Hướng dẫn sử dụng Autofill trong Excel 2010, 2013, 2016

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Hướng dẫn sử dụng Autofill trong Excel 2010, 2013, 2016

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năng Autofill trong Excel. Bạn sẽ biết cách tự động điền chuỗi số, ngày tháng hoặc các dữ liệu khác, tạo và sử dụng danh sách tùy chọn trong Excel 2010, 2013, 2016.

1. Sử dụng tùy chọn Autofill trong Excel để điền vào một dãy trong Excel 2010-2016

Chức năng tự động điền trong Excel sẽ giúp bạn sao chép cùng một giá trị xuống hoặc điền một chuỗi số hoặc giá trị văn bản. Đây là một phần không thể thay thế của tuỳ chọn Autofill. Chức năng này hiển thị là một hình vuông nhỏ nằm góc phải bên dưới ô hoặc vùng dữ liệu được chọn (fill handle)

 

Thao tác rất đơn giản. Bất cứ khi nào bạn cần điền chuỗi giá trị vào các ô liền kề, bấm vào hình vuông nói trên và con trỏ chuột sẽ hiển thị thành dấu thập màu đen (+), kéo chuột theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn thả chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền giá trị dựa trên mẫu bạn chỉ định.

Một trong những câu hỏi thường gặp là: Làm thế nào tự động điền số trong Excel? Số có thể là ngày tháng, thời gian, thứ, tháng, năm…

Ví dụ, bạn cần tiếp tục một dãy số, hãy nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và kéo fill handle để sao chép dữ liệu sang vùng được chỉ định.

Tự động điền còn có thể áp dụng cho bất kỳ dãy số số học nào mà các số trong dãy cách nhau cùng lượng đơn vị. Ví dụ 3, 9, 15… (cách nhau 6 đơn vị).

Ngoài ra, nó còn được sử dụng cho các ô tính không liên quan với nhau về mặt số học, như ví dụ dưới đây.

2. Tất cả tuỳ chọn Autofill trong Excel – cách tối ưu hóa Fill Handle

2.1. Nhấn đúp chuột để tự động điền vùng dữ liệu lớn

Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu khổng lồ, cụ thể là một danh sách họ và tên, bạn cần chỉ định một con số cho mỗi tên. Bạn có thể hoàn thành thao tác trong nháy mắt bằng cách nhập vào hai số đầu tiên và nhấn đúp chuột vào fill handle.

Tất cả tuỳ chọn Autofill trong Excel – cách tối ưu hóa Fill Handle

Tất cả tuỳ chọn Autofill trong Excel – cách tối ưu hóa Fill Handle

Chú ý. Cách này chỉ có hiệu quả trong trường hợp sau. Nếu vùng dữ liệu cần tự động điền nằm kế các cột có chứa dữ liệu, Excel sẽ xem xét cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong vùng dữ liệu cần được điền. Lưu ý rằng nó sẽ điền dựa trên cột dài nhất trong trường hợp cột bên cạnh vùng dữ liệu trống cần điền có chứa giá trị.

2.2. Autofill trong Excel – điền vào một chuỗi giá trị dạng text

Autofill có thể sao chép dữ liệu mang giá trị number hoặc text.

2.3. Tạo danh sách tùy chọn bằng Autofill trong Excel

Nếu nội dung điền vào các ô tính tương tự nhau, bạn có thể lưu nó thành danh sách tùy chọn và để Excel tự động điền các giá trị trong danh sách này vào các ô tính.

  1. Nhập tiêu đề và hoàn thanh danh sách.

Chú ý. Một danh sách tùy chọn có thể chứa giá trị text hoặc giá trị text cùng với giá trị số. Nếu bạn cần danh sách chỉ chứa giá trị số, hãy tạo danh sách số nhưng định dạng kiểu text.

  1. Chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo.
  2. Trong Excel 2003, đi đến Tools > Options > Custom lists

Trong Excel 2007, nhấn chọn nút Office > Excel options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống đến khi bạn thấy Edit Custom Lists… trong phần General.

Trong Excel 2010-2013, nhấn chọn File > Options > Advanced > lăn con trỏ chuột xuống phần General để tìm nút Edit Custom Lists… 

  1. Khi bạn đã chọn vùng dữ liệu chứa danh sách vừa tạo, bạn có thể thấy địa chỉ của nó trong phần Import list from cells…

 

  1. Nhấn nút Import để thấy nội dung danh sách tùy chọn của bạn trong cửa sổ Custom lists.

  1. Cuối cùng, nhấn OK > OK để lưu danh sách.

Khi bạn cần tự động điền danh sách này, gõ tiêu đề của danh sách vào ô cần điền, Excel sẽ tự động điền các giá trị từ danh sách khi bạn fill handle vùng dữ liệu bạn muốn.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ