Thiết kế biểu đồ cột trong Excel chuyên nghiệp (P2)

CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN VỚI THƯ VIỆN HỌC TẬP & ĐÀO TẠO CƠ BẢN

Thiết kế biểu đồ cột trong Excel chuyên nghiệp (P2)

Excel

Bắt đầu sử dụng Excel

Công thức và hàm

Nhập và phân tích dữ liệu

Định dạng dữ liệu

Xử lý sự cố

Excel 2016

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu đồ cột trong Excel và dữ liệu tự động được phân loại tăng lên hay giảm xuống, cũng như tạo biểu đồ cột với các dữ liệu âm, cách thay đổi độ rộng và màu sắc của cột,…

5. Sắp xếp dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel

Khi bạn tạo biểu đồ cột trong Excel, các hạng mục dữ liệu sẽ bị đảo ngược thứ tự xuất hiện trong bảng dữ liệu. Nghĩa là, nếu bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự A-Z trong bảng dữ liệu, biểu đồ sẽ hiển thị dữ liệu từ Z-A. Mặc dù chẳng ai hiểu được lý do của Microsoft khi sắp xếp như vậy, nhưng chúng ta sẽ có phương án cho bài toán này.

Cách đơn giản nhất là đảo ngược thứ tự của hạng mục dữ liệu khi bạn sắp xếp chúng trong bảng dữ liệu.

Hãy cùng nhìn vào một ví dụ đơn giản để hiểu hơn cách làm này nhé. Trong trang tính, ta có 1 bảng dữ liệu 10 thành phố đông dân nhất thế giới xếp theo thứ tự giảm dần, từ cao nhất đến thấp nhất. Biểu đồ cột trong Excel, dữ liệu sẽ xuất hiện theo thứ tự tăng dần, từ thấp nhất đến cao nhất.

Để biểu đồ cột trong Excel của bạn sắp xếp theo thứ tự ngược lại, bạn cần phải sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự tăng dần và biểu đồ sẽ tự động sắp xếp dữ liệu giảm dần.

Tuy nhiên, vì một số lý do mà bạn có thể không muốn làm sắp xếp lại thứ tự trong bảng dữ liệu, dẫn đến cách thứ 2 ngay dưới đây.

6. Sắp xếp dữ liệu tăng dần/giảm dần trong biểu đồ cột trong excel mà không thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính

Cách này khá đơn giản, chỉ yêu cầu bạn phải làm thêm một vài bước dưới đây:
1. Trên biểu đồ, bạn hãy click chuột phải vào trục Y và chọn Format Axis…, hoặc chỉ cần click chuột đôi vào trục Y để bảng Format Axis xuất hiện.

  1. Trên bảng Format Axis, phần Axis Options, hãy thực hiện các bước sau:
  • Trong phần Horizontal axis crosses, tick chọn At maximum category.
  • Trong phần Axis position > tick chọn Categories in reverse order.

Vậy là đã xong. Biểu đồ cột trong Excel của bạn sẽ ngay lập tức được sắp xếp theo đúng thứ tự dữ liệu mà bạn muốn. Ngay khi bạn thay đổi thứ tự trong bảng dữ liệu, biểu đồ cũng sẽ được sắp xếp lại một cách tự động.

7. Thay đổi thứ tự của trường dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel

Nếu biểu đồ cột trong Excel của bạn có nhiều trường dữ liệu, chúng cũng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ngược lại so với bảng dữ liệu. Bạn có thể hiểu rõ hơn thông qua hình ảnh sau:

Thay đổi thứ tự của trường dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel

Thay đổi thứ tự của trường dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel

Để sắp xếp trường dữ liệu theo đúng thứ tự trong trang tính, bạn sẽ cần thực hiện các bước như trên, nghĩa là tick vào ô At maximum category và Categories in reverse order trong Format Axis. Cách này áp dụng cho cả trường dữ liệu lẫn hạng mục dữ liệu.

Nếu bạn muốn sắp xếp trường dữ liệu theo thứ tự khác với thứ tự trong trang tính, bạn có thể sử dụng hộp thoại Select Data Source hoặc công thức Data series để thực hiện.

8. Thay đổi thứ tự trường dữ liệu bằng hộp thoại Select Data Source

Cách này cho phép bạn thay đổi vị trí của từng trường dữ liệu riêng biệt và giữ lại thứ tự trong trang tính.

  1. Chọn biểu đồ để tab Chart Tools xuất hiện. Vào tab Design > Datavà chọn Select Data.

Hoặc bạn có thể click vào biểu tượng Chart Filters ngay bên phải của biểu đồ, sau đó click vào Select Data ở cuối.

  1. Trong hộp thoại Select Data Source, bạn hãy chọn trường dữ liệu mà bạn muốn thay đổi thứ tự và kéo nó lên xuống bằng cách dùng dấu mũi tên tương ứng.

9. Thay đổi thứ tự trường dữ liệu bằng công thức

Vì mỗi trường dữ liệu trong biểu đồ cột trong Excel đều được xác định bằng một công thức, bạn có thể thay đổi trường dữ liệu bằng cách thay đổi công thức tương ứng. Trong bài viết này, ta sẽ chỉ quan tâm đến việc xác định thứ tự của trường dữ liệu thay vì cách thiết lập công thức cho trường dữ liệu đó.

Ví dụ, cột màu xám nằm ở vị trí thứ 3 trong biểu đồ:

Để thay đổi vị trí, bạn hãy click chuột chọn cột dữ liệu, sau đó thay đổi công thức trên thanh công thức bằng cách thay đổi con số cuối cùng. Như trong ví dụ này, con số cuối cùng trong công thức là 3 đã được đổi thành 1.

Như vậy, trường dữ liệu đã được sắp xếp lại trong biểu đồ mà không ảnh hưởng dến thứ tự trong trang tính.

Trên đây là phần hướng dẫn các thao tác bạn sẽ thực hiện với một biểu đồ cột trong Excel. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn tiếp theo.

Bạn có thể thành thạo ngay kỹ năng tin học văn phòng từ giảng viên FPT- Arena chỉ với 280,000Đ