Làm thế nào để tạo ra một danh sách tùy chọn trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Làm thế nào để tạo ra một danh sách tùy chọn trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Về tổng thể, có 4 cách để thực hiện một danh sách tùy chọn trong Excel, và tất cả chúng đều có những điểm mạnh và yếu riêng. Dưới đây là sơ lược những ưu điểm và nhược điểm chính cũng như hướng dẫn chi tiết từng bước cho từng phương pháp thực hiện một danh sách tùy chọn trong Excel.

1. Tạo danh sách tùy chọn trong Excel có giá trị được phân tách bằng dấu phẩy

Đây là cách nhanh nhất để tạo danh sách tùy chọn chỉ trong 3 bước trên tất cả các phiên bản Excel 2013, 2010, 2007 và 2003.

2. Chọn một ô hoặc dãy ô cho danh sách tùy chọn trong Excel của bạn

Bạn bắt đầu bằng cách chọn một ô hoặc nhiều ô mà bạn muốn danh sách tùy chọn trong Excel xuất hiện. Đây có thể là một ô duy nhất, một dải ô hoặc toàn bộ cột. Nếu bạn chọn toàn bộ cột, một danh sách tùy chọn sẽ được tạo ra trong mỗi ô của cột đó, đó gọi là một trình tiết kiệm thời gian, ví dụ như khi bạn cần tạo bảng câu hỏi.

Bạn thậm chí có thể chọn các ô không tiếp giáp bằng cách nhấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn ô bằng chuột.

3. Sử dụng Excel Data Validation để tạo một danh sách tùy chọn trong Excel

Trên thanh cuộn của Excel, hãy chuyển đến tab Data > Data Tools và nhấp vào Data Validation.

4. Nhập vào mục danh sách tùy chọn trong Excel và chọn các tùy chọn

Trong cửa sổ Data Validation, trên tab Settings, hãy thực hiện theo các bước sau:

  • Trong hộp Allow, chọn List.
  • Trong hộp Source, nhập các mục mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tùy chọn của bạn phân cách nhau bằng dấu phẩy (có hoặc không có dấu cách).
  • Đảm bảo chọn ô In-cell dropdown.
  • Theo tùy chọn, chọn Ignore blanks nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô.
  • Nhấp OK và bạn đã hoàn tất!
Nhập vào mục danh sách tùy chọn trong Excel và chọn các tùy chọn

Nhập vào mục danh sách tùy chọn trong Excel và chọn các tùy chọn

Bây giờ, người dùng Excel chỉ cần nhấp vào mũi tên bên cạnh một ô có danh sách tùy chọn, và sau đó chọn các mục có trong đó.

Vậy là danh sách tùy chọn của bạn đã sẵn sàng trong chưa đầy một phút. Tuy nhiên, đây không phải là cách tốt nhất để tạo một danh sách tùy chọn của Excel, đặc biệt trong trường hợp bạn muốn cùng một danh sách xuất hiện trong nhiều ô, và đây là lý do tại sao …

Nếu bạn muốn chỉnh sửa danh sách tùy chọn Excel của bạn trong tương lai, bạn sẽ phải thay đổi tất cả các ô trích dẫn từ Data Validation. Đây không phải là vấn đề lớn nếu bạn chỉ có một vài ô như vậy nằm trên cùng một sheet, nhưng nếu bạn có hàng chục hoặc hàng trăm ô rải rác trên các bảng tính khác nhau, sẽ  tốn kha khá thời gian để tìm và chỉnh sửa chúng.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ