Tạo và in nhãn bằng phối thư - Fedu

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Tạo và in nhãn bằng phối thư

Word

Bắt đầu với Word

Văn bản

Trang & Bố trí văn bản

Ảnh trong văn bản

Form, Nhãn và Mẫu

Khi bạn muốn sử dụng nhãn gửi thư hàng loạt để mọi người trên danh sách địa chỉ của bạn, bạn có thể dùng phối thư để tạo một trang tính các nhãn địa chỉ. Mỗi nhãn gồm một địa chỉ từ danh sách của bạn. Bạn cũng có thể tạo và in nhãn mà không dùng phối thư.

Bài viết này áp dụng Cho: Word 2016 Word 2013 Word 2010 Word 2007 Word Starter 2010.

Đây là các tài liệu liên quan đến việc tạo và in nhãn bằng cách dùng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính 
    đây là tài liệu bạn dùng để thiết lập bố trí của các nhãn trong phối thư. Bạn cũng có thể thiết lập bất kỳ nội dung nào bạn muốn lặp lại trên từng nhãn, chẳng hạn như logo công ty hoặc địa chỉ phúc đáp trên vận chuyển nhãn.
  • Danh sách gửi thư
    danh sách gửi thư của bạn là nguồn dữ liệu đó Word sử dụng trong phối thư. Nó là một tệp có chứa các địa chỉ cần in trên nhãn.

Khi bạn kết hợp hai những tài liệu, bạn sẽ có nhãn địa chỉ của bạn.

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư có thể là một bảng tính Excel, một thư mục liên hệ trong Outlook, cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office . Nó chứa các bản ghi Word sẽ kéo thông tin từ để xây dựng các địa chỉ cho nhãn.

  • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách mới trong Word trong quá trình phối thư.
  • Nếu bạn đang dùng một bảng tính Excel , đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính sẽ được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel của bạn cho phối thư Word.
  • Nếu bạn muốn sử dụng Outlook liên hệ của bạn, hãy đảm bảo Outlook chương trình email mặc định.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu chính cho nhãn

  1. Trong Word, chọn tệp > mới > Tài liệu trống.
  2. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn bắt đầu phối thư > nhãn.

     

  3. Trong hộp thoại Tùy chọn nhãn , bên dưới Thông tin nhãn, hãy chọn nhà cung cấp nhãn của bạn trong danh sách nhà cung cấp nhãn .

     

  4. Trong danh sách số sản phẩm , hãy chọn số khớp với số sản phẩm trên gói nhãn.

    GHI CHÚ: Nếu bạn đang sử dụng một máy in nguồn cấp liên tục, bạn sẽ có một danh sách các sản phẩm số khác. Đảm bảo chọn máy in tiếp giấy liên tục nguồn cấp dữ liệu bên dưới máy in thông tin hãy xem danh sách liên quan.

  5. Chọn OK.

    Tài liệu của bạn nên hiển thị kích thước và hình dạng của nhãn bạn đã chọn của bạn. Nếu không, trên tab bố trí , trong nhóm bảng , chọn Xem đường lưới.

     

Bước 3: Nối kết danh sách gửi thư cho nhãn của bạn

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm bắt đầu phối thư , chọn Chọn người nhận, sau đó chọn một trong các thao tác sau:

    • Nếu bạn không có một danh sách gửi thư, chọn kiểu danh sách mới và tạo một.

      hoặc

      • Nếu danh sách gửi thư của bạn trong một bảng tính Excel , cơ sở dữ liệu Access hoặc kiểu khác của tệp dữ liệu, hãy chọn sử dụng danh sách hiện có. Rồi duyệt tới danh sách của bạn và chọn mở.

        hoặc

      • Nếu bạn đang dùng Outlook liên hệ của bạn, hãy chọn chọn từ liên hệ Outlook.

    2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để tạo nhãn cho toàn bộ danh sách gửi thư của bạn, đi tới “bước 4: thêm các địa chỉ vào nhãn.”

      hoặc

    • Để tạo nhãn cho chỉ một số tên trong danh sách của bạn, trên tab gửi thư , hãy chọn Sửa danh sách người nhận.

       

  2. Trong hộp Người nhận phối thư , hãy chọn tên bạn muốn thêm vào nhãn của bạn.

     

    GHI CHÚ: Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để tìm kiếm tên và địa chỉ dễ dàng hơn.

Bước 4: Thêm các địa chỉ vào nhãn

Khối địa chỉ là một trường phối thư. Cũng được gọi là chỗ dành sẵn, bạn dùng trường phối để đánh dấu vị trí bạn muốn xuất hiện trên nhãn địa chỉ.

MẸO: Nếu bạn muốn thêm ảnh — logo, ví dụ — vào nhãn và có xuất hiện trước khối địa chỉ, tốt nhất bạn nên làm như vậy bây giờ. Hãy làm theo các hướng dẫn trong “Thêm ảnh vào nhãn” Section bước 4.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khối địa chỉ.

     

  2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , hãy chọn một định dạng cho tên của người nhận sẽ hiển thị trên nhãn.

     

    GHI CHÚ: Chọn Xem trước kết quả, rồi chọn nút ghi Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư hoặc chọn trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả nút ghi để chuyển qua các bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn và xem cách một địa chỉ sẽ hiển thị trên nhãn.

  3. Chọn OK.

    MẸO: Để thay đổi cách căn chỉnh khối địa chỉ của bạn vào các nhãn, chọn khối địa chỉ, và trên tab trang đầu . trong nhóm đoạn văn , hãy chọn căn chỉnh tráiCăn giữaBên phải căn chỉnh, hoặc căn đều.

  4. Trong nhóm trường viết & chèn , hãy chọn Cập Nhật nhãn để áp dụng thay đổi cho mỗi nhãn.

     

    GHI CHÚ: Nếu bạn không thấy địa chỉ của bạn, hãy chọn Xem trước kết quả.


Thêm ảnh vào nhãn

Bạn có thể chèn ảnh — logo, ví dụ, vào nhãn. Sau khi được chèn, bạn có thể sửa đổi kích cỡ, định dạng và kiểu của ảnh.

  1. Sau khi bạn chọn định dạng nhãn trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , hãy đặt con trỏ ở bên trái của mã trường «AddressBlock».

    Trong Tùy chọn bố trí, bạn có thể vị trí ảnh bằng cách chọn hình vuông hoặc Tight.

  2. Trên tab chèn , chọn ảnh, tìm tệp bạn muốn, chọn nó, sau đó chọn chèn.
  3. Nếu cần thiết, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để điều chỉnh ảnh:
    • Thay đổi kích cỡ theo cách thủ công (chọn một núm điều khiển), thay đổi hướng (chọn xoay), hoặc di chuyển (kéo) ảnh.

      hoặc

    • Chọn Tùy chọn bố trí Nút Tùy chọn Bố trí và làm việc với bất kỳ tùy chọn sẵn dùng.
  4. Chọn gửi thư > Cập Nhật nhãn để xem ảnh trên mỗi nhãn.

Để tìm hiểu Mẹo về cách làm việc với hình ảnh, hãy xem chèn ảnh trong Office 2013 và Office 2016.

Xác nhận tên trường phối

Đảm bảo rằng Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn.

  1. Trên tab gửi thư , trong nhóm trường viết & chèn , chọn Khớp trường.
  2. Trong hộp Khớp trường , cột bên trái là tên trường mà Word sử dụng trong một khối địa chỉ. Cột ở bên phải cho phép bạn khớp với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn để những tên trường. Xác nhận rằng tên trường xuất hiện ở bên trái khớp với tên của đầu đề cột cho các bản ghi trong danh sách gửi thư của bạn để Word có thể đặt đúng dữ liệu ở vị trí chính xác trên nhãn của bạn.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:
    • Nếu trường tên hiển thị khớp đầu đề cột bạn đã dùng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn, không làm gì.

      hoặc

    • Nếu (không khớp) xuất hiện trong trường tên mà bạn mong đợi sẽ khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu của bạn, chọn mũi tên thả xuống, sau đó chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư của bạn. Lặp lại khi cần thiết.
  4. Chọn OK.

Bước 5: Xem trước và in nhãn

Thực hiện kiểm cuối cùng trước khi bạn in nhãn.

  1. Trên tab gửi thư , hãy chọn Xem trước kết quả.

     

  2. Chọn nút ghi Nút bản ghi tiếp theo để có kết quả xem trước phối thư tiếp theohoặc trước Nút bản ghi trước đó cho phối thư xem trước kết quả nút ghi để bảo đảm bảo rằng các tên và địa chỉ trên tất cả các nhãn Hiển thị đúng.

    MẸO: Để chuyển tới đầu danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi đầu tiên cho phối thư xem trước kết quả đầu tiên, và để đi đến cuối danh sách, hãy chọn nút ghi Nút bản ghi cuối cùng cho phối thư xem trước kết quả cuối cùng.

  3. Chọn kết thúc & phối > in tài liệu.

     

Bước 6: Lưu tài liệu nhãn của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, nó được duy trì kết nối với danh sách gửi thư của bạn để bạn có thể dùng nó để gửi thư hàng loạt tiếp theo của bạn. Lần sau khi bạn mở tài liệu phối thư, chọn  khi Word sẽ nhắc bạn giữ kết nối.

Để thay đổi địa chỉ cho các nhãn trong tài liệu phối thư

  • Mở tài liệu phối thư cho nhãn và chọn Sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.
Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ:
Thành thạo tin học văn phòng với Word, Excel, Power Point từ A-Z
8