Hợp nhất dữ liệu trong Excel từ nhiều trang tính sang một trang tính

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Hợp nhất dữ liệu trong Excel từ nhiều trang tính sang một trang tính

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Cách nhanh nhất để hợp nhất dữ liệu trong Excel (nằm trong một bảng tính hoặc nhiều bảng tính) là sử dụng tính năng tích hợp sẵn Excel Consolidate.

Hãy xem xét ví dụ sau đây: Giả sử bạn có một số báo cáo từ các văn phòng chi nhánh công ty và bạn muốn hợp nhất vào một bảng tính để bạn có một báo cáo tổng doanh thu của tất cả các sản phẩm.

Như bạn thấy trong ảnh dưới đây, ba bảng tính cần hợp nhất có cấu trúc dữ liệu tương tự, nhưng các số hàng và cột khác nhau:

Để hợp nhất dữ liệu trong Excel thành một, hãy thực hiện các bước sau:

1. Sắp xếp dữ liệu nguồn

Để tính năng hợp nhất dữ liệu trong Excel hoạt động chính xác, phải đảm bảo rằng:·

  • Mỗi dãy (tập dữ liệu) bạn muốn hợp nhất nằm trên một bảng tính riêng biệt. Không đặt bất kỳ dữ liệu nào trên bảng tính mà bạn muốn hợp nhất.·
  • Mỗi trang có cùng bố cục, mỗi cột có tiêu đề và chứa dữ liệu tương tự.·
  • Không có hàng hoặc cột trống trong bất kỳ danh sách nào.

2. Chạy Excel Consolidate – Hợp nhất dữ liệu trong Excel

Trong bảng tính chính, nhấp vào ô bên trái phía trên, đi tới tab Data và nhấp Consolidate.

Chú ý: Bạn nên hợp nhất dữ liệu vào một trang trống. Nếu bảng tính chính của bạn đã có một số dữ liệu, đảm bảo có đủ không gian (các hàng và cột trống) để chứa dữ liệu được hợp nhất.

3. Cấu hình hợp nhất dữ liệu trong Excel

Khi hộp thoại Consolidate xuất hiện, bạn thực hiện như sau:

  • Trong hộp Function, chọn một trong các hàm mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất dữ liệu của mình (Count, Average, Max, Min, v.v …). Trong ví dụ này, chúng ta chọn Sum.
  • Trong hộp Reference box, nhấp vào biểu tượng Thu gọnvà chọn vùng ở trang tính đầu tiên. Sau đó nhấp vào nút Add để thêm các vùng khác. Lặp lại bước này cho tất cả các vùng bạn muốn hợp nhất.

Nếu một hoặc một số trang nằm ​​trong một bảng tính khác, hãy nhấp vào Browse để tìm bảng tính.

Cấu hình hợp nhất dữ liệu trong Excel

Cấu hình hợp nhất dữ liệu trong Excel

4. Cấu hình Update settings

Cũng trong hộp thoại Consolidate, hãy chọn bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

  • Chọn Top row và / hoặc Left column phía dưới Use labels in nếu bạn muốn sao chép tên hàng và / hoặc tên cột từ các trang tính gốc vào trang hợp nhất.
  • Chọn Create links to source data check nếu bạn muốn dữ liệu hợp nhất cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi. Trong trường hợp này, Excel sẽ tạo liên kết tới bảng tính nguồn của bạn và thể hiện như ảnh sau:

Nếu bạn mở rộng nhóm (bằng cách nhấp vào biểu tượng “+”), sau đó nhấp vào ô có chứa giá trị, trên thanh công thức sẽ thể hiện một liên kết đến dữ liệu nguồn.

Như bạn thấy, tính năng hợp nhất dữ liệu trong Excel rất hữu ích để tập hợp dữ liệu từ nhiều trang tính. Tuy nhiên, nó có một vài hạn chế. Cụ thể, nó chỉ hoạt động khi các giá trị là số và luôn gộp chúng lại bằng nhiều cách (sum, count, average, vv…)

Nếu bạn muốn kết hợp các trang tính trong Excel bằng cách sao chép dữ liệu, chức năng này không hiệu quả. Để kết hợp vài trang tính, bạn có thể chỉ cần kĩ năng copy/paste. Nhưng nếu bạn cần kết hợp hàng chục trang tính, thì sai sót trong việc copy/paste thủ công là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn sử dụng một trong các kỹ thuật sau để tự động hợp nhất.

Chúc bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ