Cách thay đổi và tạo định dạng ngày tháng mặc định trên Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cách thay đổi và tạo định dạng ngày tháng mặc định trên Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách thay đổi định dạng ngày tháng trên Excel, cũng như giải thích cách đặt định dạng mặc định cho các thông tin ngày tháng và cách chuyển đổi ngày tháng theo sự thay đổi của địa điểm.

Việc nắm được những định dạng ngày tháng của Excel một cách kỹ càng sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và đó cũng chính là mục tiêu của bài hướng dẫn này.

1. Định dạng ngày tháng của Excel

Trước khi bạn có thể sử dụng được những tính năng của Excel khi xử lý thông tin ngày tháng và thời gian, bạn sẽ cần hiểu được cách thức Excel lưu trữ những dữ liệu này bởi lẽ đây thường là nguyên nhân chính gây khó khăn cho bạn khi xử lý dữ liệu.

Thực tế, khi bạn nhập dữ liệu, Excel sẽ không ghi nhớ nó là ngày, tháng, năm mà sẽ lưu trữ nó như là 1 dãy số, và định dạng của ô chứa thông tin sẽ chuyển dãy số đó thành những thông tin ngày tháng hoặc giờ phút.

2. Ngày tháng trong Excel

Ngày tháng được lưu trữ là số nguyên trong Excel, hiển thị số ngày được tính từ ngày 1/1/1990. Bạn có thể hiểu như sau:

Số 1 tượng trưng cho ngày 1/1/1990

Số 2 tượng trưng cho ngày 2/1/1990

Số 3 tượng trưng cho ngày 3/1/1990

Số 42005 tượng trưng cho ngày 1/1/2015 (vì ngày 1/1/2015 cách ngày 1/1/1990 đúng 42,005 ngày)

Số 2958465 tượng trưng cho ngày 31/12/9999

3. Thời gian trong Excel

Thời gian (giờ phút giây) được ghi nhận là số thập phân trong Excel, giữa .0 và .99999, tượng trưng cho số thời gian được phân chia trong ngày, trong đó:

Số 0 tượng trưng cho 00:00:00

Số 0.25 tượng trưng cho 06:00 sáng

Số 0.5 tượng trưng cho 12:00 trưa

Số 0.541655093 tượng trưng cho 12:59:59 tối

Excel lưu trữ thời gian và ngày tháng trong Excel được lưu trữ là số nguyên + số thập phân tượng trưng cho ngày tháng và số giờ tương ứng. Ta có thể xem ví dụ dưới đây:

Số 1.25 là 1/1/1900 vào lúc 6:00 sáng

Số 42005.5 là ngày 1/1/2015 vào lúc 12:00 trưa.

4. Cách chuyển đổi ngày tháng thành số

Nếu bạn muốn biết dãy số biểu thị cho ngày tháng hay thời gian nào, bạn sẽ có 2 cách để thực hiện.

4.1. Cửa sổ định dạng ô (Format Cells)

Chọn ô chứa thông tin ngày tháng trong Excel, nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells và chọn tab General.

Nếu bạn muốn biết dãy số tượng trưng cho ngày tháng mà không có nhu cầu đổi ngày tháng thành số, hãy viết ra ãy số mà bạn nhìn thấy ở ô Sample và nhấn Cancel để đóng hộp thoại. Nếu bạn muốn đổi ngày tháng thành số, nhấn OK.

Cách chuyển đổi ngày tháng thành số trong Excel

Cách chuyển đổi ngày tháng thành số trong Excel

4.2. Chức năng Date value và Time value

Sử dụng chức năng DATE VALUE() để chuyển 1 thông tin ngày tháng trên Excel thành dãy số, ví dụ như =DATEVALUE(“1/1/2015”).

Sử dụng chức năng TIME VALUE() để chuyển thời gian thành số thập phân, ví dụ như =TIMEVALUE(“6:30 AM”). 

Để biết được dãy số hiển thị cả thông tin ngày và tháng, bạn có thể sử dụng cả 2 chức năng như sau:
=DATEVALUE(“1/1/2015”) & TIMEVALUE(“6:00 AM”).

Lưu ý. Vì dãy số bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 và số âm sẽ không được ghi nhận, những ngày tháng trước năm 1900 sẽ không thể chuyển đổi thành số trên Excel.

Nếu bạn điền thông tin đó vào trang tính, ví dụ như ngày 12/31/1899 (tức ngày 31 tháng 12 năm 1899, trong Excel tháng sẽ hiển thị trước), nó sẽ hiển thị là giá trị chữ thay vì là ngày tháng, nghĩa là bạn không thể chuyển đổi thành số theo cách thông thường. Để chắc chắn, bạn có thể sử dụng công thức =DATEVALUE(“12/31/1899”), kết quả nhận lại sẽ là  lỗi #VALUE!

Chúc các bạn thành công nhé.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ