Hướng dẫn các kỹ thuật sao chép công thức trong Excel theo ý muốn

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Hướng dẫn các kỹ thuật sao chép công thức trong Excel theo ý muốn

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài cách khác nhau để sao chép công thức trong Excel – cách copy công thức bằng việc kéo cột dọc, cách copy với tất cả các ô được chọn, cách copy một công thức chính xác mà không làm thay đổi tham chiếu ô hay format, và nhiều cách thức khác nữa.

1. Sao chép công thức trong Excel bằng cách kéo cột dọc

Microsoft Excel cung cấp một cách rất nhanh để sao chép công thức bằng cách kéo cột dọc. Bạn chỉ cần làm như sau:

  • Điền công thức vào ô trên cùng
  • Chọn ô có công thức, lúc này ô được chọn sẽ chuyển thành màu đen. Kéo chuột đến hình vuông nhỏ nằm ở góc bên phải dưới cùng của ô màu đen được chọn (hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle). Fill handle sẽ đổi thành một dấu cộng màu đen đậm.
  • Giữ và kéo fill handle xuống cột dọc đến hết ô bạn muốn sao chép công thức.
Sao chép công thức trong Excel bằng cách kéo cột dọc

Sao chép công thức trong Excel bằng cách kéo cột dọc

Với cách thức tương tự, bạn có thể kéo công thức vào các ô liên kề ở phía bên phải, bên trái hay lên trên.

Nếu công thức có một tham chiếu ô tương đối (relative cell references – tham chiếu không có ký hiệu $), nó sẽ tự động thay đổi dựa trên vị trí tương đối của hàng và cột. Vì vậy, sau khi copy công thức, hãy chắc chắn rằng tham chiếu ô đã được điều chỉnh hợp lý và mang lại kết quả mà bạn cần. Nếu cần thiết, hãy chuyển đổi giữa tham chiếu ô tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp bằng cách dùng phím F4.

Trong ví dụ nêu trên, để chắc chắn công thức đã được sao chép một cách chính xác, ãy chọn một vài ô ở cột C, ví dụ như C4 và xem tham chiếu ô trên thanh công thức. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây, công thức đã đúng, hợp lý và chính xác với hàng 4:

2. Cách sao chép công thức trong Excel bằng cách kéo cột dọc mà không sao chép định dạng

Việc kéo cột dọc không chỉ giúp sao chép công thức mà còn sao chép luôn định dạng của ô gốc như màu nền, các ký hiệu tiền tệ, số thập phân được hiển thị,… Trong hầu hết các trường hợp, điều này không tạo thành vấn đề gì, nhưng đôi khi nó có thể làm rối loạn định dạng của ô nhận công thức được sao chép sang. Một ví dụ quen thuộc là việc toàn bộ cột dọc đã bị đổ màu như trong ảnh dưới đây.

Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn hãy kéo fill handle như hướng dẫn ở trên, sau đó thả ra, click vào menu thả trong phần Auto Fill Option và chọn Fill Without Formating.

3. Sao chép công thức trong Excel cho toàn bộ cột

Như bạn đã thấy, fill handle giúp cho việc sao chép công thức trong Excel thực sự đơn giản. Nhưng nếu bạn cần sao chép công thức cho một trang tính dài 1000 dòng thì sao, việc kéo thả công thức đối với hàng trăm cột dường như không hợp lý cho lắm. Excel vì vậy sẽ có một vài phương án nhanh giải quyết trường hợp này.

4. Click chuột đôi vào dấu cộng để copy cho toàn bộ cột

Để điền công thức cho toàn bộ cột, bạn hãy click chuột đôi vào biểu tượng dấu cộng thay vì kéo thả. Với những ai đã bỏ qua phần đầu tiên của bài hướng dẫn này, các bước chi tiết sẽ có ở dưới đây.

Để sao chép công thức cho toàn bộ cột, bạn hãy:

  • Điền công thức vào cột đầu tiên
  • Di con trỏ chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn sẽ xuất hiện một dấu cộng, click chuột đôi vào dấu cộng đó.

Lưu ý. Cách làm này sẽ sao chép công thức cho tới tất cả các cột có dữ liệu ở bên trái. Nghĩa là, miễn là ở các cột bên trái có dữ liệu, Excel sẽ tiếp tục copy công thức. Khi nào có một hàng trông, việc điền tự động sẽ dừng lại. Vì vậy, nếu Excel của bạn có bất cứ một hàng trống nào, bạn sẽ phải lặp lại quy trình ở trên để tiếp tục copy công thức:

5. Cách sao chép công thức trong Excel nhưng không định dạng

Như bạn đã biết, khi sao chép công thức trong Excel bằng các kéo cột dọc trong Excel, bạn có thể dùng cách điền công thức mà không định dạng, giúp bạn copy công thức mà vẫn giữ được định dạng của ô. Công cụ copy – paste của Excel còn có cách thức linh hoạt hơn để có thể paste được công thức như bạn muốn.

  • Chọn ô có chứa công thức
  • Sao chép ô đó bằng việc nhấn phím Ctrl + C. Cách khác, bạn có thể click chuột phải vào ô và chọn copy, hoặc click vào ô Copy trên thanh Home > Clipboard.
  • Chọn tất cả các ô bạn muốn sao chép công thức.
  • Click chuột phải vào các ô được chọn và chọn Formulas ở mục Paste Options.

Bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn bằng cách click vào hình mũi tên ở ô Paste nằm ở góc trái trên cùng của bảng tính. Tương tự, bạn có thể chọn Formulas & Number Formatting để paste duy nhất công thức và định dạng số như phần trăm, ký hiệu tiền tệ như ảnh dưới đây:

Mẹo. Nếu bạn không chắc cách paste nào là phù hợp nhất, bạn hãy di chuột đến những biểu tượng khác nhau mà không click vào, Excel sẽ hiện phần xem thử để bạn có thể lựa chọn.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ