Tổng hợp các cách chuyển bài thuyết trình trong Powerpoint

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tổng hợp các cách chuyển bài thuyết trình trong Powerpoint

Power Point

Thủ thuật

Bài viết trình bày cách chuyển bài thuyết trình sang các định dạng khác, và một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình như lưu trữ, chọn định dạng tập tin và thiết lập mật mã.

1. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video (.wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ xử lý phim để chuyển đổi sang các định dạng video khác như .avi, .mov,…

Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình.

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video các bước thực hiện như sau:

b1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video.

b2. Vào ngăn File

b3. Chọn lệnh Share

b4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video

b5. Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share. Có 3 lựa chọn cho bạn:

Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Kiểu kết xuất này có thể dùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị có độ phân giải cao.

Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra đĩa DVD.

Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp để tải vào các thiết bị di động như Zune, các PDA hay Smart Phone…

b6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau:

Don’t Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này.

Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser.

b7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện

b8. Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi.

Thay đổi thời gian chuyển slide:

Thời gian chuyển slide mặc định là 5 giây. Thay đổi giá trị mặc định này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video.

2. Chuyển bài thuyết trình sang định dạng PDF và XPS

Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn phát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS. Bộ Microsoft Office 2010 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng.

– Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổ biến nhất hiện nay. Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nó lưu trữ.Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn.

– XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng PDF và XPS

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng PDF và XPS

Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS:

  1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS.
  2. Vào File
  3. Chọnlệnh Share
  4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document
  5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện
  6. Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name
  • Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuyển sẽ được mở lên.
  • Tại Optimize for có hai lựa chọn:
  • Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn).
  • Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ).
  1. Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tùy chọn:
  • Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình.
  • Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin chú thích hay thông tin chỉnh sửa…

•         Tại Include non-printing information:

Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.

Chọn Document structure tags for accessibility: đưa các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.

  • PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được.
  1. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options
  2. Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi.

Chúc bạn thực hiện thành công.