Phối thư dùng bảng tính Excel - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Phối thư dùng bảng tính Excel

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Tính năng phối thư được sử dụng để tạo nhiều tài liệu cùng một lúc. Những tài liệu này có bố trí, định dạng, văn bản và đồ họa giống nhau. Chỉ những mục cụ thể trong mỗi tài liệu là khác nhau và được cá nhân hóa. Các tài liệu mà Word có thể tạo với phối thư gồm có nhãnthưphong bì và email hàng loạt. Có ba tài liệu liên quan đến quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính của bạn
  • Nguồn dữ liệu của bạn
  • Tài liệu phối của bạn

Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng dữ liệu excel để phối thư trong video sau, video này là một phần trong khóa đào tạo – Đưa phối thư lên một tầm cao mới

Bài viết này có gồm có 5 bước để tạo Phối thư dùng bảng tính Excel. Áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trong Excel để phối thư

Bước quan trọng nhất trong quy trình phối thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu. Bạn sẽ sử dụng bảng tính Excel của mình làm nguồn dữ liệu cho danh sách người nhận.

Dưới đây là một số mẹo cho việc chuẩn bị dữ liệu để phối thư. Hãy đảm bảo:

  • Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn trong phối thư của mình. Ví dụ: để xác định người đọc theo tên của họ trong tài liệu, bạn sẽ cần phân tách các cột riêng theo tên và họ.
  • Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.
  • Các mục nhập dữ liệu chứa phần trăm, tiền tệ và mã bưu điện đều được định dạng chính xác trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị của chúng đúng cách.
  • Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư sẽ được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.
  • Các thay đổi hoặc bổ sung cho bảng tính đều được hoàn thiện trước khi bảng tính được kết nối tới tài liệu phối thư của bạn trong Word.

GHI CHÚ:

  • Bạn có thể nhập thông tin từ bảng tính Excel của mình bằng cách nhập thông tin từ một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) hoặc tệp văn bản (.txt), rồi sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để dựng một bảng tính mới.
  • Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

Bước 2: Bắt đầu phối thư

  1. Trong Word, chọn Tệp > Mới Tài liệu trống.
  2. Trên tab Gửi thư , trong nhóm Bắt đầu Phối thư, chọn Bắt đầu Phối Thư, rồi chọn loại phối bạn muốn chạy.

     

  3. Chọn Chọn Người nhận > Sử dụng Danh sách Hiện có.

     

  4. Duyệt tới bảng tính Excel của bạn, rồi chọn Mở.
  5. Nếu Word nhắc bạn, hãy chọn Trang_tính1$ > OK.

    GHI CHÚ: Bây giờ, bảng tính Excel đã được kết nối với tài liệu phối thư mà bạn tạo trong Word.

Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

Bạn có thể hạn chế người nhận thư.

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

     

  2. Trong hộp thoại Người nhận Phối Thư, bỏ chọn hộp kiểm cạnh tên bất kỳ người nào bạn không muốn nhận thư của mình.

     

     

    GHI CHÚ: Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để dễ tìm thấy tên và địa chỉ hơn. Để biết thêm thông tin về việc sắp xếp và lọc các mục, xem mục Sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

Bước 3: Chèn một trường phối

Bạn có thể chèn một hoặc nhiều trường phối thư có tác dụng kéo thông tin từ bảng tính của bạn vào tài liệu.

Cách chèn khối địa chỉ cho phong bì, nhãn, thư email hoặc thư

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

     

  2. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn định dạng cho tên người nhận khi hiển thị trên phong bì.

     

  3. Chọn OK.
  4. Chọn Tệp > Lưu.

Cách chèn dòng chào hỏi vào thư email hoặc thư

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Dòng Chào hỏi.

     

  2. Trong hộp thoại Chèn Dòng Chào hỏi, thực hiện thao tác sau:
    • Bên dưới định dạng Dòng chào hỏi, hãy thay đổi lời chào, nếu cần, bằng cách chọn lời chào (Kính gửilà mặc định), định dạng cho tên người nhận và dấu kết thúc câu (dấu phẩy là mặc định).

      và

    • Bên dưới Dòng chào hỏi cho tên người nhận không hợp lệ, hãy chọn một tùy chọn trong danh sách lời chào.
  3. Chọn OK.
  4. Chọn Tệp > Lưu.

Cách chèn dữ liệu từ bảng tính trong thư email hoặc thư

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Chèn Trường Phối.
  2. Trong hộp thoại Chèn Trường Phối, bên dưới Trường, hãy chọn tên trường (tên cột trong bảng tính của bạn), rồi chọn Chèn.
  3. Lặp lại bước 2, nếu cần, rồi chọn Đóng khi hoàn tất.
  4. Chọn Tệp > Lưu.

Để biết thêm thông tin về việc thêm trường từ bảng tính vào tài liệu phối, xem mục Chèn trường phối thư. Và nếu bạn quan tâm tới việc tìm hiểu thêm về các tùy chọn cho việc thiết lập thư email, xem mục Phối email trong Word.

Bước 4: Xem trước và hoàn tất phối thư

Sau khi bạn chèn những trường phối mình muốn, hãy xem trước kết quả để xác nhận rằng nội dung đã như ý và bạn sẵn sàng để hoàn tất quy trình phối.

  1. Trên tab Gửi thư, chọn Xem trước Kết quả.

     

  2. Chọn nút bản ghi Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách bản ghi sẽ xuất hiện trong tài liệu.
  3. Trong nhóm Kết thúc, chọn Kết thúc & Phối, rồi chọn In Tài liệu hoặc Gửi Thư Email.

     

Bước 5: Lưu phối thư của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn kết nối với nguồn dữ liệu. Bạn có thể tái sử dụng tài liệu phối thư cho hoạt động gửi thư hàng loạt tiếp theo của mình.

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn  khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.
Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ:
Thành thạo tin học văn phòng với Word, Excel, Power Point từ A-Z