5 điều cần lưu ý khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

5 điều cần lưu ý khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Khi bạn sử dụng chức năng Save as Web Page của Excel, điều quan trọng là bạn hiểu các tính năng chính của nó làm việc như thế nào để tránh những sai lầm điển hình nhất và ngăn chặn các thông báo lỗi thông thường. Phần này cung cấp tổng quan nhanh về các tùy chọn bạn nên đặc biệt quan tâm khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML.

1. Chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML hỗ trợ các tập tin và siêu liên kết

Như bạn biết, các trang web thường chứa hình ảnh và các tệp hỗ trợ khác cũng như các siêu liên kết đến các trang web khác. Khi bạn chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML, Excel sẽ tự động quản lý các tệp và liên kết liên quan cho bạn và lưu chúng vào thư mục phụ trợ có tên WorkbookName_files .

Khi bạn lưu các tệp hỗ trợ như là các bullets, bảng biểu, và cấu trúc nền cho cùng một máy chủ, Excel sẽ duy trì tất cả các liên kết dưới dạng liên kết tương đối . Một liên kết tương đối (URL) đến một tệp trong cùng một trang web; Nó chỉ định tên tập tin hoặc thư mục gốc thay vì địa chỉ trang web đầy đủ (ví dụ: href = “/ images / 001.png”). Khi bạn xoá bất kỳ mục nào được lưu dưới dạng liên kết tương đối, Microsoft Excel sẽ tự động loại bỏ tệp tương ứng khỏi thư mục hỗ trợ.

2. Chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML sẽ thay đổi và lưu lại một trang Web

Về lý thuyết, bạn có thể lưu bảng tính Excel của bạn dưới dạng một trang Web, sau đó mở trang web đó trong Excel, chỉnh sửa và lưu lại tệp. Tuy nhiên, trong trường hợp này một số tính năng của Excel sẽ không còn hoạt động nữa. Ví dụ, bất kỳ biểu đồ có trong bảng tính của bạn sẽ trở thành hình ảnh riêng biệt và bạn sẽ không thể sửa đổi chúng trong Excel như thường lệ.

Vì vậy, tốt nhất là duy trì bảng tính Excel ban đầu của bạn, thay đổi trong bảng tính và lưu dưới đạng một bảng tính (.xlsx) trước tiên rồi sau đó lưu lại dưới dạng một tệp trang Web (.htm hoặc .html).

3. Tự động xuất bản một trang Web khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Nếu bạn chọn hộp kiểm AutoRepublish trong hộp thoại Publish As Web Page  trong Bước 8 ở trên, thì trang web của bạn sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn lưu bảng tính Excel. Đây là một lựa chọn thực sự hữu ích cho phép bạn luôn cập nhật bản sao trực tuyến khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML.

Nếu bạn đã bật tính năng AutoRepublish, một thông báo sẽ xuất hiện mỗi khi bạn lưu bảng tính yêu cầu bạn xác nhận xem bạn có muốn bật hoặc tắt AutoRepublish. Nếu bạn muốn bảng tính Excel tự động được xuất bản lại, thì hiển nhiên là phải chọn Enable… và nhấp vào OK.

Tuy nhiên, có một số trường hợp khi bạn không muốn tự động xuất bản lại bảng tính hoặc các mục đã chọn, ví dụ: nếu tệp Excel của bạn chứa thông tin bí mật hoặc đã được chỉnh sửa bởi ai đó không phải là nguồn đáng tin cậy. Trong trường hợp này, bạn có thể làm cho AutoRepublish tạm thời hoặc vĩnh viễn bị vô hiệu hóa.

3.1. Tạm thời vô hiệu hóa khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Để tạm thời vô hiệu hóa AutoRepublish, hãy chọn tùy chọn đầu tiên “Disable the AutoRepublish feature while this workbook is open” trong thông báo ở trên. Điều này sẽ tắt tự động tái xuất bản, nhưng nó sẽ được kích hoạt lần nữa khi bạn mở bảng tính.

3.2. Vô hiệu hóa khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Để luôn luôn vô hiệu hoá AutoRepublish cho tất cả hoặc các mục đã chọn, mở bảng tính Excel của bạn, chọn lưu dưới dạng trang Web và sau đó nhấp vào nút Publish . Trong danh sách Choose , bên dưới “Items to publish“, chọn mục mà bạn không muốn xuất bản lại và nhấp vào nút Remove.

Vô hiệu hóa khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Vô hiệu hóa khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

4. Tính năng Excel không được hỗ trợ trong các trang web

Thật đáng tiếc, một vài tính năng Excel rất hữu ích và phổ biến không được hỗ trợ khi bạn chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML:

Conditional formatting  không được hỗ trợ khi lưu một bảng tính Excel dưới dạng một Trang Web Đơn(.mht, .mhtml), vì vậy hãy chắc chắn lưu nó trong định dạng Web Page (.htm, .html). Thanh dữ liệu, chọn màu và các biểu tượng không được hỗ trợ ở định dạng trang web.

Rotated or vertical text không được hỗ trợ khi bạn xuất dữ liệu Excel trực tuyến dưới dạng trang Web. Bất kỳ văn bản đã xoay nào trong bảng tính của bạn sẽ được chuyển đổi sang văn bản ngang.

5. Các vấn đề phổ biến nhất khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML

Khi chuyển đổi dữ liệu Excel sang một trang web, bạn có thể gặp phải các vấn đề sau:

  • Nội dung của ô (văn bản) bị cắt ngắn hoặc không hiển thị hoàn toàn. Để ngăn văn bản bị cắt, bạn có thể tắt tùy chọn wrapped text  hoặc rút ngắn văn bản, hoặc mở rộng chiều rộng của cột, cũng sẽ đảm bảo văn bản được căn lề bên trái.
  • Các mục bạn lưu vào một trang Web hiện tại luôn xuất hiện ở cuối trangtrong khi bạn muốn chúng ở trên cùng hoặc ở giữa trang. Đây là biểu hiện thông thường khi bạn chọn lưu tệp Excel của bạn thành một trang web. Để di chuyển dữ liệu Excel của bạn đến một vị trí khác, bạn phải chỉnh sửa trang web trong một số trình soạn thảo HTML hoặc sắp xếp lại các mục trong bảng tính Excel và lưu lại dưới dạng một trang web mới.
  • Liên kết trên trang web bị hỏng. Lý do rõ ràng nhất là bạn đã chuyển trang web hoặc thư mục phụ trợ sang vị trí khác.
  • Một chữ (X) đỏ được hiển thị trên trang Web. Một chữ X màu đỏ cho thấy một hình ảnh, hoặc biểu đồ bị mất. Nó có thể bị hỏng vì lý do tương tự như siêu liên kết. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn luôn luôn giữ các trang web và thư mục phụ trợ trong cùng một vị trí.

Chúc bạn chuyển đổi dữ liệu Excel sang HTML thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ