạo bộ lọc có một trong những ký tự đại diện sau:

Mẹo. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng toán tử Contains thay cho ký tự đại diện. Ví dụ, để lọc các ô có chứa tất cả các loại Chuối, bạn có thể chọn hoặc toán tử dấu bằng rồi nhập *chuối*, hay sử dụng toán tử Contains rồi chỉ việc nhập chuối.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ

.