Chuyển CSV sang Excel: các vấn đề và giải pháp

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Chuyển CSV sang Excel: các vấn đề và giải pháp

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Sự thiếu nhất quán tạo ra các vấn đề khác nhau mà bạn phải đối mặt khi cố gắng chuyển đổi một tệp Excel sang CSV và đặc biệt là khi nhập tệp CSV sang Excel. Ta hãy xem xét chúng và bắt đầu bằng một trong những vấn đề phổ biến nhất.

1. Tệp CSV không chính xác được hiển thị trong Excel

Triệu chứng. Bạn đang cố mở một tệp.csv trong Excel và tất cả dữ liệu hiển thị trong cột đầu tiên.

Nguyên nhân. Gốc của vấn đề là các bộ tách biệt khác nhau giữa cài đặt trong Windows regional and language của bạn và tệp csv. Ở Bắc Mỹ và một số quốc gia khác, List Separator mặc định là dấu phẩy. Trong khi ở các nước châu Âu, dấu phẩy (,) được coi như là Dấu phân số thập phân và List Separator được đặt thành dấu chấm phẩy (;).

Giải pháp. Có một số giải pháp cho vấn đề này, bạn có thể xem nhanh qua các đề xuất dưới đây và chọn một cái phù hợp nhất cho trường hợp cụ thể của mình.

1.1. Xác định dấu phân tách đúng trong tệp CSV sang Excel

Mở tệp CSV với bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào (ngay cả Notepad) và thêm văn bản dưới đây vào dòng đầu tiên. Lưu ý, nó phải là một dòng riêng biệt trước bất kỳ dữ liệu nào:

  • Để phân tách bằng dấu phẩy: sep =,
  • Để tách ra bằng dấu chấm phẩy: sep =;

Bạn có thể thiết lập bất kỳ dấu cách tuỳ chỉnh khác theo cùng một cách, chỉ cần gõ nó sau dấu bằng.

1.2. Chọn dấu tách cần thiết trong Excel

Trong Excel 2013 hoặc 2010, chuyển đến Data > Data Tools > Text To Columns…

Trình Convert Text to Column, chọn loại Delimited click Next. Sau đó chọn dấu tách cần thiết trong bước tiếp theo và nhấp Finish.

1.3. Thay đổi đuôi.csv thành.txt. 

Mở tệp.txt trong Excel sẽ khởi động Text Import Wizard và bạn có thể chọn bất kỳ dấu phân cách nào như đã nói trong phần nhập tệp csv vào Excel.

1.4. Mở dấu chấm phẩy phân cách tệp tin CSV với VBA

Dưới đây là một mã VBA mẫu để mở một tệp tin CSV được phân cách bằng dấu chấm phẩy trong Excel. Mặc dù mã đã được viết vài năm trước cho các phiên bản Excel cũ hơn (2000 và 2003), nếu bạn khá quen thuộc với VBA, bạn sẽ không gặp vấn đề với việc cập nhật nó hoặc sửa đổi cho tệp CSV được phân cách bằng dấu phẩy.

Chú ý. Tất cả các giải pháp trên chỉ thay đổi dấu tách cho một tệp tin CSV nào đó. Nếu bạn muốn thay đổi dấu phân tách mặc định một lần và cho tất cả, hãy tiếp tục với giải pháp 5.

1.5. Thay đổi dấu phân cách trong cài đặt Region and Language

Nhấp vào nút Start và mở Control Panel, sau đó nhấp Region and Language > Additional Settings. Cửa sổ hộp thoại Customize Format mở ra và bạn chọn dấu chấm (.) là Decimal symbol và dấu phẩy (,) là List separator.

Nhấp OK hai lần để đóng hai hộp thoại và bạn đã hoàn tất. Từ bây giờ Microsoft Excel sẽ mở và hiển thị tất cả các tệp CSV (được phân tách bằng dấu phẩy) một cách chính xác.

Chú ý. Thiết lập decimal và list separators mới trong Control Panel sẽ thay đổi các ký tự phân tách mặc định cho tất cả các chương trình trên máy tính của bạn, không chỉ Microsoft Excel.

2. Số không ở đầu bị mất khi mở tệp tin CSV sang Excel

Triệu chứng. Tệp.csv của bạn chứa các giá trị bằng số không ở đầu và những số không đó bị mất khi bạn mở tệp CSV sang Excel.

Nguyên nhân. Theo mặc định, Microsoft Excel hiển thị các tệp tin SCV ở định dạng General, loại bỏ các số không ở đầu.

Giải pháp. Thay vì mở tệp.csv trong Excel, hãy chạy Text Import Wizard để chuyển CSV sang Excel.

Trong bước 3 của Text Import Wizard, chọn các cột có chứa các giá trị số không ở đầu và thay đổi định dạng của cột thành Text. Điều này chuyển CSV sang Excel và giữ tất cả các số không ở đầu.

Số không ở đầu bị mất khi mở tệp tin CSV sang Excel

Số không ở đầu bị mất khi mở tệp tin CSV sang Excel

3. Excel chuyển đổi một số giá trị sang ngày khi mở tệp tin CSV

Triệu chứng. Một số giá trị trong tệp .csv trông giống ngày tháng và Excel tự động chuyển đổi các giá trị như vậy từ văn bản sang ngày.

Nguyên nhân. Như đã đề cập ở trên, Excel sẽ mở các tệp tin CSV ở định dạng General và chuyển đổi các giá trị xảy ra giống như ngày tháng từ văn bản sang ngày. Ví dụ: nếu bạn đang mở một tệp .csv chứa thông tin đăng nhập của người dùng, các mục tương tự như apr23 sẽ được chuyển đổi thành ngày tháng trong Excel.

Giải pháp. Chuyển CSV sang Excel bằng cách chạy Text Import Wizard (Data tab > From Text). Trong bước 3, chọn các cột với các bản ghi trông giống như ngày tháng và thay đổi định dạng của cột thành Text.

Nếu bạn muốn làm ngược lại, tức là bạn muốn các giá trị trong một cột nào đó được chuyển đổi thành ngày trong Excel, thì đặt định dạng của cột đó là Date và chọn định dạng ngày mong muốn.

4. Làm thế nào để nhập khẩu nhiều file CSV sang Excel

Như đá nói, Microsoft Excel cho phép mở một số tệp tin CSV bằng cách sử dụng lệnh Open.

  1. Bạn nhấp vào File > Openvà chọn ext Files (*.prn, *.txt, *.csv) từ danh sách thả xuống ở góc dưới bên phải.
  2. Để chọn nhiều tệpliền nhau, nhấp vào tệp đầu tiên, giữ phím Shift, rồi nhấp vào tệp cuối cùng. Cả hai tệp được nhấp chuột cũng như tất cả các tệp ở giữa sẽ được chọn.

Còn nếu chọn nhiều tệp không liền kề, giữ phím Ctrl và nhấp vào từng tệp.csv mà bạn muốn mở.

  1. Với nhiều tệp CSV được chọn, nhấp vào nút Open.
Làm thế nào để nhập khẩu nhiều file CSV sang Excel

Làm thế nào để nhập khẩu nhiều file CSV sang Excel

Phương pháp này đơn giản và nhanh chóng nhưng có một vấn đề nhỏ – nó mở ra từng tập tin CSV như một bảng tính Excel riêng biệt. Trong thực tế, chuyển đổi qua lại giữa các tập tin Excel có thể bất tiện và khó khăn.

Chúc bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ