Dùng phối thư để cá nhân hóa thư để gửi thư hàng loạt - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Dùng phối thư để cá nhân hóa thư để gửi thư hàng loạt

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Khi bạn có hàng loạt thư để gửi cho mọi người trên danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một lô cá nhân hóa chữ cái. Mỗi ký tự được sản xuất có giống nhau bố trí, định dạng, văn bản và đồ họa. Chỉ các phần cụ thể của chữ cái khác nhau và được cá nhân hóa.

Bài viết này áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010.

Có ba tệp có liên quan đến việc tạo và in chữ cái bằng cách dùng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính
    tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (một logo hoặc hình ảnh, ví dụ) là giống hệt cho mỗi phiên bản của tài liệu đã phối. Nội dung của thư là ví dụ về nội dung giống nhau.
  • Danh sách gửi thư
    đây là nguồn dữ liệu được dùng để nhập thông tin trong chữ cái. Danh sách gửi thư của bạn có tên, ví dụ, và tài liệu của bạn chính là thư sẽ được gửi đến các tên trong danh sách của bạn.
  • Tài liệu đã phối
    tài liệu này là kết hợp của tài liệu chính và danh sách gửi thư. Phối thư sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư và đặt nó trong tài liệu chính, dẫn đến kết quả trong một bức thư cá nhân hóa cho từng người.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

Trước khi bạn bắt đầu phối thư, chuẩn bị thư của bạn. Nếu bạn đang cho phép mọi người biết về một sự kiện sắp tới, ví dụ, bao gồm tên, ngày, thời gian và vị trí của sự kiện. Đó là những chi tiết mà có thể quan trọng đối với tất cả người nhận thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > thư.

     

  2. Trong Word, hãy nhập nội dung thư (ví dụ sau) bạn muốn gửi cho mọi người.

     

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Nó chứa các bản ghi đó Word sử dụng để lấy thông tin từ xây dựng các thư của bạn.

Mẹo

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các bản ghi dữ liệu của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.
  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không.
  • Nếu bạn muốn sử dụng Outlook liên hệ của bạn, hãy đảm bảo Outlook chương trình email mặc định.

Bước 3: Danh sách gửi thư của bạn nối kết đến tài liệu chính của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư và nối kết đến thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn Chọn người nhận, sau đó chọn một tùy chọn.

     

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:
    • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, chọn kiểu danh sách mới và tạo một.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn trong một bảng tính Excel , cơ sở dữ liệu Access hoặc kiểu khác của tệp dữ liệu, hãy chọn sử dụng danh sách hiện có. Rồi duyệt tới danh sách của bạn và chọn mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang dùng Outlook liên hệ của bạn, hãy chọn chọn từ liên hệ Outlook.
  3. Chọn tệp > lưu dưới dạng.
  4. Trong hộp tên tệp , nhập tên tệp, sau đó chọn lưu.

Sửa danh sách người nhận

Nếu bạn đang tạo và in các chữ cái cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn, hãy đi đến “bước 4: thêm nội dung được cá nhân hóa vào thư của bạn.” Nếu bạn muốn gửi thư cho những người trực tiếp, ví dụ, trong 20 dặm một sự kiện mà bạn đang lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu chính để thu hẹp danh sách.

  1. Chọn sửa danh sách người nhận.

     

  2. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên của từng người bạn muốn nhận email của bạn.

     

Trong hộp thoại Người nhận phối thư , có những tùy chọn để tinh chỉnh danh sách người nhận. Hai tùy chọn được dùng thường xuyên nhất là để sắp xếp và lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ.

Để biết thông tin chi tiết hơn, hãy xem sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

Bước 4: Thêm nội dung được cá nhân hóa thư của bạn

Thêm nội dung vào thư của bạn là khác nhau cho mỗi người nhận thư — ví dụ, tên và địa chỉ của họ. Cách thực hành tốt nhất để thêm các chi tiết là chèn trường phối trong tài liệu chính của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khối địa chỉ.

     

  2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , chọn định dạng cho tên của người nhận sẽ hiển thị trong thư.

     

  3. Chọn OK.

    GHI CHÚ: Để xem làm thế nào một địa chỉ sẽ xuất hiện trong thư, trong phần xem trước, hãy chọn Xem trước kết quả. Chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư hoặc trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả nút ghi để chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn.

  4. Trong nhóm viết & chèn , chọn Dòng lời chào.

     

  5. Trong hộp thoại Chèn dòng lời chào , hãy chọn định dạng bạn muốn dùng.
  6. Chọn OK để chèn trường phối thư.
  7. Chọn tệp > lưu để giữ nguyên chữ cái (ví dụ sau) bạn đang tạo để phối thư.

     

Để chèn thông tin tùy chỉnh khác trong thư từ danh sách gửi thư của bạn, hãy xem Thêm từng trường phối thư cùng một lúc.

Xác nhận tên trường phối

Đảm bảo rằng Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khớp trường.

    MẸO: Trường phối cũng có thể mở từ hộp thoại Chèn khối địa chỉ bạn đã dùng để thêm một khối địa chỉ vào tài liệu chính.

  2. Trong hộp thoại Khớp trường , xác nhận rằng các trường bản ghi xuất hiện trong danh sách khớp với các tên trong tiêu đề cột cho các bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn.

     

    GHI CHÚ: Có hai cột trong hộp thoại. Cột bên trái là một danh sách tên phổ biến trong một bản ghi kinh doanh ví dụ. Cột bên phải là tên trường tên thông thường được ánh xạ vào đầu đề cột trong tệp nguồn dữ liệu của bạn.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:
    • Nếu trường tên hiển thị khớp đầu đề cột bạn đã dùng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn, không làm gì.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong trường tên mà bạn mong đợi sẽ khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu của bạn, chọn mũi tên thả xuống, sau đó chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn. Lặp lại khi cần thiết.
  4. Chọn OK.

Định dạng trường phối thư

Để thay đổi phông, kích cỡ hoặc dãn cách giữa các nội dung được sáp nhập, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm Xem trước kết quả , chọn Xem trước kết quả để chuyển từ kết quả phối trở lại trường phối thư trong thư của bạn.

     

  2. Chọn tên trường phối.

     

  3. Trên trang đầu tab, hãy chọn phông và cỡ phông bạn muốn dùng.

     

  4. Trên tab Bố trí trang (Word 2013) hoặc tab bố trí (Word 2016), hãy chọn đoạn văn, dãn cách bạn muốn.

     

    GHI CHÚ: Vì Word xử lý mỗi dòng trong một khối địa chỉ với một đoạn văn, bạn có thể muốn giảm khoảng cách giữa các dòng.

Bước 5. Xem trước và in các chữ cái

  1. Chọn Xem trước kết quả, sau đó chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư hoặc trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả nút ghi để đảm bảo tên và địa chỉ trong nội dung của thư của bạn hiển thị đúng.

    MẸO: Để chuyển tới đầu danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi đầu tiên cho phối thư xem trước kết quả đầu tiên, và để đi đến cuối danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi cuối cùng cho phối thư xem trước kết quả cuối cùng.

  2. Chọn kết thúc & phối > in tài liệu.

     

Bước 6: Lưu thư cá nhân hóa của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.

Để dùng lại tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn  khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.

Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.
Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ:
Thành thạo tin học văn phòng với Word, Excel, Power Point từ A-Z