Phối thư dùng bảng tính Excel - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Phối thư dùng bảng tính Excel

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Tính năng phối thư được sử dụng để tạo nhiều tài liệu cùng một lúc. Những tài liệu này có bố trí, định dạng, văn bản và đồ họa giống nhau. Chỉ những mục cụ thể trong mỗi tài liệu là khác nhau và được cá nhân hóa. Các tài liệu mà Word có thể tạo với phối thư gồm có nhãnthưphong bì và email hàng loạt. Có ba tài liệu liên quan đến quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính của bạn
  • Nguồn dữ liệu của bạn
  • Tài liệu phối của bạn

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng dữ liệu excel để phối thư trong video sau, video này là một phần trong khóa đào tạo – Đưa phối thư lên một tầm cao mới

Bài viết này có gồm có 5 bước để tạo Phối thư dùng bảng tính Excel. Áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel để phối thư

Bước quan trọng nhất trong quy trình phối thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng bảng tính Excel của mình làm nguồn dữ liệu cho danh sách người nhận.

Dưới đây là một số mẹo cho việc chuẩn bị dữ liệu để phối thư. Hãy đảm bảo:

  • Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn trong phối thư của mình. Ví dụ: để xác định người đọc theo tên của họ trong tài liệu, bạn sẽ cần phân tách các cột riêng theo tên và họ.
  • Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.
  • Các mục nhập dữ liệu chứa phần trăm, tiền tệ và mã bưu điện đều được định dạng chính xác trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị của chúng đúng cách.
  • Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư sẽ được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.
  • Các thay đổi hoặc bổ sung cho bảng tính đều được hoàn thiện trước khi bảng tính được kết nối tới tài liệu phối thư của bạn trong Word.

GHI CHÚ:

  • Bạn có thể nhập thông tin từ bảng tính Excel của mình bằng cách nhập thông tin từ một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc tệp văn bản (.txt), rồi sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để dựng một bảng tính mới.
  • Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Bước 2: Bắt đầu phối thư

  1. Trong Word, chọn Tệp > Mới Tài liệu trống.
  2. Trên tab Gửi thư , trong nhóm Bắt đầu Phối thư, chọn Bắt đầu Phối Thư, rồi chọn loại phối bạn muốn chạy.