Tổng hợp những cách chuyển đổi dữ liệu trong Excel hiệu quả

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tổng hợp những cách chuyển đổi dữ liệu trong Excel hiệu quả

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn nhiều cách khác nhau để chuyển đổi dữ liệu trong Excel đơn giản, hiệu quả.

1. Cách tách ngày tháng và giờ trong Excel

Như thường thấy, trang tính Excel có thể chứa ngày tháng và thời gian trong cùng một ô tính, trong khi bạn muốn tách chúng ra thành hai ô riêng biệt.

Hãy nhớ rằng trong hệ thống Excel, giá trị ngày tháng được hiển thị ở phần nguyên và giá trị thời gian được hiển thị thành phần lẻ thập phân. Bạn có thể xuất giá trị ngày tháng bằng hàm INT – hàm này sẽ làm tròn ô tính theo giá trị nguyên gần nhất.

Giả sử ngày tháng và thời gian gốc trong cột A, công thức sau sẽ hoàn thành việc tách:

=INT(A2)

Để xuất phần thời gian, trừ kết quả mới nhận được cho giá trị ngày tháng và thời gian gốc :

=A2-B2

Cột A chứa giá trị thời gian và ngày tháng gốc, cột B chứa giá trị ngày tháng được tính bởi hàm INT.

Nếu bạn không muốn giá trị thời gian liên kết với phần ngày tháng (ví dụ, bạn có thể muốn xóa cột ngày tháng sau này), bạn có thể sử dụng hàm MOD, công thức như sau:

=MOD(A2,1)

 

Chú ý. Nếu phần ngày tháng và thời gian không hiển thị theo ý bạn, thay đổi định dạng của cột mới lần lượt thành Date và Time.

2. Cách viết thời gian bằng chữ trong Excel

Đôi khi, bạn cần chuyển đổi thời gian thành định dạng “# ngày, # giờ, # phút và # giây”. Như vậy, bạn đã biết các thành phần của công thức:

  • Sử dụng hàm INT để xuất ngày
  • Sử dụng hàm HOUR, MINUTE và SECOND để xuất các đơn vị tương ứng.
  • Kết nối tất cả thành phần trong công thức

Giả sử bạn có thời điểm tổ chức sự kiện trong cột B bắt đầu từ ô B4, và ngày tháng thời gian hiện tại trong ô B1 là kết quả của hàm =NOW().

Công thức để tính chênh lệch thời gian rất đơn giản= B4- $B$1. Tất nhiên, không có gì ngăn cản bạn trừ thời điểm hiện tại trực tiếp với = B4-NOW().

Bây giờ, hãy tạo một bộ đếm hiển thị số ngày, giờ, phút và giây còn lại đến khi mỗi sự kiện xảy ra.

Công thức trong ô D4 như sau :

=INT(C4) & ” days, ” & HOUR(C4) & ” hours, ” & MINUTE(C4) & ” minutes and ” & SECOND(C4) & ” seconds”

Nếu bạn bỏ giá trị 0 như trong ô D6, D7 ở trên, hãy thêm hàm IF vào như sau:

=IF(INT(C4)>0, INT(C4)&” days, “,””) & IF(HOUR(C4)>0, HOUR(C4) & ” hours, “,””) & IF(MINUTE(C4)>0, MINUTE(C4) & ” minutes and “,””) & IF(SECOND(C4)>0, SECOND(C4) & ” seconds”,””)

Tất cả giá trị 0 đã được loại bỏ.

Chú ý. Khi một trong các công thức trên ra số âm, lỗi #NUM! sẽ xuất hiện. Điều này xảy ra khi bạn lấy giá trị nhỏ hơn trừ cho thời gian lớn hơn.

3. Chuyển đổi định dạng text thành time trong Excel

Nếu công thức thời gian và các phép tính không áp dụng được, lỗi định dạng text cho giá trị thời gian có thể là nguyên nhân. Cách nhanh nhất để chữa lỗi là sử dụng hàm TIMEVALUE.

=TIMEVALUE(time_text)

Time_text là chuỗi text mà Excel có thể nhận biết được trong bất kỳ định dạng thời gian nào, ví dụ:

=TIMEVALUE(“6:20 PM”)

=TIMEVALUE(“6-Jan-2015 6:20 PM”)

=TIMEVALUE(A2), trong đó ô A2 chứa chuỗi text.

Như bạn thấy, công thức chứa ô tham chiếu chuỗi text tương ứng cung cấp kết quả giống hệt nhau. Ngoài ra, hãy chú ý đến chuỗi thời gian (giá trị text) được căn lề trái trong ô A2 và A6, được căn lề phải sau khi chuyển đổi thành định dạng time trong cột D.

4. Chuyển đổi định dạng time thành text trong Excel

Giả sử, tệp Excel của bạn được định dạng time như “8:30:00 AM” và bạn muốn chuyển chúng thành định dạng text. Việc thay đổi định dạng ô sang text không thể áp dụng được bởi vì điều này sẽ thay đổi giá trị thời gian thành dạng số. Ví dụ: 8:30:00 AM sẽ được chuyển đổi thành số thập phân 0.354166666666667

Sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi giá trị số thành text, ví dụ:

=TEXT($A2,”h:mm:ss”)

Hình dưới đây minh họa một số kiểu định dạng khác:

Chuyển đổi định dạng time thành text trong Excel

Chuyển đổi định dạng time thành text trong Excel

5. Chuyển đổi định dạng number thành time trong Excel

Nếu bạn có danh sách các số như 1, 2, 3.5 và bạn muốn chuyển đổi chúng thành định dạng giờ, ví dụ 1:00:00, 2:00:00 or 3:30 AM, thực hiện theo các bước sau:

  1. Chia các số cho 24 (24 là số giờ mỗi ngày). Công thức =A2/24
  2. Chọn các ô tính chứa kết quả công thức, nhấp phải và chọn Format Cells hoặc nhấn Ctrl + 1. Hộp thoại Format Cellsxuất hiện, chọn Timeở phía bên trái bảng bên dưới Category, và chọn định dạng bạn muốn ở phía bên phải bảng bên dưới Type.

Chúc bạn thực hiện thành công.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ