Tổng hợp những cách lọc dữ liệu trong Excel

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tổng hợp những cách lọc dữ liệu trong Excel

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cách lọc dữ liệu trong Excel theo các cách khác nhau: cách tạo bộ lọc cho giá trị ký tự, chữ số, ngày tháng năm, cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm, và cách lọc bằng màu sắc hay bằng giá trị của ô được chọn.

1. Cách lọc dữ liệu trong Excel – lọc số trong excel

Bộ lọc số trong Excel cho phép bạn xử lý dữ liệu số theo nhiều cách, bao gồm:

Lọc số bằng hay không bằng một số nhất định.

Lọc số, lớn hơn, nhỏ hơn, hay nằm giữa các số nhất định.

Lọc 10 số đầu hay 10 số cuối.

Lọc các ô có chứa số lớn hơn hay nhỏ hơn giá trị trung bình.

Ảnh chụp màn hình dưới đây cho thấy tất cả bộ lọc số có sẵn trong Excel.

Cách lọc dữ liệu trong Excel - lọc số trong excel

Cách lọc dữ liệu trong Excel – lọc số trong excel

Ví dụ, để tạo bộ lọc chỉ hiển thị các đơn hàng có tổng tiền lớn hơn 6 triệu đồng nhưng không quá 7 triệu đồng, hãy thực hiện các bước sau:

Nhấp mũi tên lọc tự động ở tiêu đềcột, rồi trỏ vào Bộ lọc Số.

Hãy chọn một toán tử so sánh phù hợp từ danh sách, trong ví dụ này là Giữa…

Trong hộp thoại Custom AutoFilter, hãy nhập giá trị biên nhỏ hơn và giá trị biên lớn hơn. Theo mặc định, Excel gợi ý sử dụng toán tử so sánh “Lớn hơn hay bằng” và “Nhỏ hơn hay bằng”. Bạn có thể đổi chúng thành “Lớn hơn” và “Nhỏ hơn” nếu bạn thêm giá trị biên vào.

Nhấp OK.

Kết quả là, chỉ những đơn hàng có giá tiền từ 6 triệu đồng đến 7 triệu đồng mới được hiển thị.

2. Cách lọc ngày tháng năm trong Excel

Bộ lọc ngày tháng năm trong Excel cung cấp vô số các lựa chọn cho phép bạn lọc các hồ sơ trong khoảng thời gian nhất định nhanh chóng và dễ dàng.

Một cách mặc định, Bộ lọc dữ liệu trong Excel nhóm ngày tháng năm lại trong một cột xác định theo mẫu năm, tháng, và ngày. Bạn có thể mở rộng hay thu nhỏ các mức độ khác nhau bằng cách nhấp vào dấu cộng hay dấu trừ nằm bên cạnh nhóm. Việc chọn hay xóa các nhóm ở cấp độ cao hơn sẽ chọn hay xóa dữ liệu ở cùng cấp độ. Ví dụ, nếu bạn xóa hộp kế bên 2016, thì tất cả ngày tháng năm trong năm 2016 sẽ bị ẩn.

Bên cạnh đó, Bộ lọc Ngày Tháng Năm cho phép bạn hiển thị hay ẩn dữ liệu là ngày, tuần, tháng, quý, năm xác định, diễn ra trước hay sau ngày xác định, hay nằm giữa hai ngày xác định. Ảnh chụp màn hình dưới đây hiển thị tất cả bộ lọc ngày tháng năm có sẵn:

Thông thường, Bộ lọc ngày tháng năm trong Excel chạy chỉ bằng một cái nhấp chuột. Ví dụ để lọc hàng chứa hồ sơ trong tuần này, bạn chỉ cần trỏ chuột vào Bộ lọc Ngày Tháng Năm rồi nhấp Tuần này.

Nếu bạn chọn toán tử Bằng, Trước, Sau, Giữa hay Bộ lọc Tùy Chỉnh, thì cửa sổ hộp thoại Bộ lọc Tự động Tùy chỉnh tương tự sẽ xuất hiện, nơi mà bạn định rõ tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.

Ví dụ, để hiển thị tất cả hồ sơ của 10 ngày đầu tiên trong tháng tư năm 2016, hãy nhấp Giữa… rồi lập cấu hình cho bộ lọc theo cách này:

3. Cách lọc theo màu trong Excel

Nếu dữ liệu trong trang tính của bạn được định dạng một cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện, thì bạn có thể lọc dữ liệu trong Excel đó theo màu.

Việc nhấp mũi tên hướng xuống của bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo Màu có một hay nhiều lựa chọn, tùy vào việc cột của bạn có định dạng gì:

Lọc theo màu cột

Lọc theo màu phông chữ

Lọc theo biểu tượng ô

Ví dụ, nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau (xanh lá, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu cam, bạn có thể thực hiện theo cách này:

Nhấp mũi tên lọc ở ô tiêu đề, rồi chỉ vào Lọc theo Màu.

Nhấp vào màu muốn chọn – trong trường hợp này là màu cam.

Xong rồi! Chỉ một vài giá trị được định dạng với phông chữ màu cam mới được hiển thị và các hàng khác thì được ẩn tạm thời:

4. Cách lọc có tìm kiếm trong excel

Bắt đầu với Excel 2010, giao diện Bộ lọc có chứa hộp tìm kiếm –  hộp này khiến việc tìm kiếm chuỗi dữ liệu lớn dễ dàng hơn -việc này cho phép bạn nhanh chóng lọc các hàng chứa đúng ký tự, số, hay ngày tháng năm.

Giả sử bạn muốn xem qua hồ sơ cho các khu vực “miền đông”. Hãy nhấp mũi tên lọc tự động, rồi bắt đầu gõ từ “miền đông” vào hộp tìm kiếm. Bộ lọc Excel sẽ lập tức hiển thị tất cả vùng miền khớp với điều kiện tìm kiếm. Để hiển thị chỉ những hàng này, hoặc nhấp OK trong bảng chọn Bộ lọc Tự động của Excel, hoặc nhấp phím Enter trên bàn phím.

Để lọc dữ liệu trong Excel kèm theo nhiều điều kiện, hãy sử dụng bộ lọc dựa trên điều kiện tìm kiếm đầu tiên như được diễn giải ở trên, rồi gõ điều kiện thứ hai, ngay khi kết quả tìm kiếm hiển thị, hãy chọn hộp Thêm lựa chọn hiện tại vào bộ lọc, rồi nhấp OK. Trong ví dụ này, chúng ta thêm hồ sơ “miền tây” vào các hồ sơ “miền đông” đã được lọc trước đó:

Rất nhanh, đúng không nào? Chỉ ba cái nhấp chuột!

5. Lọc theo giá trị hay định dạng của ô được chọn

Một cách nữa để lọc dữ liệu trong Excel đó là tạo bộ lọc có điều kiện là nội dung hay định dạng của ô được chọn. Đây là cách thực hiện:

Nhấp chuột phải vào ô chứa giá trị, màu sắc, hay biểu tượng mà bạn muốn lọc dữ liệu.

Trong bảng chọn nội dung, trỏ vào Bộ lọc.

Chọn các lựa chọn mong muốn: lọc theo giá trị, màu sắc, màu phông chữ, hay biểu tượng của ô được chọn.

Trong ví dụ này, chúng ta lọc theo biểu tượng của ô được chọn:

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ