Thêm hoặc loại bỏ chữ ký điện tử trong tệp Office - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Thêm hoặc loại bỏ chữ ký điện tử trong tệp Office

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Bài viết này giải thích về chữ ký điện tử (còn được gọi là ID điện tử), mục đích sử dụng của chúng và cách bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử trong các chương trình Microsoft Office: Word, Excel và PowerPoint.

Tạo dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

  1. Trong một tài liệu hoặc bảng tính, hãy đặt con trỏ tại nơi bạn muốn tạo dòng chữ ký.
  2. Trên tab Chèn, trong nhóm Văn bản, bấm vào danh sách Dòng Chữ ký, rồi bấm Dòng Chữ ký trong Microsoft Office.
  3. Trong hộp thoại Thiết lập Chữ ký, hãy nhập thông tin sẽ xuất hiện phía dưới dòng chữ ký:

    • Người ký được đề xuất     Tên đầy đủ của người ký.
    • Chức danh của người ký được đề xuất     Chức danh của người ký, nếu có.
    • Địa chỉ email của người ký được đề xuất     Địa chỉ email của người ký, nếu cần.
    • Hướng dẫn cho người ký     Thêm hướng dẫn cho người ký.
  4. Chọn một hoặc cả hai hộp kiểm sau:
    • Cho phép người ký viết nhận xét vào hộp thoại Ký     Cho phép người ký ghi rõ mục đích ký.
    • Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký     Ngày ký sẽ xuất hiện cùng với chữ ký.

MẸO: Để thêm các dòng chữ ký bổ sung, bạn hãy lặp lại các bước này.

GHI CHÚ: Nếu tài liệu vẫn chưa được ký, thì Thanh Thông báo Chữ ký sẽ xuất hiện. Bấm Xem Chữ ký để hoàn tất quy trình chữ ký.

Ký vào dòng chữ ký trong Word hoặc Excel

Khi bạn ký vào dòng chữ ký, bạn đưa vào đó sự biểu thị trực quan về chữ ký của và chữ ký điện tử của bạn.

  1. Trong tệp, hãy bấm chuột phải vào dòng chữ ký.

    GHI CHÚ: Nếu tệp đang mở trong Dạng xem được Bảo vệ, hãy bấm Vẫn Sửa nếu như tệp đó đến từ nguồn tin cậy.

  2. Từ menu, hãy chọn Ký.
    • Để thêm phiên bản in của chữ ký của bạn, hãy nhập tên bạn trong hộp bên cạnh dấu X.
    • Để chọn ảnh của chữ ký viết tay của bạn, bấm Chọn Ảnh. Trong hộp thoại Chọn Ảnh Chữ ký, hãy tìm vị trí của tệp ảnh chữ ký của bạn, chọn tệp bạn muốn, rồi bấm Chọn.

      GHI CHÚ:

      • Với những khách hàng sử dụng các phiên bản Tiếng Trung Quốc (Phồn thể hoặc Giản thể), Tiếng Hàn hoặc Tiếng Nhật, tùy chọn Dòng Đóng dấu Chữ ký sẽ xuất hiện.
      • Ngoài ra, bạn có thể ký vào dòng chữ ký bằng cách bấm đúp vào dòng chữ ký. Nhập tên bạn bên cạnh dấu X. Hoặc trong Ngăn Chữ ký, trong mục Chữ ký được Yêu cầu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh chữ ký. Từ menu, hãy chọn Ký.
    • Để thêm chữ ký viết tay (chỉ riêng cho người dùng Máy tính bảng ), hãy ký tên bạn trong hộp kế bên dấu X bằng cách sử dụng tính năng mực vẽ.
    • Bấm Ký.
    • Nút Chữ ký xuất hiện ở phía dưới cùng của tài liệu hoặc bảng tính.

Hình ảnh sau đây hiển thị nút Chữ ký.

Thêm chữ ký điện tử vô hình vào Word, Excel hoặc PowerPoint

Để bảo vệ tính xác thực của nội dung tài liệu, bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình. Tài liệu đã được ký có nút Chữ ký ở phía dưới tài liệu.

  1. Bấm vào tab Tệp.
  2. Bấm Thông tin.
  3. Bấm Bảo vệ Tài liệuBảo vệ Sổ làm việc hoặc Bảo vệ Bản trình bày.
  4. Bấm Thêm Chữ ký Điện tử.
  5. Đọc thông báo Word, Excel hoặc PowerPoint, rồi bấm OK.
  6. Trong hộp thoại Ký, trong hộp Mục đích ký tài liệu này, hãy nhập mục đích.
  7. Bấm Ký.

Sau khi tệp được ký bằng chữ ký điện tử, nút Chữ ký sẽ xuất hiện và tệp chuyển thành dạng chỉ đọc để ngăn không cho thay đổi.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là tem xác thực điện tử, được mã hóa cho thông tin số như email, macro hoặc tài liệu điện tử. Chữ ký xác nhận rằng thông tin đến từ người ký và không bị thay đổi.

Chứng chỉ chữ ký và cơ quan cấp chứng chỉ

Chứng chỉ chữ ký     Để tạo chữ ký điện tử, bạn phải có chứng chỉ chữ ký, chứng minh cho định danh. Khi bạn gửi macro hoặc tài liệu có chữ ký điện tử, bạn cũng gửi chứng chỉ và khóa công khai của bạn. Chứng chỉ do một cơ quan cấp chứng chỉ cấp, và giống như bằng lái xe, có thể bị thu hồi. Chứng chỉ thường hợp lệ trong một năm, sau đó người ký phải gia hạn hoặc nhận chứng chỉ chữ ký mới để thiết lập định danh.

GHI CHÚ: Bạn có thể tìm hiểu về khóa công khai và bí mật trong bài viết này.

Cơ quan cấp chứng chỉ (CA)     Cơ quan cấp chứng chỉ là một thực thể tương tự như công chứng viên. Cơ quan này cấp các chứng chỉ số, ký các chứng chỉ để xác nhận tính hợp lệ của chúng và theo dõi những chứng chỉ nào đã bị thu hồi hoặc hết hạn.

Đảm bảo bằng chữ ký điện tử

  • Tính xác thực     Người ký được xác nhận là chủ chữ ký.
  • Tính toàn vẹn     Nội dung chưa bị thay đổi hoặc xáo trộn kể từ khi nó được ký điện tử.
  • Không bị thoái thác     Chứng minh với tất cả các bên về nguồn gốc của nội dung đã ký. Từ “thoái thác” dùng để chỉ hành động của một người ký từ chối bất kỳ mối liên kết nào với nội dung đã ký.
  • Công chứng     Chữ ký trong tệp Word, Excel hoặc PowerPoint, được dãn nhãn thời gian bởi một máy chủ nhãn thời gian bảo mật, trong một số trường hợp, có tính hợp lệ như của dịch vụ công chứng.

Để thực hiện những đảm bảo này, người tạo nội dung phải ký điện tử đối với nội dung bằng cách sử dụng một chữ ký đáp ứng các tiêu chí sau đây:

  • Chữ ký điện tử đó hợp lệ.
  • Chứng chỉ liên kết với chữ ký điện tử đó vẫn còn hiệu lực (chưa hết hạn).
  • Cá nhân hoặc tổ chức ký, còn được gọi là người phát hành, đáng tin cậy.

    QUAN TRỌNG: Tài liệu được ký, có nhãn thời gian hợp lệ, được coi là có chữ ký hợp lệ, không phụ thuộc vào thời gian hoặc trạng thái thu hồi của chứng chỉ chữ ký.

  • Chứng chỉ gắn với chữ ký điện tử phải do một cơ quan cấp chứng chỉ có danh tiếng (CA) cấp cho bên phát hành thực hiện việc ký.

    Dòng chữ ký trong Word và Excel

    Dòng chữ ký cũng giống như chỗ dành sẵn để ký tên điển hình trong các tài liệu in. Tuy nhiên, dòng chữ ký hoạt động khác. Khi dòng chữ ký được chèn vào tệp Office, tác giả có thể chỉ rõ thông tin về người ký dự định và hướng dẫn cho người ký. Khi bản sao điện tử của tệp được gửi đến người ký dự kiến, người này thấy dòng chữ ký và thông báo yêu cầu xin chữ ký của họ. Người ký có thể:

    • Nhập chữ ký vào đó.
    • Chọn ảnh số cho chữ ký.
    • Ký tay bằng cách sử dụng tính năng vẽ mực của Máy tính bảng.

    Khi người ký thêm dạng biểu thị trực quan của chữ ký vào tài liệu, thì chữ ký điện tử được thêm vào cùng lúc để xác thực định danh của người ký.

  •  

    QUAN TRỌNG: Tài liệu có chữ ký điện tử chuyển thành dạng chỉ đọc để ngăn không cho thay đổi.

    Giảm rủi ro với chữ ký điện tử

    Sử dụng dòng chữ ký trong các tệp Office giúp các tổ chức có thể giảm rủi ro khi thực hiện các giao dịch điện tử và sắp xếp hợp lý quy trình trên giấy đối với hợp đồng và các loại thỏa thuận khác. Chữ ký điện tử cung cấp bản ghi chính xác về những gì đã được ký và có thể được xác nhận trong tương lai.

    Khi người ký thêm chữ ký trực quan vào tài liệu, thì chữ ký điện tử được thêm vào cùng lúc để xác thực định danh. Sau khi tài liệu được ký bằng chữ ký điện tử, tài liệu trở thành dạng chỉ đọc để ngăn không cho thay đổi.

    Chữ ký điện tử vô hình trong Word, Excel hoặc PowerPoint

    Một chữ ký điện tử vô hình, chẳng hạn như dòng chữ ký điện tử có thể nhìn thấy, đảm bảo tính xác thực, vẹn toàn và nguồn gốc tài liệu. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử vô hình vào tài liệu Word, trang tính Excel và bản trình bày PowerPoint.

    Tài liệu đã ký sẽ có nút Chữ ký ở phía dưới cùng của tài liệu. Ngoài ra, với những tài liệu đã ký, thông tin chữ ký sẽ xuất hiện trong mục Thông tin mà bạn thấy sau khi bấm vào tab Tệp.