Phối thư với phong bì - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Phối thư với phong bì

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Khi bạn có hàng loạt thư để gửi cho mọi người trên danh sách gửi thư của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một lô phong bì đã có địa chỉ. Mỗi phong bì sẽ chứa một địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Bạn cũng có thể tạo và in phong bì mà không dùng phối thư.

Bài viết sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách để Phối thư với phong bì. Áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010.

Đây là các tài liệu liên quan đến việc tạo và in phong bì bằng cách dùng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính
    tài liệu này chứa văn bản và đồ họa (logo hoặc hình ảnh, ví dụ) là giống hệt cho mỗi phiên bản của phong bì được gộp. Địa chỉ phúc đáp trên phong bì là một ví dụ về nội dung giống nhau.
  • Danh sách gửi thư
    tài liệu này chứa các địa chỉ cần in trên phong bì.

Khi bạn kết hợp hai những tài liệu bằng cách dùng các bước dưới đây, bạn sẽ có phong bì đã có địa chỉ của bạn.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Nó có thể là một bảng tính Excel , một thư mục liên hệ Outlook , cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Trình bày chứa bản ghi Word sẽ kéo thông tin từ để xây dựng các địa chỉ cần in trên phong bì.

Mẹo

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một trong quá trình phối thư. Trước khi bạn bắt đầu quá trình phối thư, thu thập tất cả các danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.
  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng, và các giá trị khác trong Excel
  • Nếu bạn muốn sử dụng Outlook liên hệ của bạn, hãy đảm bảo Outlook chương trình email mặc định.

Bước 2: Kiểm tra bố trí phong bì của bạn

Một sơ bộ bước trong quy trình phối thư là thiết lập phong bì cho phối thư. Luôn là nên để chạy một lô nhỏ thử nghiệm phong bì trước khi bạn thực hiện phối thư thực.

GHI CHÚ: Nếu bạn đã hài lòng với phong bì in trên hệ thống của bạn, bạn có thể bỏ qua đến bước 3.

  1. Trong Word, chọn tệp > mới > tài liệu trống.
  2. Trên tab gửi thư , trong nhóm tạo , chọn phong bì.

     

  3. Trong hộp địa chỉ chuyển đi , hãy nhập một mẫu địa chỉ để kiểm tra phong bì mạo khi nó được in ra.

     

    GHI CHÚ: Địa chỉ mẫu sẽ không hiển thị trong phối thư của bạn.

  4. Trong hộp địa chỉ phúc đáp , hãy nhập địa chỉ của bạn.

     

  5. Chọn tùy chọn > Tùy chọn phong bì và thực hiện như sau:
    • Trong danh sách thả xuống kích cỡ phong bì , chọn kích cỡ phù hợp với phong bì của bạn hoặc chọn kích cỡ tùy chỉnh.

       

      GHI CHÚ: Nếu bạn chọn kích cỡ tùy chỉnh, hãy nhập kích thước phong bì trong hộp chiều rộng và chiều cao . Chọn OKkhi hoàn thành.

    • Bên dưới địa chỉ chuyển đi và địa chỉ phúc đáp, chọn phông và vị trí trên cùng bên trái và offset cho mỗi địa chỉ.

      GHI CHÚ: Dựa trên bản xem trước bố trí phong bì, thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết để lựa chọn của bạn.

  6. Trên tab Tùy chọn in , xác nhận vào đúng cấp phương thức được chọn, hãy đưa phong bì để khớp với hình minh họa, sau đó chọn OK.

    GHI CHÚ: Máy in của bạn gửi Word thông tin về cách thức nào phong bì sẽ được tải vào máy in. Thông tin này sẽ xuất hiện bên dưới nguồn cấp phương pháp.

     

  7. Chọn in, sau đó chọn  để lưu địa chỉ phúc đáp dưới dạng địa chỉ mặc định.

    GHI CHÚ: Nếu phong bì in ra đúng cách, xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để đi đến bước tiếp theo trong quy trình phối thư. Nếu phong bì chưa in như bạn mong đợi, quay lại bước 5 và điều chỉnh các tùy chọn bố trí phong bì và các tùy chọn Nguồn cấp dữ liệu biểu mẫu theo nhu cầu.

Bước 3: Bắt đầu phối thư

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > phong bì.

     

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn phong bì , thiết lập phong bì bằng cách chọn các tùy chọn dưới dạng trong bước 2: kiểm tra bố trí phong bì của bạn, rồi chọn OK.

    GHI CHÚ: Word sẽ tạo một tài liệu được định cỡ theo kích thước phong bì và hiển thị vị trí địa chỉ phúc đáp Hiển thị trên phong bì.

  3. Nếu bạn muốn thêm địa chỉ phúc đáp, hoặc logo, để phong bì của bạn bây giờ là một thời điểm tốt để thêm nội dung này.
  4. Chọn tệp > lưu, và thêm một tên tệp.

Bước 4: Danh sách gửi thư của bạn nối kết đến tài liệu chính của bạn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mở nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn Chọn người nhận, sau đó chọn một tùy chọn.

     

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
    • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, chọn kiểu danh sách mới và tạo một.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn trong một bảng tính Excel , cơ sở dữ liệu Access hoặc kiểu khác của tệp dữ liệu, hãy chọn sử dụng danh sách hiện có. Rồi duyệt tới danh sách của bạn và chọn mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang dùng Outlook liên hệ của bạn, hãy chọn chọn từ liên hệ Outlook.
  3. Chọn Tệp > Lưu.

Sửa danh sách gửi thư của bạn

Nếu bạn đang in phong bì cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn, đi tới bước 5: thêm khối địa chỉ vào phong bì. Nếu bạn muốn in phong bì cho mọi người trên danh sách của bạn trực tiếp, ví dụ, trong 20 dặm một sự kiện mà bạn đang lưu trữ, sau đó sử dụng một bộ lọc như mã ZIP hoặc mã bưu chính để thu hẹp danh sách. Để biết thêm thông tin về lọc danh sách dữ liệu của bạn, hãy xem các sắp xếp và lọc dữ liệu cho phối thư.

MẸO: Bạn có thể thấy hữu ích khi sử dụng tính năng lọc để lọc ra các liên hệ mà bạn không có một địa chỉ bưu chính. Như vậy bạn không lãng phí phong bì bạn sẽ không thể thư.

Để chọn riêng lẻ mọi người trong danh sách mà bạn muốn tạo phong bì cho, hãy làm như sau:

  1. Chọn sửa danh sách người nhận.

     

  2. Kiểm tra tên của những người mà bạn muốn nhận gửi thư của bạn.

    Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để giúp dễ dàng tìm thấy tên và địa chỉ.

Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì

Khối địa chỉ là một trường phối thư. Cũng được gọi là chỗ dành sẵn, bạn dùng trường phối để đánh dấu vị trí bạn muốn địa chỉ xuất hiện trên phong bì.

GHI CHÚ: Mức độ thường xuyên dễ dàng hơn để căn chỉnh đúng khối địa chỉ nếu bạn bật hiển thị dấu phân đoạn (¶) đầu tiên. Để bật đi đến tab trang đầu của ruy-băng, bấm vào nút hiện /Hide ¶ hoặc nhấn CTRL + SHIFT + 8.

  1. Đặt con trỏ là bạn muốn khối địa chỉ để đi. Nếu bạn có hiển thị dấu phân đoạn được bật, hãy bấm ngay sau dấu phân đoạn (¶) mà Word đã đặt ở giữa phong bì.
  2. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khối địa chỉ.

     

  3. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , chọn định dạng cho tên của người nhận sẽ hiển thị trên phong bì.

     

    GHI CHÚ: Bên dưới bản xem trước, chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư hoặc nút ghi trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả để di chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách hiển thị một địa chỉ trên phong bì.

  4. Chọn OK.
  5. Chọn tệp > lưu để lưu tài liệu phối của bạn trước khi tiếp tục.

Xác nhận tên trường phối

Đảm bảo rằng Word đặt tên và địa chỉ từ danh sách gửi thư của bạn ở bên phải vị trí trên phong bì của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khớp trường.
  2. Trong hộp thoại Khớp trường , cột bên trái là tên trường mà Word sử dụng trong một khối địa chỉ. Cột ở bên phải cho phép bạn khớp với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn để những tên trường. Xác nhận rằng tên trường xuất hiện ở bên trái khớp với tên của đầu đề cột cho các bản ghi trong danh sách gửi thư của bạn để Word có thể đặt đúng dữ liệu ở vị trí chính xác trên phong bì của bạn.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
    • Nếu trường tên hiển thị khớp đầu đề cột bạn đã dùng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn, không làm gì.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong trường tên mà bạn mong đợi sẽ khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu của bạn, chọn mũi tên thả xuống, sau đó chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn. Lặp lại khi cần thiết.
  4. Chọn OK.

Bước 6: Xem trước và in phong bì

Thực hiện kiểm cuối cùng trước khi in phong bì.

  1. Chọn Xem trước kết quả, sau đó chọn tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư hoặc nút ghi trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả để đảm bảo tên và địa chỉ trên tất cả phong bì Hiển thị đúng.

     

    MẸO: Để chuyển tới đầu danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi đầu tiên cho phối thư xem trước kết quả đầu tiên, và để đi đến cuối danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi cuối cùng cho phối thư xem trước kết quả cuối cùng.

  2. Chọn kết thúc & phối > in tài liệu.

     

Bước 7: Lưu tài liệu phong bì phối thư

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn.

Để dùng lại tài liệu phối thư phong bì của bạn

  • Mở tài liệu phối thư cho phong bì và chọn  khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.

Để thay đổi địa chỉ trong tài liệu phối thư của phong bì

  • Mở tài liệu phối thư cho phong bì và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.
Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ:
Thành thạo tin học văn phòng với Word, Excel, Power Point từ A-Z