CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN
Dùng phối thư để cá nhân hóa thư để gửi thư hàng loạt
Word
Bắt đầu với Word
- Có gì mới trong Word 2016 for Windows
- Các tác vụ cơ bản trong Word 2016
- Lưu văn bản vừa tạo
- Hiện hoặc ẩn ruy-băng trong Office
- Thu nhỏ cực tiểu ribbon
- Hiện hoặc ẩn thước ngang và dọc
- Vẽ và viết bằng tính năng viết tay trong Office
- Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF
- Tạo PDF có thể truy nhập
- Dùng Word để mở hay lưu tài liệu có định dạng Văn bản OpenDocument (.odt)
- Thêm PDF vào tệp Office của bạn
- Sửa nội dung PDF trong Word
- Làm cho tài liệu Word của bạn có thể truy nhập
- Dùng tính năng Nói với TTS Đa ngôn ngữ.
- Đọc chính tả văn bản bằng cách sử dụng Nhận dạng giọng nói
- Lối tắt bàn phím cho Microsoft Word trên Windows
- Tùy chỉnh phím tắt
Văn bản
- Chèn ký hiệu hoặc ký tự đặc biệt
- Cấu hình hoặc tắt tính năng văn bản tự động định dạng (tự định dạng)
- Tự động chèn văn bản
- Thay đổi sang chữ hoa hoặc viết hoa của văn bản
- Chọn tùy chọn Tự Sửa cho viết hoa, chính tả và ký hiệu
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Office 2010 trở lên
- Thêm hoặc sửa từ trong từ điển kiểm tra chính tả
- Chọn tùy chọn văn phong và ngữ pháp trong Office 2016
- Trình soát chính tả và ngữ pháp không hoạt động như mong muốn
- Kiểm tra độ dễ đọc của tài liệu
- Chọn tùy chọn Tự Sửa cho viết hoa, chính tả và ký hiệu
- Hiện số đếm từ (và thêm nữa)
- Chèn số đếm từ trong tài liệu của bạn
- Tạo hoặc sửa siêu kết nối
- Loại bỏ hoặc tắt siêu kết nối
- Thêm thẻ đánh dấu trong tài liệu Word hoặc Outlook thông báo
- Thay đổi ngôn ngữ nhập mặc định cho Windows
- Bật hoặc thay đổi ngôn ngữ bố trí bàn phím
- Thêm ngôn ngữ hoặc đặt các tùy chọn ngôn ngữ trong Office 2010 trở lên
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp bằng một ngôn ngữ khác
- Tạo biểu mẫu mà người dùng có thể điền hoặc in trong Word
- Nguồn dữ liệu bạn có thể dùng để phối thư
- Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel 2016 để phối thư trong Word
- Sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu để phối thư
- Thiết lập danh sách phối thư mới với Word
- Phối thư dùng bảng tính Excel
- Sử dụng tính năng phối thư để tạo và gửi thư, nhãn và phong bì hàng loạt
- Sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư
- Dùng phối thư để cá nhân hóa thư để gửi thư hàng loạt
- Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt
- Phối thư với phong bì
- Tạo và in nhãn bằng phối thư
- Chèn Trường Phối thư
- Đặt quy tắc phối thư
- Tìm và thay thế văn bản và dữ liệu khác trong tài liệu Word
Trang & Bố trí văn bản
- Cộng tác trên tài liệu Word với tính năng đồng tác giả
- Kết hợp tài liệu
- Xem và so sánh các tài liệu song song
- So sánh sự khác biệt tài liệu bằng cách dùng tùy chọn blackline pháp lý
- Cho phép thay đổi đối với các phần của một tài liệu được bảo vệ
- Chia sẻ tài liệu của bạn trong Word 2016 cho Windows
- Theo dõi thay đổi trong Word
- Thay đổi tên người dùng và tên tắt của bạn
- Loại bỏ những thay đổi được theo dõi và chú thích trong Word 2016 cho Windows
- Chèn hoặc xóa bỏ chú thích
- Thêm hoặc loại bỏ chữ ký điện tử trong tệp Office
- Chèn chữ ký
- Chứng chỉ và chữ ký điện tử
- Lề trên của tôi bị thiếu
- Đặt lề trang trong Word
- Thay đổi dãn cách dòng trong Word
- Dãn cách đơn cho các dòng trong một tài liệu
- Loại bỏ dãn cách dòng kép
- Thay đổi khoảng trắng giữa văn bản
- Điều chỉnh thụt lề và dãn cách
- Thiết lập, xóa hoặc loại bỏ điểm dừng tab
- Tạo thụt lề dòng thứ nhất
- Tạo nhô lề
- Loại bỏ ngắt trang trong Word
- Xóa dấu ngắt phần trong Word
- Chèn ngắt trang
- Chèn dấu ngắt phần
- Mã trường: trường Fill-In
- Xóa một trang trong Word
- Bắt đầu đánh số trang ở phần sau trong tài liệu
- Thêm số trang hoặc định dạng số khác nhau vào các phần khác nhau
- Thêm số trang X / Y vào một tài liệu
- Thêm số trang vào đầu trang hoặc chân trang trong Word cho Windows
- Bắt đầu đánh số trang ở phần sau trong tài liệu
- Thêm số trang trong Word
- Loại bỏ số trang
- Thêm đầu trang hoặc chân trang
- Xóa bỏ hoặc thay đổi đầu trang hoặc chân trang trên một trang đơn lẻ
- Chuyển đổi văn bản thành bảng hoặc bảng thành văn bản
- Đặt hoặc thay đổi thuộc tính bảng
- Chèn hoặc vẽ bảng
- Thêm cột và hàng vào bảng
- Thêm cột kiểu bản tin vào tài liệu
- Tùy chỉnh hoặc tạo kiểu mới trong Word
- Tạo mục lục
- Thay đổi hoặc thêm cấp độ trong mục lục
- Định dạng hoặc tùy chỉnh mục lục
- Thêm đầu đề vào tài liệu Word
- Tạo một bảng mục lục trong Word
- Thay đổi hoặc thêm cấp độ trong mục lục
Ảnh trong văn bản
- Thay đổi nền hoặc màu trong Word 2016 cho Windows
- Chèn hình nền mờ trong Word
- Thêm hình nền mờ “Bản thảo” vào tài liệu của bạn
- Loại bỏ một hình nền mờ
- Chèn ảnh
- Sử dụng Tùy chọn Bố trí Word để di chuyển ảnh
- Chèn WordArt
- Thêm, sao chép hoặc xóa bỏ hộp văn bản
- Vẽ hoặc xóa một đường hoặc đường kết nối
- Chèn hoặc loại bỏ các đường ngang hoặc quy tắc trong Word
- Tạo biểu đồ Excel trong Word
- Chèn văn bản được quét hoặc hình ảnh vào Word
- Xoay hộp văn bản, hình, WordArt hay ảnh
- Đảo ngược văn bản hoặc tạo ảnh phản chiếu trong Word
- Chọn hình dạng hoặc đối tượng khác
- Căn chỉnh hoặc sắp xếp ảnh, hình dạng, hộp văn bản, đồ họa SmartArt hoặc WordArt
- Xoay trang theo hướng ngang hoặc hướng dọc trong Word
- Ngắt dòng xung quanh hình tròn hoặc hình dạng khác
- Ngắt dòng trong Word
- Thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ viền khỏi tài liệu hoặc ảnh
- Loại bỏ hay thay đổi viền trên hộp văn bản hoặc hình dạng
Form, Nhãn và Mẫu
- Sử dụng các mẫu sơ yếu lý lịch trong Word Web App
- Giữ thư xin việc cùng hồ sơ cá nhân trong Word
- Tạo biểu mẫu có thể điền vào
- Tạo danh sách kiểm tra trong Word
- Thay đổi các hộp kiểm
- Tạo và in nhãn
- Dùng mẫu Avery trong Word
- Tạo nhãn địa chỉ phúc đáp
- Tạo mẫu
- Các mẫu tùy chỉnh của tôi ở đâu?
- Tìm và áp dụng mẫu
Khi bạn có hàng loạt thư để gửi cho mọi người trên danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một lô cá nhân hóa chữ cái. Mỗi ký tự được sản xuất có giống nhau bố trí, định dạng, văn bản và đồ họa. Chỉ các phần cụ thể của chữ cái khác nhau và được cá nhân hóa.
Bài viết này áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010.
Có ba tệp có liên quan đến việc tạo và in chữ cái bằng cách dùng quy trình phối thư:
- Tài liệu chính
tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (một logo hoặc hình ảnh, ví dụ) là giống hệt cho mỗi phiên bản của tài liệu đã phối. Nội dung của thư là ví dụ về nội dung giống nhau. - Danh sách gửi thư
đây là nguồn dữ liệu được dùng để nhập thông tin trong chữ cái. Danh sách gửi thư của bạn có tên, ví dụ, và tài liệu của bạn chính là thư sẽ được gửi đến các tên trong danh sách của bạn. - Tài liệu đã phối
tài liệu này là kết hợp của tài liệu chính và danh sách gửi thư. Phối thư sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư và đặt nó trong tài liệu chính, dẫn đến kết quả trong một bức thư cá nhân hóa cho từng người.
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn
Trước khi bạn bắt đầu phối thư, chuẩn bị thư của bạn. Nếu bạn đang cho phép mọi người biết về một sự kiện sắp tới, ví dụ, bao gồm tên, ngày, thời gian và vị trí của sự kiện. Đó là những chi tiết mà có thể quan trọng đối với tất cả người nhận thư của bạn.
- Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > thư.
- Trong Word, hãy nhập nội dung thư (ví dụ sau) bạn muốn gửi cho mọi người.
Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn
Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Nó chứa các bản ghi đó Word sử dụng để lấy thông tin từ xây dựng các thư của bạn.
Mẹo
- Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các bản ghi dữ liệu của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.
- Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không.
- Nếu bạn muốn sử dụng Outlook liên hệ của bạn, hãy đảm bảo Outlook chương trình email mặc định.
Bước 3: Danh sách gửi thư của bạn nối kết đến tài liệu chính của bạn
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư và nối kết đến thư của bạn.
- Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn Chọn người nhận, sau đó chọn một tùy chọn.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, chọn kiểu danh sách mới và tạo một.
hoặc
- Nếu danh sách gửi thư của bạn trong một bảng tính Excel , cơ sở dữ liệu Access hoặc kiểu khác của tệp dữ liệu, hãy chọn sử dụng danh sách hiện có. Rồi duyệt tới danh sách của bạn và chọn mở.
hoặc
- Nếu bạn đang dùng Outlook liên hệ của bạn, hãy chọn chọn từ liên hệ Outlook.
- Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, chọn kiểu danh sách mới và tạo một.
- Chọn tệp > lưu dưới dạng.
- Trong hộp tên tệp , nhập tên tệp, sau đó chọn lưu.
Sửa danh sách người nhận
Nếu bạn đang tạo và in các chữ cái cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn, hãy đi đến “bước 4: thêm nội dung được cá nhân hóa vào thư của bạn.” Nếu bạn muốn gửi thư cho những người trực tiếp, ví dụ, trong 20 dặm một sự kiện mà bạn đang lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu chính để thu hẹp danh sách.
- Chọn sửa danh sách người nhận.
- Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên của từng người bạn muốn nhận email của bạn.
Trong hộp thoại Người nhận phối thư , có những tùy chọn để tinh chỉnh danh sách người nhận. Hai tùy chọn được dùng thường xuyên nhất là để sắp xếp và lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ.
Để biết thông tin chi tiết hơn, hãy xem sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.
Bước 4: Thêm nội dung được cá nhân hóa thư của bạn
Thêm nội dung vào thư của bạn là khác nhau cho mỗi người nhận thư — ví dụ, tên và địa chỉ của họ. Cách thực hành tốt nhất để thêm các chi tiết là chèn trường phối trong tài liệu chính của bạn.
- Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khối địa chỉ.
- Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , chọn định dạng cho tên của người nhận sẽ hiển thị trong thư.
- Chọn OK.
GHI CHÚ: Để xem làm thế nào một địa chỉ sẽ xuất hiện trong thư, trong phần xem trước, hãy chọn Xem trước kết quả. Chọn tiếp theo
hoặc trước
nút ghi để chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn.
- Trong nhóm viết & chèn , chọn Dòng lời chào.
- Trong hộp thoại Chèn dòng lời chào , hãy chọn định dạng bạn muốn dùng.
- Chọn OK để chèn trường phối thư.
- Chọn tệp > lưu để giữ nguyên chữ cái (ví dụ sau) bạn đang tạo để phối thư.
Để chèn thông tin tùy chỉnh khác trong thư từ danh sách gửi thư của bạn, hãy xem Thêm từng trường phối thư cùng một lúc.
Xác nhận tên trường phối
Đảm bảo rằng Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn.
- Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khớp trường.
MẸO: Trường phối cũng có thể mở từ hộp thoại Chèn khối địa chỉ bạn đã dùng để thêm một khối địa chỉ vào tài liệu chính.
- Trong hộp thoại Khớp trường , xác nhận rằng các trường bản ghi xuất hiện trong danh sách khớp với các tên trong tiêu đề cột cho các bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn.
GHI CHÚ: Có hai cột trong hộp thoại. Cột bên trái là một danh sách tên phổ biến trong một bản ghi kinh doanh ví dụ. Cột bên phải là tên trường tên thông thường được ánh xạ vào đầu đề cột trong tệp nguồn dữ liệu của bạn.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Nếu trường tên hiển thị khớp đầu đề cột bạn đã dùng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn, không làm gì.
hoặc
- Nếu (không khớp) xuất hiện trong trường tên mà bạn mong đợi sẽ khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu của bạn, chọn mũi tên thả xuống, sau đó chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn. Lặp lại khi cần thiết.
- Nếu trường tên hiển thị khớp đầu đề cột bạn đã dùng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn, không làm gì.
- Chọn OK.
Định dạng trường phối thư
Để thay đổi phông, kích cỡ hoặc dãn cách giữa các nội dung được sáp nhập, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.
- Trên tab gửi thư , trong nhóm Xem trước kết quả , chọn Xem trước kết quả để chuyển từ kết quả phối trở lại trường phối thư trong thư của bạn.
- Chọn tên trường phối.
- Trên trang đầu tab, hãy chọn phông và cỡ phông bạn muốn dùng.
- Trên tab Bố trí trang (Word 2013) hoặc tab bố trí (Word 2016), hãy chọn đoạn văn, dãn cách bạn muốn.
GHI CHÚ: Vì Word xử lý mỗi dòng trong một khối địa chỉ với một đoạn văn, bạn có thể muốn giảm khoảng cách giữa các dòng.
Bước 5. Xem trước và in các chữ cái
- Chọn Xem trước kết quả, sau đó chọn tiếp theo
hoặc trước
nút ghi để đảm bảo tên và địa chỉ trong nội dung của thư của bạn hiển thị đúng.
MẸO: Để chuyển tới đầu danh sách, hãy chọn nút ghi
đầu tiên, và để đi đến cuối danh sách, hãy chọn nút ghi
cuối cùng.
- Chọn kết thúc & phối > in tài liệu.
Bước 6: Lưu thư cá nhân hóa của bạn
Khi bạn lưu tài liệu phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.
Để dùng lại tài liệu phối thư
- Mở tài liệu phối thư và chọn có khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.
Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư
- Mở tài liệu phối thư và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.