Cải thiện thiết kế của biểu đồ Gantt trong Excel của bạn

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Cải thiện thiết kế của biểu đồ Gantt trong Excel của bạn

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Khi biểu đồ Gantt trong Excel bắt đầu được định hình, bạn có thể thêm vài bước cuối cùng để biểu đồ Gantt trong Excel của bạn trông thật lôi cuốn.

1. Xóa các khoảng trống bên trái biểu đồ Gantt trong Excel

Có lẽ bạn vẫn còn nhớ, lúc đầu các cột màu xanh dương hiển thị ngày bắt đầu nằm ở phía trên cùng biểu đồ Gantt trong Excel. Bây giờ bạn có thể xóa các khoảng trống để các nhiệm vụ di chuyển lại gần trục bên trái hơn.

Nhấp chuột phải vào Ngày bắt đầu đầu tiên trong bảng dữ liệu, rồi chọn Format Cells>General. Hãy viết số mà bạn thấy – đây là số hiển thị ngày tháng năm, trong trường hợp của tôi là 41730. Có lẽ bạn đã biết, Excel lưu trữ ngày tháng năm dưới dạng các con số dựa trên số thứ tự của ngày tính từ ngày 1 tháng Một năm 1900. Hãy nhấp Cancle vì bạn không muốn thực hiện thay đổi gì ở đây cả.

Nhấp vào bất kỳ ngày nào – ngày nằm phía trên cột nhiệm vụ của biểu đồ Gantt. Một nhấp chuột sẽ chọn tất cả các ngày, bạn nhấp chuột phải vào chúng rồi chọn Format Axis từ bảng chọn nội dung.

Bên dưới Axis Options, hãy thay đổi Minimum thành Fixed rồi gõ số mà bạn lưu giữ ở bước trước.

2. Điều chỉnh số ngày trên biểu đồ Gantt trong Excel

Trong cùng cửa sổ Format Axis mà bạn đã sử dụng ở bước trước, hãy thay đổi Major unit và Minor unit thành Fixed, rồi thêm các con số mà bạn muốn dùng cho khoảng cách giữa các ngày. Thông thường, khoảng thời gian dự án càng ngắn, thì con số bạn dùng càng nhỏ. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị mỗi ngày, hãy nhập 2 vào Major unit. Bạn có thể thấy cài đặt của tôi trong ảnh chụp màn hình dưới đây.

Lưu ý. Trong Excel 2013 và Excel 2016, không có các nút tròn Auto và Fixed, bạn chỉ cần gõ các con số vào hộp.

Mẹo. Bạn có thể thử nghiệm nhiều cài đặt cho đến khi bạn đạt được kết quả mong muốn. Đừng sợ sai bởi vì bạn luôn có thể chuyển về cài đặt mặc định bằng cách đổi thành Auto trong Excel 2010 và 2007, hay nhấp Reset trong Excel 2013.

3. Xóa các khoảng trắng giữa các cột biểu đồ Gantt trong Excel

Thu nhỏ các cột nhiệm vụ sẽ giúp biểu đồ Gantt trong Excel trông đẹp hơn.

Chọn cột màu cam bằng cách nhấp vào bất kỳ cột nào có màu cam, nhấp chuột phải rồi chọn Format Data Series.

Trong hộp thoại Format Data Series, cài đặt Seperated thành 100% và Gap Width thành 0% (hay gần 0%).

Và đây là kết quả sau những nỗ lực – một biểu đồ Gantt đơn giản nhưng rất đẹp:

Hãy nhớ rằng, mặc dù biểu đồ Excel trông giống biểu đồ Gantt, nhưng nó vẫn có các tính năng tiêu biểu của một biểu đồ Excel chuẩn:

Biểu đồ Gantt trong Excel sẽ thay đổi kích thước khi bạn thêm hay xóa nhiệm vụ.

Bạn có thể thay đổi Ngày bắt đầu hay Khoảng thời gian, biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh theo các thay đổi.

Bạn có thể lưu biểu đồ Gantt dưới dạng hình ảnh hay chuyển thành HTML rồi hiển thị trực tuyến.

Mẹo: Xóa các khoảng trắng giữa các cột biểu đồ Gantt trong Excel

Bạn có thể thiết kế biểu đồ Gantt trong Excel theo nhiều cách khác nhau bằng cách thay đổi màu của các cột, màu viền bên ngoài, tạo bóng và thậm chí sử dụng định dạng 3-D. Tất cả lựa chọn này đều có sẵn trong cửa sổ Format Data Series (nhấp chuột phải vào cột trong khu vực biểu đồ rồi chọn Format Data Series từ bảng chọn nội dung).

Xóa các khoảng trắng giữa các cột biểu đồ Gantt trong Excel

Xóa các khoảng trắng giữa các cột biểu đồ Gantt trong Excel

Khi bạn có thiết kế tuyệt vời, có thể là ý tưởng tuyệt vời nếu bạn lưu biểu đồ Gantt trong Excel dưới dạng biểu đồ mẫu trong trường hợp bạn muốn dùng lại trong tương lai. Để làm điều này, hãy nhấp vào biểu đồ, đổi thành tab Design trên ribbon rồi nhấp Save as Template.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ