Tính năng Synkronizer trong việc so sánh hai tập tin trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tính năng Synkronizer trong việc so sánh hai tập tin trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Giờ hãy xem hiệu quả của Synkronizer trong việc so sánh hai tập tin trong Excel và xác định sự khác biệt giữa chúng.

Giả sử bạn đang tổ chức một số sự kiện và trong bảng Excel của bạn, bạn thu thập thông tin về những người tham gia như tên người tham gia, ngày đến, số chỗ ngồi và các chi tiết khác. Ngoài ra, bạn có một vài nhà quản lý tiếp xúc trực tiếp với người tham gia và cơ sở dữ liệu, và kết quả là bạn có 2 phiên bản của cùng một tệp Excel.

Để chạy Synkronizer Excel Compare, hãy chuyển tới tab Add-ins và nhấp vào biểu tượng Synchronizer 11.

Cửa sổ Synkronizer sẽ hiện lên ở phần bên trái của cửa sổ Excel, ở đó bạn thực hiện 5 bước sau:

1. Chọn 2 bảng tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

Chọn 2 bảng tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

Chọn 2 bảng tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

2. Chọn trang tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

Nếu bảng tính đã chọn có bất kỳ tờ nào có cùng tên, tất cả các trang tính này sẽ được kết hợp và tự động chọn để so sánh (như tờ Participants trong ảnh chụp màn hình bên dưới).

Ngoài ra, bạn có thể tự chọn các bảng tính mà bạn muốn so sánh hai tập tin trong Excel, hoặc hướng dẫn các add-in phù hợp với các bảng tính theo các tiêu chí khác, ví dụ theo loại bảng tính – tất cả, được bảo vệ, hoặc ẩn.

Chọn trang tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

Chọn trang tính cần so sánh hai tập tin trong Excel

Khi bạn đã chọn các trang tính, tiện ích Synkronizer sẽ mở chúng cạnh nhau, được sắp xếp theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc, như trong View Side by Side của Excel.

3. Chọn một trong các tùy chọn so sánh hai tập tin trong Excel

– So sánh dạng các bảng tính bình thường – tùy chọn mặc định hoạt động trong hầu hết các trường hợp.

– So sánh với các tùy chọn liên kết – nếu các trang tính được chọn không chứa bất kỳ hàng hoặc cột mới hoặc đã bị xóa, bạn có thể so sánh chúng “1 trên 1”.

– So sánh dạng cơ sở dữ liệu – có thể dùng để so sánh các trang tính có cấu trúc cơ sở dữ liệu.

– So sánh các phạm vi đã chọn – nếu bạn không muốn so sánh toàn bộ các trang tính, hãy xác định phạm vi cần được so sánh.

4. Chọn loại nội dung cần so sánh (tùy chọn)

Trên tabSelect tab > Compare, bạn có thể chọn (các) loại nội dung liên quan đến công việc hiện tại của bạn:

– Ở phần Content, bạn có thể chọn các nhận xét và tên (ngoài giá trị, công thức và các giá trị tính toán được so sánh theo mặc định).

– Ở phần Formats, bạn chọn định dạng ô như sắp xếp, điền, phông chữ, đường viền,…

– Tùy chọn Filters cho phép bạn lọc ra sự khác biệt mà bạn không muốn hiển thị. Ví dụ: bạn có thể bỏ qua trường hợp, khoảng cách hàng đầu hoặc dấu chấm, tất cả các công thức hoặc các công thức khác nhau có cùng kết quả, các hàng hoặc cột ẩn và hơn thế nữa.

5. Cuối cùng, nhấp vào nút Start màu đỏ lớn trên thanh thực đơn và tiến hành kiểm tra kết quả

Hình dung và phân tích sự khác biệt của 2 tập tin trong Excel

Thông thường chỉ cần cho Synkronizer vài giây là có thể so sánh 2 tờ và trình bày báo cáo tóm tắt ngắn gọn và báo cáo sự khác biệt chi tiết trên tab Results.

Trong một báo cáo tóm tắt, bạn có thể thấy tất cả những sự khác nhau trong nháy mắt: thay đổi trong cột, hàng, ô, nhận xét, định dạng và tên.

Để xem báo cáo chi tiết, chỉ cần nhấp vào loại sự khác biệt cụ thể trên báo cáo tóm tắt.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy báo cáo tóm tắt (ở phần phía trên của mục Results), và trình bày sự khác biệt ô (ở phần dưới của khung):

Ngay khi nhấp chuột vào một điểm khác biệt, bạn sẽ được đưa đến các ô tương ứng trên 2 trang tính bạn đang so sánh, như trong ảnh chụp màn hình dưới đây:

Ngoài ra, bạn có thể tạo một báo cáo sự khác biệt trong một bảng tính riêng, hoặc tiêu chuẩn hay siêu liên kết, và chuyển đến một sự khác biệt cụ thể với một cú nhấp chuột.

Chúc bạn thực hiện thành công!

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ