Chèn Trường Phối thư - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Chèn Trường Phối thư

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Khi bạn bắt đầu sáp nhập emailnhãn phối hoặc chữ cái phối của bạn và kết nối tài liệu của bạn với danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể thêm trường phối thư để cá nhân hóa nội dung. Các trường phối xuất phát từ các đầu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn (còn được gọi là “nguồn dữ liệu”). Đây là ví dụ về cách trường trong danh sách gửi thư Excel xuất hiện trong tài liệu phối thư.

 Bài viết này áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010 Word 2007.

Các trường phối thư mà bạn chèn kéo thông tin từ danh sách gửi thư của bạn, tùy chỉnh phong bì, thông điệp email, nhãn hoặc chữ cái mỗi.

Để lưu bạn làm việc về việc đặt từng trường riêng lẻ vào tài liệu của bạn, Word có các công cụ khối địa chỉ và dòng lời chào, mà thêm tất cả các trường cho một địa chỉ hoặc lời chào, vì vậy bạn không cần phải thêm từng trường một lần.

Thêm một khối địa chỉ

Để dễ dàng thêm một khối địa chỉ vào thư của bạn, phong bì hay nhãn sử dụng công cụ Khối địa chỉ .

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm khối địa chỉ trong tài liệu của bạn.
  2. Chọn khối địa chỉ

GHI CHÚ: Nếu lệnh Khối Địa chỉ bị mờ đi, hãy bấm Chọn Người nhận và chọn dạng danh sách gửi thư bạn đang dùng — Liên hệ Outlookbảng tính Excel hoặc tệp .mdb bạn đã tạo trước đó trong Word. Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy bấm Nhập Danh sách Mới để tạo danh sách của bạn trong Word.

Word cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo tên trên địa chỉ mang phong cách trang trọng hơn hay thân mật hơn.

MẸO: Để đặt thư nhãn đơn, dãn cách dòng, hãy chọn trường khối địa chỉ, bấm Bố trí trang (Word 2013) hoặc bố trí (Word 2016) và nhập 0 trong hộp trước và sau dưới phần dãn cách.

Để đảm bảo địa chỉ trong bảng tính Excel xuất hiện chính xác sau khi sáp nhập, hãy xem Định dạng số, ngày và các giá trị khác của sáp nhập thư trong Excel.

Thêm một dòng lời chào

Để thêm lời chào chuẩn thông điệp email của bạn hoặc chữ cái, hãy dùng công cụ Dòng lời chào

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm lời chào trong tài liệu của bạn.
  2. Chọn dòng lời chào.

     

    GHI CHÚ: Nếu lệnh Dòng lời chào bị mờ đi, chọn Chọn người nhận và chọn kiểu danh sách gửi thư bạn đang dùng —Liên hệ Outlook, một bảng tính Excelhoặc tệp .mdb mà bạn đã tạo trước đó trong Word. Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bấm vào Kiểu danh sách mới để tạo danh sách của bạn trong Word.

  3. Chọn kiểu tên bạn muốn dùng và đặt tùy chọn khác.

     

    MẸO: Để bảo đảm Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách của bạn, hãy chọn Khớp trường. Kiểm tra nếu các trường bạn muốn, xuất hiện trong danh sách. Nếu trường bạn muốn cho biết Không khớp, chọn danh sách thả xuống cho trường đó và sau đó chọn tên cột khớp với cột đó trong danh sách của bạn.

  4. Để đảm bảo định dạng trường theo cách bạn muốn, hãy tô sáng cả trường, bao gồm dấu ở mỗi đầu. 

  5. Chọn trang đầu, và sau đó chọn phông chữ và cỡ phông. 

  6. Chọn Dãn cách dòng để bảo đảm bảo rằng dãn cách dòng khớp với dãn cách trong phần còn lại của tài liệu của bạn. 

Sau khi bạn thêm các trường bạn muốn phối, hãy nhập thông tin bạn muốn có tương tự trong mỗi chữ cái, email, phong bì hay nhãn bạn tạo trong quá trình phối thư.

Thêm trường phối riêng lẻ

Nếu bạn muốn thêm thông tin từ danh sách gửi thư của bạn vào tài liệu của bạn, bạn có thể thêm từng trường phối tại một thời điểm.

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm trường phối thư trong tài liệu của bạn.
  2. Chọn danh sách thả xuống bên cạnh Chèn trường phối, sau đó chọn tên trường. 

  3. Nếu bạn không nhìn thấy tên trường trong danh sách, hãy chọn nút Chèn trường phối . 

  4. Chọn Các trường cơ sở dữ liệu để xem danh sách trường trong nguồn dữ liệu của bạn.
  5. GHI CHÚ: Nếu bạn không nhìn thấy các trường từ nguồn dữ liệu của bạn, hãy chọn nếu tài liệu của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu chính xác. Chọn Sửa danh sách người nhận và xác nhận rằng trường Nguồn dữ liệu khớp với nguồn bạn dự định dùng.

  6. Chọn Chèn.

GHI CHÚ: Nếu không định dạng đúng một số chữ số, loại tiền hay ngày tháng, hãy xem Định dạng số sáp nhập thư, ngày tháng và trường khác để được trợ giúp.

Dùng trường phối thư nâng cao

Khi bạn đang tạo một chữ cái hoặc email để tất cả các khách hàng của bạn và bạn muốn thư nói điểm khác nhau tùy thuộc vào giá trị khác nhau trong một số trường trong nguồn dữ liệu của bạn – bạn có thể sử dụng quy tắc để điền vào một trường. Ví dụ, hóa đơn có thể bao gồm các từ “Quá khứ đến hạn” nếu ngày đến hạn cho số dư ngày đến hạn là trong quá khứ.

Để thiết lập quy tắc và trường nâng cao, trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn quy tắcvà chọn loại trường bạn muốn thêm.

Để biết thêm thông tin về cách bạn có thể sử dụng quy tắc phối thư, hãy xem thiết lập quy tắc phối thư

Để biết các bước phối thư để cuối, hãy xem phối thư Word sử dụng cho emailphối thư cho nhãn, hoặc dùng phối thư để cá nhân hóa thư

Thêm ngày hoặc thời gian

Để chèn hiện tại ngày và/hoặc thời gian vào tài liệu đi vào tab chèn trên ruy-băng và chọn ngày & giờ từ nhóm văn bản . Trong hộp thoại ngày và thời gian chọn định dạng phù hợp với những gì bạn muốn chèn. Bấm OK để chèn lựa chọn của bạn.

MẸO: Nếu bạn muốn ngày hoặc thời gian để tự động Cập Nhật để hiện tại ngày và thời gian bất cứ khi nào bạn mở tài liệu này trong tương lai, hãy chọn hộp kiểm tự động Cập Nhật trước khi bấm OK.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ:
Thành thạo tin học văn phòng với Word, Excel, Power Point từ A-Z